Définir le but du document final
Une brève lettre capture l'étape suivante, un rapport détaillé explique les recommandations et une Note interne aide l'expert à continuer. Choisissez le format avant l'édition: qui va lire le résumé et quelle action devrait-il simplifier?
Indiquez l'état du document. Si c'est un résumé de la conversation, nommez-le. La Conclusion formelle est préparée selon les exigences d'un service particulier; la transcription automatique en elle-même ne devient pas une telle Conclusion.
Pour une lettre courte, les conclusions et les actions sont généralement plus importantes, pour une Note de travail, le contexte et les questions en suspens. Choisir la base aidera le matériel sur différence entre transcription, thèses et Summary.
Mettre en évidence les blocs sémantiques
Dans la transcription, recherchez la requête d'origine, les faits, les limites, les options d'action, les recommandations et les décisions prises. Séparez les mots du client des conseils de l'expert. Si vous ne savez pas qui a parlé, vérifiez la voix et les répliques à proximité sur l'enregistrement.
Conservez timecodes dans le brouillon de travail. Il sera plus facile de vérifier le libellé lorsqu'un client ou un collègue demande des précisions.
Résultats de la consultation
Exécution de la base de connaissances pour le support technique
- Contexte
- L'équipe de support répond à nouveau aux mêmes questions des clients.
- Requête
- Réduire le temps nécessaire à la préparation des réponses et convenir d & apos; une formulation commune.
- Faits et limites
- Les réponses nécessitent une vérification par un expert. Les documents ne peuvent pas être publiés avant l'approbation.
- Recommandations
- Recueillir des questions fréquentes et préparer une petite section d'essai. Commencer après avoir vérifié les réponses d'origine.
- Solutions
- Commencez par une section interne pour les employés. La version publique n'est pas encore lancée.
- Prochaines étapes
- Le client enverra une liste de questions récurrentes. La date limite de transfert doit être précisée.
Remplissez la section «Solutions» uniquement avec des accords confirmés. Les options examinées pourraient être laissées dans les recommandations et les ambiguïtés pourraient être clarifiées.
Vérifier les engagements
Les phrases «on peut faire «et» on va faire " ont des significations différentes. Vérifiez les délais, le coût, la portée du travail et les conditions sur l'enregistrement et les documents sur lesquels les participants se sont appuyés. Si l'accord est ambigu, étiquetez la question pour confirmation.
| Type de réplique | Ce qui a sonné | Comment réfléchir à la fin |
|---|---|---|
| Idée | «On peut commencer avec cinq réponses aux questions fréquentes." | Option à discuter. L'auteur et la durée n'ont pas été déterminés. |
| Recommandation | "Je recommande de vérifier d'abord les réponses avec un expert.» | Conseil d'un conseiller. Ne signifie pas que l'expert a déjà accepté la tâche. |
| Engagement confirmé | Client: "je vous enverrai une liste de questions vendredi avant 18h»" | Le client envoie la liste à la date convenue. La date et le fuseau horaire sont précisés si nécessaire. |
Vérifiez si les conditions ont changé au cours de la conversation. La date provisoire au milieu de l'enregistrement peut différer de l'arrangement final. En cas de contradiction, conservez la question et clarifiez-la avec les participants.
Recueillir un résultat clair
Commencez par deux à trois phrases sur l'objectif de la consultation. Ensuite, Résumez les recommandations, les décisions et les actions vérifiées. Une action est mieux décrite à travers le résultat: quoi préparer, qui le fait et à quel moment convenu.
Les restrictions sont placées à côté du conseil approprié. Par exemple: «Préparer une FAQ publique après avoir accepté les réponses» est plus précis que «Publier une FAQ» s'il n'y a pas encore d'autorisation de publication.
À la fin, indiquez le contact ou le matériel suivant s'il est vraiment cohérent. Évitez les efforts tels que " assurez-vous de donner un résultat», lorsque seule la possibilité a été discutée dans la conversation. Pour le premier brouillon, vous pouvez utiliser résumé de l'enregistrementet vérifier les détails par source.
Envoyer et enregistrer
Avant d'envoyer, vérifiez le destinataire, les pièces jointes et l'accès par lien. Supprimez les commentaires internes et les informations qui ne sont pas nécessaires pour un but convenu du total client. Si le document doit encore être validé, marquez-le comme brouillon.
Gardez le total séparé de l'enregistrement complet et de la transcription. Donnez l'accès à la source à ceux qui en ont besoin pour le travail. La durée de conservation est déterminée par les règles d'organisation et les documents de service en vigueur. politique de traitement des données personnelles.
Check-list pratique
- Sélectionnez un format et indiquez l'état du document.
- Séparez la demande du client, le conseil de l'expert et la décision prise.
- Vérifiez les promesses, les délais, le coût et la portée du travail.
- Laissez les limites à côté des recommandations.
- Cochez les questions pour lesquelles vous avez besoin d'une confirmation.
- Vérifiez la destination, les pièces jointes et l'accès à l'enregistrement complet.
Comment terminer une tâche dans Transkribator
À la page « Audio vers texte » envoyez un enregistrement fini que vous pouvez transférer au traitement et attendez le résultat. Évaluez d'abord le sens général, puis vérifiez les noms, les chiffres et les termes par timecodes.
Téléchargez le texte et continuez l'édition dans votre document habituel. Conservez la transcription originale séparément et, dans une copie de travail, rassemblez six sections sémantiques. Avant de l'envoyer, mappez à nouveau le total avec les fragments d'enregistrement vérifiés.
Principal
- Le résultat de la consultation aide à comprendre les recommandations et les actions suivantes.
- Le conseil de l'expert et l'engagement du participant sont fixés séparément.
- Les conditions et les limites ne doivent pas être perdues lors de la réduction du texte.
- Des accords peu clairs doivent être confirmés.
- L'enregistrement complet et les copies de travail sont conservés avec un accès limité.
Questions fréquemment posées
Est-il possible d'envoyer des sammars au client?
Oui, après vérification manuelle. Vérifiez les faits, les conditions et les obligations avec l'enregistrement, supprimez les informations sensibles inutiles et assurez-vous que le texte est clair sans une conversation complète. Le Sammy automatique est pratique à utiliser comme brouillon.
Le client a-t-il besoin d'une transcription complète?
Pas toujours. Souvent, un document court avec des recommandations et les prochaines étapes suffit. La transcription complète peut être stockée en tant que source pour vérification, à condition que les objectifs et les règles de stockage convenus soient respectés.
Que faire d'un arrangement ambigu?
Marquez-la comme une question et demandez une confirmation. Par exemple: «nous avons Discuté de la préparation du devis; il est nécessaire de clarifier l'artiste et le délai». Ne remplacez pas l'incertitude par l'option la plus probable.
Comment étiqueter les restrictions?
Écrivez-les à côté de la recommandation dans un langage simple: de quelles données cela dépend-il et de ce qu'il faut vérifier avant d'effectuer. Si la condition change le sens du conseil, il ne peut pas être retiré dans une Note de bas de page discrète ou laissé uniquement dans l'enregistrement complet.
