E-mail po spotkaniu z klientem: szablon i przykłady

Co powinno zostać po spotkaniu

Zakończyłeś rozmowę i jesteś pewien, że uzgodniłeś następny krok. Po dwóch dniach okazuje się, że klient czekał na oszacowanie, jesteś oryginalnym materiałem i każdy zrozumiał ten termin na swój sposób. List potrzebuje takich różnic, aby stać się widocznym od razu.

Dobra kontynuacja pozwala adresatowi odpowiedzieć na trzy pytania w ciągu minuty: to, co zdecydowaliśmy, co dzieje się teraz i co jest ode mnie wymagane. Dlatego nie dostaje całej rozmowy, ale informacji, aby kontynuować pracę.

Jeśli potrzebujesz szczegółowego dokumentu wewnętrznego, użyj protokół z decyzjami dotyczącymi nagrania spotkania. W liście do klienta krótkie wyniki i odniesienia do materiałów, których naprawdę potrzebuje.

Struktura pisania: Sześć krótkich bloków

Odpowiednie dla tematu będzie sformułowanie „Uruchom katalog: wyniki spotkania 23 września”, „Projekt „Północ”: materiały do obliczeń” lub „Usługa Demo: pytania i kolejny krok”. Na takiej linii list jest łatwiejszy do znalezienia i znalezienia później.

Napisz „wysyłasz listę pozycji przed 25 września” tylko wtedy, gdy klient to potwierdził. Jeśli zaproponowałeś termin, wyznacz go jako zdanie: „Czy wygodnie jest wysłać listę przed 25 września?”

Szablon listu po spotkaniu

Skopiuj tekst i zamień pola w nawiasach kwadratowych. Usuń bloki, które nie są związane z Twoim spotkaniem. Nie pozostawiaj pustych formalnych sekcji.

Nie przekształć ostatniej linii w formalny wniosek o „potwierdzenie wszystkiego”. Określenie, która odpowiedź zależy od kontynuacji pracy. Na przykład: „Potwierdź, proszę, kto uzgodni układ z Twojej strony”.

Trzy przykłady na różne sytuacje

Wszystkie nazwiska, projekty, terminy i okoliczności poniżej są fikcyjne.

1. Po pierwszym spotkaniu: czekamy na wstępne dane

Pismo oddziela uzgodniony tom od pytania otwartego. Warunek przygotowania oceny można zobaczyć obok terminu - nie trzeba go wyszukiwać w zapisie.

2. Po dyskusji: termin nie został jeszcze uzgodniony

Tutaj przydatne jest napisanie bezpośrednio, że nie ma jeszcze rozwiązania. Zwroty „omówione”, „zaproponowane” i „uzgodnione” opisują różne stany pracy.

3. Klient nie odpowiedział na ostatni list

To przypomnienie wyjaśnia powód odwołania i pozwala na krótką odpowiedź. Nie musisz ponownie opowiadać spotkania ani zwiększać presji z każdą wiadomością.

Jak napisać list na nagraniu połączenia

Jeśli płyta jest długa, najpierw zdobyj jej tekst, a następnie znajdź fragmenty z rozwiązaniami, obietnicami i wyjaśnieniami. Sammari jest wygodny dla punktu odniesienia, ale daty, kwoty, nazwy i warunki sprawdzają według samego rekordu.

1. Przygotuj nagranie, które można przetworzyć. Sprawdź, czy wybrane jest poprawne połączenie, a jego użycie odpowiada umowom z uczestnikami.
2. Wyślij plik do Transkribator w celu przetworzenia. Uzyskaj transkrypcję za pomocą kodów czasowych. Dokładność zależy od oryginalnego zapisu; nazwy i numery mogą wymagać korekty.
3. Zbieraj tylko odpowiednie fragmenty. Napisz rozwiązania, działania i otwarte pytania do trzech oddzielnych grup.
4. Sprawdź znaczenie zobowiązań. Posłuchaj szczególnie uważnie słów „jeśli”, „ewentualnie”, „po porozumieniu” i „próbuj”.
5. Wypełnij wzór listu. Zmniejsz powtórzenia, dodaj obiecane materiały i sformułuj prośbę do adresata.

Fragmenty w tabeli to przykłady szkoleń, a nie fragmenty rekordów klientów.

Sprawdzasz i wysyłasz list. Transkribator pomaga przygotować bazę tekstową i powrócić do właściwych miejsc rozmowy. Szczegółowa procedura weryfikacji - w artykule Jak sprawdzić i naprawić transkrypcję.

Co sprawdzić przed wysłaniem

Jeżeli uczestnik wysłał poprawkę, zaktualizuj żądany akapit w tej samej korespondencji. Na przykład: „Przebiegłem termin układu: 28 września zamiast 25.” Zespół będzie miał jedną jasną wersję umowy.