音声録音を使用して相談結果を文書化する方法

最終文書の目的を決定する

短い手紙で次のステップを説明し、詳細なレポートで推奨事項を説明し、内部メモは専門家が作業を続けるのに役立ちます。編集する前に形式を決定します。要約を誰が読むのか、そしてそれによってどのようなアクションが促進されるのか。

文書のステータスを示します。これが会話の参考要約である場合は、そのように呼んでください。正式な結論は、特定のサービスの要件に従って作成されます。自動転写自体はそのような結論にはなりません。

短い手紙の場合、通常は結論と行動がより重要です。作業メモの場合、通常はコンテキストと未解決の問題の方が重要です。資料について トランスクリプト、アブストラクト、サマリーの違い.

セマンティックブロックを選択してください

トランスクリプトで、元のリクエスト、事実、制限、オプション、推奨事項、行われた決定を見つけます。クライアントの言葉と専門家のアドバイスを区別してください。誰が話したか不明な場合は、録音された音声と周囲の発言を確認してください。

保存 重要なフラグメントのタイムコード 作業草案。クライアントや同僚が説明を求めたときに、文言を確認しやすくなります。

「決定」セクションには、確認された合意についてのみ記入してください。議論されたオプションは推奨事項に残すことができ、曖昧な点は明確にするために質問として提起することができます。

小切手の義務

「できる」と「やります」というフレーズは意味が異なります。参加者が使用した記録や文書に基づいて、条件、費用、作業範囲、および条件を確認します。契約があいまいな場合は、確認のための質問を示します。

会話の途中でさらに状況が変化したかどうかを確認してください。録音途中の仮の日付は最終的な合意とは異なる場合があります。矛盾がある場合は、質問を保存し、参加者と一緒に明確にしてください。

明確な要約を収集する

相談の目的を 2 ～ 3 文で始めます。次に、実証済みの推奨事項、解決策、アクションを要約します。何を準備するか、誰がそれを行うか、合意された日付までに 1 つのアクションを結果を通して説明する方がよいでしょう。

関連するアドバイスの横に制限を配置します。たとえば、公開許可がまだ付与されていない場合は、「回答に同意した後、公開 FAQ を準備する」の方が「FAQ を公開する」よりも正確です。

実際に同意される場合は、次の連絡先または資料を最後に記載してください。会話の中で可能性だけを話し合った場合、「必ず結果が出ます」といった補強は避けてください。最初のドラフトには次を使用できます エントリーの概要、出典に従って詳細を確認してください。

送信して保存

送信する前に、受信者、添付ファイル、リンクアクセスを確認してください。合意された目的に必要のない内部コメントや情報をクライアントの概要から削除します。文書にまだ確認が必要な場合は、文書を下書きとしてマークします。

要約は完全な録音や文字起こしとは別にしてください。仕事でソースを必要とする人にソースへのアクセスを提供します。保管期間は、組織の規則およびサービスの現在の文書によって決定されます。それらは次の場所で見つけることができます 個人データ処理ポリシー.

実践チェックリスト

• 形式を選択し、文書のステータスを示します。
• クライアントのリクエスト、専門家のアドバイス、下された決定を分離します。
• 約束、条件、費用、作業範囲を確認してください。
• 推奨事項の横にある制限はそのままにしておきます。
• 確認が必要な質問にマークを付けます。
• 受信者、添付ファイル、投稿全文へのアクセスを確認してください。

Transkribatorでタスクを完了する方法

ページ 「音声テキスト変換」 処理のために送信できる完了したレコードを処理のために送信し、結果を待ちます。まず、一般的な意味を評価し、次に名前、番号、および用語をタイムコードと照合して確認します。

テキストをダウンロードし、通常のドキュメントで編集を続けます。元の転写を個別に保存し、6 つのセマンティック セクションを作業コピーに組み立てます。送信する前に、合計を検証されたレコードの断片と再度比較します。