レコードとコンテキストの準備
記録とその処理が組織の規則に準拠していることを確認し、受け入れられた手順に従って参加者に通知されます。 議題、参加者のリスト、および日付を保存します：彼らはあなたが"昨日どのように議論したか"のようなリンクを理解するのに役立ちます。"
ファイルが開き、キーフレーズが聞こえることを確認してください。 会議がいくつかの部分で記録された場合は、その順序と明確な名前を維持してください。 この指示は、会議の後にダウンロードできる既製の録音から始まります。
会議の参加者、マネージャー、または個々のタスクの実行者など、結果が必要な人を事前に決定します。 これは、ドキュメントに残すコンテキストの量と、ソースへのアクセスを誰に許可するかによって異なります。
ドラフト会議カードを取得する
トピック、レビュー、および抄録を確認し、次に全文を確認します。 参加者が解決策を策定したり、タスクを割り当てたり、期限に名前を付けたり、質問に未回答のままにしたりする場所に印を付けます。 についての資料は、一般的な構造から始めるのに役立ちます。 長いエントリの要約.
すべての提案が解決策であるわけではありません：それはオプション、異議、または冗談になる可能性があります。 「それについて考えてみましょう」という言葉は、チームがすでにアクションを実行することに同意したことを意味するものではありません。
必須アイテムのタイムスタンプを保管してください。 文字起こしにおけるタイムコード 彼らは物議を醸す文言に戻り、近隣の発言に耳を傾けるのを助けるでしょう。
アクションテーブルを組み立てる
タスクごとに、特定のアクション、責任者、期限、依存関係、およびタイムコードを書き留めます。 1つの要素に名前が付けられていない場合は、それについて考えないでください—それを「明確にする必要がある」とマークします。 決定と行動は異なる場合があります：「打ち上げのスケジュールを変更する」ことが解決策であり、「新しい日付に同意する」ことが次のステップです。
スプレッドシートのステータスは、契約が確認されたかどうかを示します。 未解決の問題については、次のように書いてください：「未解決の質問。"依存関係は、例えば、アクションに追加することができます："計算を受け取った後。"
| ソリューション/次のステップ | 担当者 | 期限 | タイムコード | ステータス |
|---|---|---|---|---|
| クライアントへの手紙の草案を準備する | アンナ | 明確にする必要があります | 12:40 | 確認の上 |
| 見積もりを確認した後、テストの開始日を選択します | 割り当てられていません | 合意されていない | 18:15 | 未解決の質問 |
空のフィールドに最も可能性の高い値を入力しないでください。 このような表は、まだ閉じられていない合意とギャップの両方を示しているため、正確に役立ちます。
文言を確認してください
ラベルの周りの数行を聞いてください。 締め切りは、最終決定ではなく、後で拒否された提案を指す場合があります。 特に参加者が同時に話している場合は、名前、番号、および発言を正確に発声した人を確認してください。
「多分私たちは金曜日までにそれを作るでしょう」というフレーズは仮定を表しています。 それを指定せずに「金曜日の締め切り」として書き留めることは不可能です。 「承認後に実行します」のように聞こえる場合は、依存関係を保存し、日付を個別に尋ねます。
チームが承認したプロセスの確認のために、ドラフトを参加者に送信します。 ポイントを指定します：誰がタスクを実行するか、どのような結果が期待されるか、どの期限までに。 会議自体で言われたことから後半の変更を分離します。
会議の結果を正式にするには
短い文書には、会議の目的、取られた決定、タスク、未解決の質問、および合意された場合の次の検査の日付が含まれています。 完全なトランスクリプトに議論の長い再話を残してください。
最初に、日付、トピック、および参加者を指定します。 次に、確認された解決策とアクションテーブルを投稿してから、まだ合意する必要がある問題を投稿します。 検証が完了するまで、文書を下書きとしてマークします。
それを必要とする人のためのアクセス権を持つ完全なテキストを別々に保管してください。 Sammariとトランスクリプトは、さまざまな問題を解決します最初のものは本質を迅速に復元するのに役立ち、2番目のものは検証のために材料を保存します。
実践チェックリスト
- 日付、議題、および参加者を設定します。
- 議論されたオプションから行われた決定を分離します。
- 責任者、実装の条件について考えてはいけません。
- 誰がその行を言ったかを確認し、コンテキストを再聞いてください。
- 参加者との結果を確認し、オープンな質問を維持します。
Transkribatorでタスクを完了する方法
ページ 「音声テキスト変換」 完成したエントリーを処理のために送信し、結果を待ちます。まず、一般的な意味を評価し、次に名前、番号、および用語をタイムコードと照合して確認します。テキストをダウンロードして、お気に入りのツールで編集を続けてください。
元のトランスクリプションを保存し、作業コピーにソリューションテーブルを組み立てます。 チームに引き渡す前に、3つの検証段階を経てください。
ドラフト
全文から解決策、タスク、および質問を選択します。
コンテキスト
録音と隣接する行に対して文言を確認してください。
確認
参加者それぞれの担当を確認し、会議のまとめを更新してください。
要点
- トランスクリプトは、契約を検証することができ、それに対してソースにレコードをオンにします。
- 解決策は、オプションや議論から分離する必要があります。
- 責任、期限、および依存関係は考え出されるべきではありません。
- 最終的なプロトコルはチームによって確認されます。
よくある質問
サービスはオンライン会議に接続していますか？
このガイドの手順については、オンライン会議に接続する必要はありません。会議の後に既製のファイルをダウンロードします。 このセクションでは、会議やリアルタイム音声認識でのボットの作業ではなく、保存された記録の処理について説明します。
自動タスクリストを信頼できますか？
自動生成されたリストを下書きとして使用します。 アクション、責任者、期限を記録で確認し、参加者と文言を確認します。 提案または議論されたオプションは、それが圧搾に入ったという理由だけで義務と見なすことはできません。
どのように不確実性をマークするには？
「明確にする必要がある」と書いて、正確に何が不明であるかを指定し、タイムコードを保存します。 例:「責任者は任命されていません。会議の後に明確にしてください。「合意の欠如をあなたの仮定に置き換えないでください。
全文を保存する必要がありますか？
結果を確認するために必要な限り保管し、組織のルールで許可されている限り保管してください。 記録とトランスクリプトに誰がアクセスできるか、保存されている場所、および削除する必要がある時期を決定します。 全体的な結果には、作業に必要な情報のみを含めます。
