Verslag van een sollicitatiegesprek: zo legt u bewijs vast voor uw oordeel

Het verslag legt de redenen voor het besluit vast

Na meerdere gesprekken lopen de antwoorden makkelijk door elkaar. Met een kort verslag vergelijkt u kandidaten op dezelfde criteria en bespreekt u verschillen tussen beoordelaars aan de hand van concrete voorbeelden.

Een opname geeft geen toestemming om extra gegevens te verzamelen. Neem alleen op wat nodig is voor de beslissing over de functie en volg de regels voor toegang en bewaartermijnen. Dit artikel vervangt geen interne HR-regels of juridische toetsing.

Gebruik aparte velden voor feiten, interpretatie en score

1. Leg de context van het gesprek vast

   Noteer de functie, de versie van de vragen, de deelnemers en de gespreksvorm. Houd organisatorische informatie buiten de beoordeling van vaardigheden. Als een deel van het gesprek niet doorging, vermeld die beperking dan.

2. Verzamel bewijs per criterium

   Noteer handelingen, beslissingen en resultaten uit de concrete voorbeelden van de kandidaat. Kort de formulering in zonder de strekking te wijzigen. Controleer belangrijke citaten in de opname en bewaar de tijdcode in het interne materiaal.

3. Gebruik de gemeenschappelijke beoordelingsschaal

   Vergelijk het bewijs met de vooraf beschreven niveaus. Kies bij ontbrekende gegevens geen middenscore om de tabel te vullen. Schrijf op welke vraag openblijft en of die later kan worden opgehelderd.

4. Formuleer de conclusie en benoem de risico’s

   Vat de scores samen nadat alle criteria zijn behandeld. Noem sterke kanten, risico’s en voorwaarden die bij het werk horen. Laat de conclusie uit de tabel volgen en voeg in de laatste regel geen nieuw oordeel toe.

Fictief antwoord over botsende prioriteiten

Dit is een fictief oefenvoorbeeld. Namen, omstandigheden en resultaten dienen alleen om de werkwijze uit te leggen.

Feit voor het verslag: de kandidaat vergeleek afhankelijkheden, stelde een optie voor en kreeg akkoord van de betrokkenen. Interpretatie: kan een conflict tussen prioriteiten zichtbaar maken en zoeken naar een gezamenlijk gedragen oplossing.

We weten niet hoe de kandidaat de wijziging aan het uitvoerende team doorgaf of wat er daarna gebeurde. Als dat van belang is voor de functie, noteer dan dat de informatie ontbreekt. De omschrijving ‘communiceert uitstekend’ zou een aanname zijn.

Sjabloon voor een gespreksverslag

Gebruik alleen goedgekeurde criteria en volg de geldende toegangsregels.

Functie / kandidaat / datum:
Gespreksvoerders:
Versie van de vragen en de schaal:
Criterium:
Kort bewijs:
Citaat of tijdcode indien nodig:
Score en onderbouwing:
Wat niet is vastgesteld:
Hoe ontbrekende informatie kan worden getoetst:
Organisatorische feiten, apart:
Sterke kanten voor de functie:
Risico’s voor de functie:
Eindbesluit en onderbouwing:
Toegang en bewaartermijn volgens bedrijfsregels:

Controleer het resultaat voordat u het gebruikt

• Elke beoordeling gaat over een functiecriterium.
• Het bewijs staat apart van de interpretatie.
• Ontbrekende informatie wordt expliciet genoemd.
• De conclusie bevat geen nieuwe onbewezen uitspraken.