So dokumentieren Sie die Ergebnisse einer Beratung mittels einer Audioaufzeichnung

Bestimmen Sie den Zweck des endgültigen Dokuments

Ein kurzer Brief hält den nächsten Schritt fest, ein ausführlicher Bericht erläutert Empfehlungen und eine interne Notiz hilft dem Experten, seine Arbeit fortzusetzen. Entscheiden Sie sich vor der Bearbeitung für ein Format: Wer soll die Zusammenfassung lesen und welche Aktion soll sie erleichtern?

Geben Sie den Status des Dokuments an. Wenn es sich um eine Referenzzusammenfassung des Gesprächs handelt, nennen Sie es so. Ein formeller Abschluss wird entsprechend den Anforderungen für eine bestimmte Dienstleistung erstellt; Die automatische Transkription allein stellt noch keine solche Schlussfolgerung dar.

Bei einem kurzen Brief sind in der Regel Schlussfolgerungen und Maßnahmen wichtiger; Bei einer Arbeitsnotiz sind der Kontext und ungelöste Probleme in der Regel wichtiger. Material über Unterschied zwischen Transkript, Zusammenfassung und Zusammenfassung.

Semantische Blöcke auswählen

Im Transkript finden Sie die ursprüngliche Anfrage, Fakten, Einschränkungen, Optionen, Empfehlungen und getroffene Entscheidungen. Trennen Sie die Worte des Kunden vom Rat des Experten. Wenn unklar ist, wer gesprochen hat, überprüfen Sie die Stimme und die Begleitkommentare der Aufnahme.

Speichern Timecodes wichtiger Fragmente im Arbeitsentwurf. Sie erleichtern die Überprüfung des Wortlauts, wenn ein Kunde oder Kollege um Klarstellung bittet.

Füllen Sie den Abschnitt „Entscheidungen“ nur mit bestätigten Vereinbarungen aus. Die besprochenen Optionen können in den Empfehlungen belassen werden und Unklarheiten können zur Klärung in Fragen gestellt werden.

Pflichten prüfen

Die Ausdrücke „kann getan werden“ und „wir werden tun“ haben unterschiedliche Bedeutungen. Überprüfen Sie die Konditionen, Kosten, Arbeitsumfang und Konditionen anhand der Aufzeichnungen und Unterlagen, auf die sich die Teilnehmer verlassen haben. Wenn die Vereinbarung nicht eindeutig ist, geben Sie eine Frage zur Bestätigung an.

Überprüfen Sie, ob sich die Bedingungen im weiteren Verlauf des Gesprächs geändert haben. Der vorläufige Termin in der Mitte der Aufzeichnung kann von der endgültigen Vereinbarung abweichen. Sollte es einen Widerspruch geben, speichern Sie die Frage und klären Sie diese mit den Teilnehmern.

Sammeln Sie eine klare Zusammenfassung

Beginnen Sie mit zwei oder drei Sätzen über den Zweck der Beratung. Fassen Sie dann bewährte Empfehlungen, Lösungen und Maßnahmen zusammen. Es ist besser, eine Aktion anhand des Ergebnisses zu beschreiben: Was soll vorbereitet werden, wer macht es und bis zu welchem ​​vereinbarten Termin.

Platzieren Sie Einschränkungen neben den entsprechenden Hinweisen. Zum Beispiel: „Bereiten Sie eine öffentliche FAQ vor, nachdem Sie sich auf Antworten geeinigt haben“ ist genauer als „Veröffentlichen Sie die FAQ“, wenn die Erlaubnis zur Veröffentlichung noch nicht erteilt wurde.

Bitte fügen Sie am Ende den folgenden Kontakt oder das folgende Material bei, sofern dies tatsächlich vereinbart wurde. Vermeiden Sie Verstärkungen wie „Wird auf jeden Fall zu Ergebnissen führen“, wenn im Gespräch nur die Möglichkeit besprochen wurde. Für den ersten Entwurf können Sie verwenden Zusammenfassung des Eintragsund überprüfen Sie die Angaben entsprechend der Quelle.

Senden und speichern

Bitte überprüfen Sie vor dem Absenden den Empfänger, die Anhänge und den Linkzugriff. Entfernen Sie interne Kommentare und Informationen aus der Kundenzusammenfassung, die für den vereinbarten Zweck nicht benötigt werden. Wenn das Dokument noch einer Bestätigung bedarf, markieren Sie es als Entwurf.

Bewahren Sie die Zusammenfassung getrennt von der vollständigen Aufnahme und Transkription auf. Bieten Sie denjenigen Zugang zur Quelle, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den Regeln der Organisation und den aktuellen Unterlagen des Dienstes; Sie finden sie in Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten.

Praktische Checkliste

• Wählen Sie das Format aus und geben Sie den Status des Dokuments an.
• Trennen Sie die Anfrage des Kunden, die fachkundige Beratung und die getroffene Entscheidung.
• Überprüfen Sie die Versprechen, Bedingungen, Kosten und den Arbeitsumfang.
• Lassen Sie Einschränkungen neben Empfehlungen.
• Markieren Sie die Fragen, die einer Bestätigung bedürfen.
• Überprüfen Sie den Empfänger, die Anhänge und den Zugriff auf den vollständigen Beitrag.

So erledigen Sie eine Aufgabe im Transkribator

Auf Seite „Audio zu Text“ Senden Sie einen vollständigen Datensatz zur Verarbeitung, der zur Verarbeitung eingereicht werden kann, und warten Sie auf das Ergebnis. Bewerten Sie zunächst die allgemeine Bedeutung und vergleichen Sie dann die Namen, Nummern und Begriffe mit den Timecodes.

Laden Sie den Text herunter und bearbeiten Sie ihn in Ihrem gewohnten Dokument weiter. Speichern Sie die Originaltranskription separat und fügen Sie die sechs semantischen Abschnitte zu einer Arbeitskopie zusammen. Vergleichen Sie vor dem Absenden die Gesamtsumme noch einmal mit den verifizierten Fragmenten des Datensatzes.