Correo de seguimiento tras una reunión con un cliente: plantilla y ejemplos
Qué escribir después de la llamada, para que el cliente tenga acuerdos claros, plazos y el siguiente paso.
Una carta es una clara continuación de la conversaciónGuarde tres tipos diferentes de información
Respuesta corta
En la carta posterior a la reunión, especifique el tema de la conversación, decisiones confirmadas, acciones con responsabilidad y plazos, preguntas abiertas y una solicitud al destinatario. Dicho seguimiento ayuda a continuar el trabajo después de la llamada. A continuación se muestra una plantilla para copiar y tres ejemplos para diferentes situaciones.
Contenido
¿Qué debe quedarse después de la reunión
Has terminado la llamada y estás seguro de que has acordado el siguiente paso. Después de dos días resulta: el cliente estaba esperando una estimación, usted es el material original, y cada uno entendía el término a su manera. La carta necesita que tales diferencias se vuelvan visibles a la vez.
Un buen seguimiento permite al destinatario responder a tres preguntas en un minuto: lo que hemos decidido, lo que está sucediendo ahora y lo que se requiere de mí. Por lo tanto, no consigue toda la conversación, sino información para continuar el trabajo.
Si necesita un documento interno detallado, utilice Protocolo con decisiones sobre el registro de la reunión. En la carta al cliente, resultados cortos y referencias a los materiales que realmente necesita.
¿Quién escribe? Acuerda esto al final de la llamada. Una frase amistosa: “Reuniré los resultados y te enviaré una carta con nuestros próximos pasos”. Entonces los participantes entienden de quién esperar el mensaje.
Estructura de escritura: Seis bloques cortos
| Bloque | Qué incluir | Qué evitar |
|---|---|---|
| Tema | Proyecto, tema de discusión y fecha | “En nuestro tema” sin contexto |
| La Intro | Una frase sobre la reunión de la que estamos hablando | Muchas gracias por la media página |
| Soluciones | Lo que los participantes confirmaron | Ideas registradas como decisiones tomadas |
| Acciones | Resultado, término responsable y acordado | "Vamos a resolverlo pronto" |
| Preguntas abiertas | ¿Qué hay que aclarar y de quién | Adivina en lugar de faltar datos |
| Respuesta del destinatario | Una petición clara para el siguiente paso | “Esperando comentarios” sin especificar |
La redacción “Lanzamiento del catálogo: los resultados de la reunión del 23 de septiembre”, “Proyecto “Norte”: materiales para el cálculo” o “Servicio de demostración: preguntas y el siguiente paso” serán adecuados para el tema. En tal línea, la carta es más fácil de encontrar y encontrar más tarde.
Escriba “envía una lista de artículos antes del 25 de septiembre” solo si el cliente lo ha confirmado. Si ha ofrecido una fecha límite, designe como una frase: “¿Es conveniente enviar una lista antes del 25 de septiembre?”
Plantilla de carta después de la reunión
Copie el texto y reemplace los campos entre corchetes. Retire los bloques que no están relacionados con su reunión. No deje las secciones formales vacías.
[Nombre], buenas tardes!
Reunió los resultados de nuestra conversación sobre [la tarea del cliente].
Confirmado:
[Decisión 1].
[Decisión 2].
Las siguientes acciones:
[Nombre / partido] — [resultado específico] — [plazo acordado].
[Nombre / partido] — [resultado específico] — [plazo acordado].
Tenemos que aclarar:
[Una pregunta que permaneció abierta y a quien se dirige].
Materiales: [enlaces a los documentos prometidos con explicación que está dentro].
Por favor [una acción: confirmar la composición del trabajo / elegir la opción / enviar los datos]. Si he grabado inexactamente un arreglo, corrigeme.
[Nombre, posición, contacto]
No convierta la última línea en una solicitud formal para “confirmar todo”. Especifique qué respuesta depende de la continuación del trabajo. Por ejemplo: “Confirme, por favor, quién estará de acuerdo con el diseño de su parte”.
Tres ejemplos para situaciones diferentes
Todos los nombres, proyectos, términos y circunstancias a continuación son ficticios.
1. Después de la primera reunión, esperamos los datos iniciales
¡Anna, buenas tardes!
La reunión discuta el catálogo para los clientes mayoristas. En la primera etapa, necesita tarjetas de producto y un formulario de solicitud de precio. El pago en línea en esta etapa no está incluido.
Los siguientes pasos:
- Envía una lista de categorías y un ejemplo de una tarjeta de producto hasta el 25 de septiembre.
- Preparo una evaluación hasta el 29 de septiembre si los materiales se reciben dentro del tiempo acordado.
Aún no ha determinado quién actualizará los precios. Por favor, dime, ¿es esta la tarea de tu empleado o debería incluirse en nuestra evaluación?
Alexei
La carta separa el volumen acordado de la pregunta abierta. La condición para preparar una evaluación se puede ver junto al término - no tiene que ser buscado en el registro.
2. Después de la discusión: el plazo aún no se ha acordado
¡Anna, buenas tardes!
Acordó un nuevo orden de secciones. El lanzamiento del viernes se discupó como la fecha deseada; la fecha límite aún no ha sido confirmada.
Voy a comprobar el importe de las mejoras y mañana hasta las 12:00 enviaré una posible fecha de lanzamiento. Necesita una respuesta en dos tarjetas de producto: ¿dejar fotos actuales o reemplazar?
Mientras arreglo el viernes como punto de referencia. La fecha de lanzamiento se confirmará mediante un mensaje separado después de la evaluación.
Alexei
Aquí es útil escribir directamente que aún no hay solución. Las frases “discutido”, “propuesto” y “acordado” describen diferentes estados de trabajo.
3. El cliente no respondió a la carta final
¡Anna, buenas tardes!
Vuelvo a nuestra carta de catálogo. No hay suficiente ejemplo de una tarjeta de producto para la evaluación. ¿Dime cuándo es conveniente enviarlo?
Si la preparación de los materiales todavía se aplaza, informe - acordar una nueva fecha de cálculo. Duplico la lista de los datos necesarios en correspondencia.
Alexei
Este recordatorio explica el motivo de la apelación y le permite responder brevemente. No tiene que volver a contar la reunión o aumentar la presión con cada mensaje.
Cómo escribir una carta en la grabación de la llamada
Si el registro es largo, primero obtenga su texto, luego encuentre fragmentos con soluciones, promesas y aclaraciones. Sammari es conveniente para un punto de referencia, pero las fechas, cantidades, nombres y condiciones verifican por el registro en sí.
- Prepara una grabación que pueda ser procesada. Comprobar que se selecciona la llamada correcta y su uso corresponde a los acuerdos con los participantes.
- Envíe un archivo a Transkribator para su procesamiento. Obtenga transcripción con códigos de tiempo. La precisión depende del registro original; los nombres y números pueden requerir corrección.
- Solo recoge los fragmentos correctos. Escribir soluciones, acciones y abrir preguntas en tres grupos separados.
- Verifique el significado de las obligaciones. Escuche con especial atención las palabras “si”, “posiblemente”, “después del acuerdo” y “intento”.
- Rellene la plantilla de letra. Reduzca las repeticiones, agregue los materiales prometidos y formule una solicitud al destinatario.
| En la grabación | Cómo reflexionar en la carta |
|---|---|
| “Trataremos de dar el diseño el jueves si tenemos fotos hoy”. | “Thurster fue discutido como un punto de referencia al tomar fotos hoy. El plazo requiere confirmación”. |
| "Sí, enviaré la lista hasta mañana, hasta 15 horas". | Anna envía la lista hasta el 24 de septiembre, 15:00. Fecha y nombre, después de la reconciliación con el contexto de una reunión en particular. |
| “Sería bueno agregar otra versión en inglés”. | “La pregunta abierta es: ¿es necesaria la versión en inglés y está en esta etapa?” |
Los fragmentos en la tabla son ejemplos de entrenamiento, no extractos de registros de clientes.
Revisa y envías la carta tú mismo. Transkribator ayuda a preparar una base de texto y regresar a los lugares de conversación correctos. Procedimiento detallado de verificación - en el artículo Cómo comprobar y arreglar la transcripción.
Qué comprobar antes de enviar
- Del tema es claro qué proyecto o discurso de convocatoria.
- Cada “acordado” es confirmado por la conversación.
- Las tareas tienen un resultado específico, un período responsable y acordado o una marca que se especifica el término.
- “Mañana” y “el viernes” se sustituyen por fechas; para la hora, se indica una zona horaria si los participantes trabajan en diferentes regiones.
- Los archivos prometidos se adjuntan, los enlaces se abren en el destinatario.
- Información personal extra y comentarios internos eliminados.
- El destinatario entiende qué pregunta responder primero.
Si el participante ha enviado una enmienda, actualice el párrafo deseado en la misma correspondencia. Por ejemplo: “Ejecutar el término de diseño: 28 de septiembre en lugar del 25”. El equipo tendrá una versión clara del acuerdo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo enviar una carta después de la reunión?
Elija una regla de trabajo: prepare una carta el mismo día o el siguiente día hábil. Si prometió materiales durante un tiempo determinado, concéntrese en este acuerdo. Cuando el cálculo aún no esté listo, envíe los resultados verificados y especifique por separado cuando regrese con el cálculo.
¿En qué se diferencia el seguimiento del protocolo?
En este artículo, el seguimiento es una breve carta para seguir comunicándose con el cliente. El protocolo puede registrar el curso de la discusión, los participantes y las decisiones. Si el documento detallado ya existe, la carta puede dejar las principales acciones y referencia a la misma.
¿Puedo enviar un sammari automático al cliente?
Úsalo como borrador. Verifique los hechos, las promesas, las condiciones y la composición de los destinatarios, luego edite el texto para la tarea de la carta. Para el cliente, el siguiente paso suele ser más importante que la re-contación de toda la llamada.
¿Qué hacer si el cliente está en silencio?
Vuelva a una pregunta específica en la misma correspondencia. Si la fecha de respuesta ha sido acordada, recuérdeme después; si no, seleccione un intervalo razonable, teniendo en cuenta la urgencia de la tarea. La ausencia de una respuesta no se utiliza como una confirmación de trabajo del período en disputa o una nueva cantidad de trabajo.
Material adicional: Recomendaciones de Dropbox sobre cartas después de la reunión. El equipo de Transkribator prepara plantillas, situaciones de entrenamiento y tablas de verificación en esta página.
Revisa la conversación primero. Entonces envíe la carta.
Envíe para procesar el registro en Transkribator, obtenga texto con códigos de tiempo y encuentre soluciones que necesitan ser transferidas al cliente. A partir de una transcripción probada, es más fácil recoger una carta corta sin condiciones perdidas.
Transcribir la grabación de la reunión10 minutos gratis después de la inscripción. La calidad del reconocimiento depende de la grabación.