Následný e-mail po schůzce s klientem: šablona a příklady
Co napsat po hovoru, aby měl klient jasné dohody, termíny a další krok.
Jeden dopis je jasným pokračováním rozhovoruUložit tři různé typy informací
Krátká odpověď
V dopise následujícím po schůzce upřesněte téma rozhovoru, potvrzená rozhodnutí, úkony s odpovědnou a termíny, otevřené dotazy a žádost adresátovi. Takové sledování pomáhá pokračovat v práci po hovoru. Níže je šablona pro kopírování a tři příklady pro různé situace.
Obsah
Co by mělo zůstat po schůzce
Výzvu jste dokončili a jste si jisti, že jste se dohodli na dalším kroku. Po dvou dnech se ukázalo: klient čekal na odhad, vy jste původní materiály a každý pochopil termín svým vlastním způsobem. Dopis potřebuje takové rozdíly, aby se okamžitě zviditelnil.
Dobré sledování umožňuje adresátovi odpovědět na tři otázky během minuty: co jsme se rozhodli, co se děje nyní a co je ode mě požadováno. Proto nedostává celý rozhovor, ale informace, aby pokračovaly v práci.
Pokud potřebujete podrobný interní dokument, použijte protokol s rozhodnutími o záznamu zasedání. V dopise klientovi krátké výsledky a odkazy na materiály, které opravdu potřebuje.
Kdo píše? Na tom se na konci hovoru domluvte. Přátelská věta: „Shromáždím výsledky a pošlu vám dopis s našimi dalšími kroky.“ Pak účastníci pochopí, od koho na zprávu čekat.
Struktura psaní: Šest krátkých bloků
| blok | Co zahrnout | Čeho se vyhnout |
|---|---|---|
| Téma | Projekt, předmět diskuse a datum | „O našem problému“ bez kontextu |
| Intro | Jedna věta o tom, o jaké schůzce mluvíme | Dlouhé díky za poloviční stránku |
| Řešení | Co účastníci potvrdili | Nápady zaznamenané jako učiněná rozhodnutí |
| Akce | Výsledek, odpovědný a dohodnutý termín | "Pojďme to brzy vyřešit" |
| Otevřené otázky | Co je třeba vyjasnit a od koho | Hádejte místo chybějících dat |
| Odpověď adresáta | Jednoznačný požadavek na další krok | „Čekání na zpětnou vazbu“ bez zadání |
Pro téma bude vhodný formula „Spuštění katalogu: výsledky setkání 23. září“, „Projekt „Sever“: materiály pro výpočet“ nebo „Demo služba: otázky a další krok“. Na takovém řádku je dopis snadněji k nalezení a nalezení později.
Napište „zasíláte seznam položek před 25. zářím“ pouze v případě, že to zákazník potvrdil. Pokud jste nabídli termín, označte to jako větu: „Je vhodné poslat seznam před 25. zářím?“
Šablona dopisu po schůzce
Zkopírujte text a nahraďte pole v hranatých závorkách. Odebrat bloky, které nesouvisí s vaší schůzkou. Nenechávejte formální úseky prázdné.
[Jméno], dobré odpoledne!
Shromáždil výsledky našeho rozhovoru o [úkolu klienta].
Potvrzeno:
[Rozhodnutí 1].
[Rozhodnutí 2].
Následující akce:
[Jméno / strana] — [specifický výsledek] — [dohodnutý termín].
[Jméno / strana] — [specifický výsledek] — [dohodnutý termín].
Musíme objasnit:
[Otázka, která zůstala otevřená a komu je určena].
Materiály: [odkazy na slíbené dokumenty s vysvětlením, které je uvnitř].
Prosím [jedna akce: potvrďte složení práce / zvolte možnost / odeslat údaje]. Pokud jsem nepřesně zaznamenal dohodu, opravte mě.
[Jméno, pozice, kontakt]
Neměňte poslední řádek na formální žádost o „potvrzení všeho“. Určete, která odpověď závisí na pokračování práce. Například: „Potvrďte, prosím, kdo se na rozvržení z vaší strany dohodne.“
Tři příklady pro různé situace
Všechna jména, projekty, termíny a okolnosti níže jsou fiktivní.
1. Po první schůzce: čekáme na počáteční data
Anno, dobré odpoledne!
Setkání projednalo katalog pro velkoobchodní zákazníky. V první fázi potřebujete produktové karty a formulář žádosti o cenu. Online platba v této fázi není zahrnuta.
Následující kroky:
- Seznam kategorií a příklad produktové karty zasíláte do 25. září.
- Zpracovávám hodnocení do 29. září, pokud jsou materiály obdrženy v dohodnutém čase.
Zatím neurčila, kdo ceny aktualizuje. Prosím, řekněte mi, je to úkol vašeho zaměstnance nebo by měl být zahrnut do našeho hodnocení?
Alexej
Dopis odděluje dohodnutý svazek od otevřené otázky. Podmínku pro přípravu hodnocení je vidět vedle termínu - nemusí být vyhledán v záznamu.
2. Po diskusi: termín ještě nebyl dohodnut
Anno, dobré odpoledne!
Dohodl se na novém pořadí sekcí. Páteční start se probíral jako kýžený termín; termín zatím nebyl potvrzen.
Zkontroluji množství vylepšení a zítra do 12:00 pošlu možné datum spuštění. Potřebujete odpověď na dvě produktové karty: nechat aktuální fotografie nebo nahradit?
Zatímco v pátek opravuji jako referenční bod. Termín spuštění bude potvrzen samostatnou zprávou po vyhodnocení.
Alexej
Zde je užitečné napsat přímo, že zatím neexistuje žádné řešení. Fráze „diskutované“, „navrhované“ a „souhlasné“ popisují různé stavy práce.
3. Klient na závěrečný dopis nereagoval
Anno, dobré odpoledne!
Vracím se k našemu katalogovému dopisu. Neexistuje dostatek příkladu produktové karty pro hodnocení. Řekni mi, kdy je vhodné to poslat?
Pokud je příprava materiálů stále odkládána, informujte prosím - dohodněte se na novém termínu výpočtu. Seznam potřebných údajů níže duplikuji v korespondenci.
Alexej
Tato připomínka vysvětluje důvod odvolání a umožňuje vám stručně reagovat. Nemusíte převyprávět schůzku nebo zvyšovat tlak s každou zprávou.
Jak napsat dopis na záznam hovoru
Pokud je záznam dlouhý, nejprve získejte jeho text, pak najděte fragmenty s řešeními, sliby a objasněními. Sammari je vhodný pro referenční bod, ale data, částky, názvy a podmínky kontrolují podle samotného záznamu.
- Připravte si záznam, který lze zpracovat. Zkontrolujte, zda je vybrán správný hovor a jeho použití odpovídá dohodám s účastníky.
- Pošlete soubor do Transkribatoru ke zpracování. Získejte přepis s časovými kódy. Přesnost závisí na původním záznamu; názvy a čísla mohou vyžadovat opravu.
- Sbírejte pouze ty správné fragmenty. Napište řešení, akce a otevřené otázky do tří samostatných skupin.
- Zkontrolujte význam povinností. Pozorně naslouchejte zejména slovům „pokud“, „možná“, „po dohodě“ a „zkuste“.
- Vyplňte šablonu písmen. Snižte opakování, přidejte slíbené materiály a zformulujte žádost adresátovi.
| V záznamu | Jak se zamyslet v dopise |
|---|---|
| „Rozložení se budeme snažit dát ve čtvrtek, pokud dnes dostaneme fotky.“ | „Thurster byl při dnešním fotografování diskutován jako referenční bod. Uzávěrka vyžaduje potvrzení.“ |
| "Ano, pošlu seznam do zítřka, až 15 hodin." | Anna rozesílá seznam do 24. září 15:00. Datum a jméno – po odsouhlasení s kontextem konkrétní schůzky. |
| "Bylo by hezké přidat další anglickou verzi." | „Otevřená otázka zní: je nutná anglická verze a je v této fázi?“ |
Fragmenty v tabulce jsou příklady školení, nikoli výňatky z klientských záznamů.
Zkontrolujete a pošlete ten dopis sami. Transkribator pomáhá připravit textovou základnu a vrátit se na správná místa konverzace. Podrobný postup ověřování - v článku Jak zkontrolovat a opravit přepis.
Co zkontrolovat před odesláním
- Z tématu je jasné, který projekt či svolávací řeč.
- Každý „souhlasný“ je potvrzen rozhovorem.
- Úkoly mají konkrétní výsledek, odpovědné a dohodnuté období nebo známku, že termín je specifikován.
- „Zítra“ a „v pátek“ se nahrazují daty; pro čas je uvedeno časové pásmo, pokud účastníci pracují v různých regionech.
- Slíbené soubory jsou připojeny, odkazy jsou otevřeny na adresátovi.
- Extra osobní údaje a interní komentáře vymazány.
- Adresát chápe, na kterou otázku odpovědět jako první.
Pokud účastník odeslal pozměňovací návrh, aktualizujte požadovaný odstavec ve stejné korespondenci. Například: „Spustit termín rozvržení: 28. září místo 25.“. Tým bude mít jednu jasnou verzi dohody.
Časté dotazy
Kdy poslat dopis po schůzce?
Vyberte pracovní pravidlo: připravte si dopis ve stejný den nebo následující pracovní den. Pokud jste slibovali materiály po určitou dobu, zaměřte se na toto uspořádání. Pokud výpočet ještě není připraven, odešlete ověřené výsledky a při návratu s výpočtem zadejte samostatně.
Jak se liší sledování od protokolu?
V tomto článku je sledování krátkým dopisem pro pokračování komunikace s klientem. Protokol může zaznamenávat průběh diskuse, účastníků a rozhodnutí. Pokud již podrobný dokument existuje, může dopis ponechat hlavní akce a odkazovat na něj.
Mohu klientovi poslat automatické sammari?
Použijte to jako návrh. Zkontrolujte fakta, sliby, podmínky a složení adresátů, poté text upravte pro úkol dopisu. Pro klienta je obvykle důležitější další krok než převyprávění celého hovoru.
Co dělat, když klient mlčí?
Vraťte se ke konkrétní otázce ve stejné korespondenci. Pokud bylo dohodnuto datum odpovědi, připomeňte mi po něm; pokud ne, vyberte přiměřený interval, s přihlédnutím k naléhavosti úkolu. Neexistence odpovědi se nepoužívá jako pracovní potvrzení sporné doby nebo nové množství práce.
Doplňkový materiál: Dropbox doporučení ohledně dopisů po schůzce. Šablony, tréninkové situace a ověřovací tabulky na této stránce připravuje tým Transkribator.
Nejdřív zkontrolujte konverzaci. Tak pošlete ten dopis.
Pošlete pro zpracování záznamu v Transkribatoru, získejte text s časovými kódy a najděte řešení, která je třeba převést na klienta. Z osvědčeného přepisu je snazší sbírat krátký dopis bez vynechané podmínky.
Přepis záznamu schůzky10 minut zdarma po registraci. Kvalita rozpoznávání závisí na záznamu.