Cómo redactar instrucciones para un empleado: plantilla y ejemplo

Primero, determinar el principio y el final

“Dime cómo trabajas” es una petición demasiado amplia. Un colega experimentado comenzará a enumerar los deberes, se distraerá con casos raros y se perderá las acciones habituales. Nombre un resultado específico: por ejemplo, preparar los materiales que el cliente envió para colocar la noticia.

Anote el evento inicial y el signo de finalización. Inicio: el administrador recibió texto e imágenes. Final: el editor recibe un kit que se puede llevar al trabajo sin búsquedas adicionales. Todo entre ellos debe explicar cómo obtener este resultado.

Aquí estamos hablando de instrucciones prácticas para la operación de trabajo. No debe considerarse automáticamente una instrucción oficial, un documento de seguridad laboral o una regulación legal obligatoria: dichos documentos tienen otra tarea.

Qué preguntar al miembro del personal en la revisión

Pida un caso normal de principio a fin. Si el proceso se lleva a cabo en la pantalla, una demostración es útil: la frase “elegir el estado deseado” sin el nombre del estado no ayudará al principiante. La grabación y la transcripción guardarán la explicación y añadirán las imágenes de la pantalla por separado donde realmente necesita ver el elemento.

No intente editar el discurso de manera maravillosa. En primer lugar, hacer preguntas aclaratorias breves. Las condiciones ocultas a menudo aparecen después de “qué pasaría si...”

Guarde los códigos de tiempo cerca de los controvertidos puntos de borrador. Si el experto dijo “generalmente haga esto”, especifique qué regla está vigente ahora. Un ejemplo del hábito de una persona aún no es igual al orden acordado para todo el equipo.

Cómo transferir materiales para noticias

A continuación se muestra la situación ficticia del equipo editorial. Los nombres de los roles y condiciones son necesarios, por ejemplo; reemplácelos con sus propias reglas.

1. Revisa el kit

   Abra los materiales enviados. Asegúrese de que haya texto acordado, imágenes y firmas en ellos. Si se requiere una confirmación separada del uso de la imagen en el comando, inclúyalo en esta lista.

2. Solicitar la desaparición

   Si algo no lo es, enumera brechas específicas en un mensaje al gerente. No marque el kit listo. Vuelva a abrir el cheque después de recibir la respuesta.

3. Reúne los materiales

   Coloque las versiones actuales en la carpeta de tareas. Dale a los archivos nombres claros. Compruebe el enlace con el acceso que tendrá el editor: la posibilidad de abrir la carpeta del autor aún no demuestra la disponibilidad de un colega.

4. Pasa el kit terminado

   Escriba el editor con el nombre de la noticia, el enlace a la carpeta y la lista de archivos. Especifique las preguntas abiertas si se les permite ser referidas a la siguiente etapa. Listo para anotar de acuerdo con la regla adoptada en su equipo.

En el ejemplo, no hay un período inventado “dentro de una hora”: no se puede obtener de la réplica original. El término debe ser llamado el propietario del proceso. También se especifica el sitio de almacenamiento, el responsable y la regla del procesamiento de casos urgentes.

Plantilla de instrucción de trabajo

Nombre de la operación:
Cuándo usar:
Quién realiza:
Qué preparar y qué accesos se necesitan:
El resultado a obtener:

Paso: [acción]
Dónde: [sistema / documento / lugar de trabajo]
Cómo comprobar el resultado del paso:
Si no se cumple la condición:

Cuándo parar y a quién recurrir:
Ejemplo del resultado final:
Titular de instrucciones:
Versión y fecha de verificación:
Lo que ha cambiado en esta versión:

Iniciar el paso con la acción: “abrir”, “comparar”, “pasar”. Si necesita cambiar el programa tres veces en una línea o tomar varias decisiones, divídalo. Explique la apuesta de “por qué hacerlo” al lado cuando ayuda a evitar errores.

La captura de pantalla se utiliza para un lugar difícil, no para cada clic obvio. Firme qué encontrar en él. El paso de texto debe permanecer claro si la imagen no se ha cargado o si la interfaz ha cambiado ligeramente.

Entregue el documento a una persona sin previo aviso

Pídale a un colega que apruebe la instrucción sobre la tarea de entrenamiento. No intercepte el trabajo en el primer golpe y sombreado: primero escriba lo que le faltaba. Si pregunta “¿dónde obtener este archivo?”, agregue los datos originales. Si lo hizo de otra manera, compruebe si hay un criterio de selección en el texto.

Después de las correcciones, repita solo las áreas problemáticas. A continuación, asegure una versión actual y el propietario para informar de un cambio de proceso. La fecha de verificación es más útil que la promesa de que el documento es “universal”. Al cambiar el programa, el rol o los datos de entrada, vuelva a los pasos afectados.

• Está claro a partir de qué evento comienza el trabajo.
• Cada paso contiene una acción y una condición necesaria.
• Hay un ejemplo de un resultado, no solo una descripción del proceso.
• Las excepciones conducen a una próxima acción comprensible.
• El colega pudo aprobar el proceso del documento.
• Las instrucciones tienen el propietario y la versión actual.