E-mail de acompanhamento após uma reunião com o cliente: modelo e exemplos
O que escrever depois da chamada, para que o cliente tenha acordos claros, prazos e o próximo passo.
Uma letra é uma clara continuação da conversaSalve três tipos diferentes de informações
Resposta curta
Na carta que segue a reunião, especifique o tema da conversa, decisões confirmadas, ações com responsáveis e prazos, perguntas abertas e solicitação ao destinatário. Tal acompanhamento ajuda a continuar o trabalho após a chamada. Abaixo está um modelo para cópia e três exemplos para diferentes situações.
Sumário
O que deve ficar depois da reunião
Você terminou a chamada e tem certeza de que concordou com o próximo passo. Depois de dois dias, acontece: o cliente estava esperando por uma estimativa, você é o material original, e cada um entendeu o termo à sua maneira. A carta precisa de tais diferenças para se tornar visível de uma só vez.
Um bom acompanhamento permite que o destinatário responda a três perguntas em um minuto: o que decidimos, o que está acontecendo agora e o que é exigido de mim. Portanto, não recebe toda a conversa, mas informações para continuar o trabalho.
Se você precisa de um documento interno detalhado, use protocolo com decisões sobre o registro da reunião. Na carta ao cliente, resultados curtos e referências aos materiais que ele realmente precisa.
Quem escreve? Concordo com isso no final da chamada. Uma frase amigável: “Vou reunir os resultados e enviar-lhe uma carta com os nossos próximos passos”. Em seguida, os participantes entendem de quem esperar pela mensagem.
Estrutura de escrita: seis blocos curtos
| Bloco | O que incluir | O que evitar |
|---|---|---|
| Tema | Projeto, assunto de discussão e data | “Sobre a nossa questão” sem contexto |
| A Introdução | Uma frase sobre o encontro de que estamos falando | Muito obrigado por meia página |
| Soluções | O que os participantes confirmaram | Ideias registradas como decisões tomadas |
| Ações | Resultado, termo responsável e acordado | "Vamos descobrir isso em breve" |
| Perguntas abertas | O que precisa ser esclarecido e de quem | Adivinhe em vez de faltar dados |
| Resposta do destinatário | Um pedido claro para o próximo passo | “À espera de feedback” sem especificar |
A redação “Lançamento do catálogo: os resultados da reunião no dia 23 de setembro”, “Projeto “Norte”: materiais para cálculo” ou “Serviço de demonstração: perguntas e o próximo passo” será adequado para o tema. Em tal linha, a letra é mais fácil de encontrar e encontrar mais tarde.
Escreva “você envia uma lista de itens antes de 25 de setembro” somente se o cliente tiver confirmado. Se você ofereceu um prazo, designe-o como uma frase: “É conveniente enviar uma lista antes de 25 de setembro?”
Modelo de letra após a reunião
Copie o texto e substitua os campos entre colchetes. Remova blocos que não estão relacionados à sua reunião. Não deixe as seções formais vazias.
[Nome], boa tarde!
Reunidos os resultados da nossa conversa sobre [a tarefa do cliente].
Confirmado:
[Decisão 1].
[Decisão 2].
As seguintes ações:
[Nome / partido] — [resultado específico] — [prazo acordado].
[Nome / partido] — [resultado específico] — [prazo acordado].
Precisamos esclarecer:
[Uma pergunta que permaneceu em aberto, e a quem é dirigida].
Materiais: [ligações a documentos prometidos com explicação que está dentro].
Por favor [uma ação: confirmar a composição do trabalho / escolher a opção / enviar os dados]. Se eu tiver gravado um acordo de forma imprecisa, corrija-me.
[Nome, posição, contato]
Não transforme a última linha em uma solicitação formal para “confirmar tudo”. Especifique qual resposta depende da continuação do trabalho. Por exemplo: “Confirme, por favor, quem concordará com o layout da sua parte”.
Três exemplos para situações diferentes
Todos os nomes, projetos, termos e circunstâncias abaixo são fictícios.
1. Após a primeira reunião: estamos aguardando os dados iniciais
Anna, boa tarde!
A reunião discutiu o catálogo para clientes por atacado. Na primeira fase, você precisa de cartões de produto e um formulário de solicitação de preço. O pagamento online nesta fase não está incluído.
Os seguintes passos:
- Você envia uma lista de categorias e um exemplo de cartão de produto até 25 de setembro.
- Eu preparo uma avaliação até 29 de setembro se os materiais forem recebidos dentro do prazo acordado.
Ainda não determinou quem atualizará os preços. Por favor, me diga, essa é a tarefa do seu funcionário ou deve ser incluída em nossa avaliação?
Alexei
A carta separa o volume acordado da questão em aberto. A condição para preparar uma avaliação pode ser vista ao lado do termo - não precisa ser pesquisada no registro.
2. Após discussão: o prazo ainda não foi acordado
Anna, boa tarde!
Concordou com uma nova ordem de seções. O lançamento de sexta-feira foi discutido como a data desejada; o prazo ainda não foi confirmado.
Vou verificar a quantidade de melhorias e amanhã até às 12:00 vou enviar uma possível data de lançamento. Você precisa de uma resposta em dois cartões de produto: deixar fotos atuais ou substituir?
Enquanto eu corrijo sexta-feira como um ponto de referência. A data de lançamento será confirmada por uma mensagem separada após a avaliação.
Alexei
Aqui é útil escrever diretamente que ainda não há solução. As frases “discutidas”, “propostas” e “concordadas” descrevem diferentes estados de trabalho.
3. O cliente não respondeu à carta final
Anna, boa tarde!
Volto à nossa carta de catálogo. Não há exemplo suficiente de um cartão de produto para avaliação. Diz-me quando é conveniente enviá-lo?
Se a preparação de materiais ainda for adiada, informe - concorde com uma nova data de cálculo. Eu duplico a lista dos dados necessários abaixo em correspondência.
Alexei
Este lembrete explica o motivo do apelo e permite que você responda brevemente. Você não precisa recontar a reunião ou aumentar a pressão a cada mensagem.
Como escrever uma carta na gravação da chamada
Se o registro for longo, primeiro obtenha seu texto, depois encontre fragmentos com soluções, promessas e esclarecimentos. Sammari é conveniente para um ponto de referência, mas as datas, valores, nomes e condições verificam pelo próprio registro.
- Prepare uma gravação que possa ser processada. Verifique se a chamada correta está selecionada e seu uso corresponde aos acordos com os participantes.
- Enviar um arquivo para o Transkribator para processamento. Obtenha transcrição com códigos de tempo. A precisão depende do registro original; os nomes e números podem exigir correção.
- Apenas recolha os fragmentos certos. Escreva soluções, ações e abra perguntas em três grupos separados.
- Verifique o significado das obrigações. Ouça especialmente atentamente as palavras “se”, “possivelmente”, “depois do acordo” e “experimente”.
- Preencha o modelo de letra. Reduzir repetições, adicionar os materiais prometidos e formular uma solicitação ao destinatário.
| Na gravação | Como refletir na carta |
|---|---|
| “Vamos tentar dar o layout na quinta-feira se conseguirmos fotos hoje.” | “Thurster foi discutido como um ponto de referência ao tirar fotos hoje. O prazo exige confirmação.” |
| "Sim, vou enviar a lista até amanhã, até 15 horas." | Anna envia a lista até 24 de setembro, 15:00. Data e nome – após a reconciliação com o contexto de uma determinada reunião. |
| “Seria bom adicionar outra versão em inglês.” | “A pergunta em aberto é: a versão em inglês é necessária e é nesta etapa?” |
Fragmentos na tabela são exemplos de treinamento, não trechos de registros de clientes.
Você mesmo verifica e envia a carta. Transkribator ajuda a preparar uma base de texto e retornar aos locais certos de conversa. Procedimento detalhado para verificação - no artigo Como verificar e corrigir a transcrição.
O que verificar antes de enviar
- Do tema fica claro sobre qual projeto ou discurso de convocação.
- Cada “acordado” é confirmado pela conversa.
- As tarefas têm um resultado específico, um período responsável e acordado ou uma marca que o termo é especificado.
- “Amanhã” e “na sexta-feira” são substituídos por datas; por hora, um fuso horário é indicado se os participantes trabalham em diferentes regiões.
- Os arquivos prometidos são anexados, os links são abertos no destinatário.
- Informações pessoais extras e comentários internos apagados.
- O destinatário entende qual pergunta responder primeiro.
Se o participante tiver enviado uma emenda, atualize o parágrafo desejado na mesma correspondência. Por exemplo: “Correu o termo de layout: 28 de setembro em vez do 25o.” A equipe terá uma versão clara do acordo.
Perguntas frequentes
Quando enviar uma carta após a reunião?
Escolha uma regra de trabalho: prepare uma carta no mesmo dia ou no dia útil seguinte. Se você prometeu materiais para um determinado tempo, concentre-se neste arranjo. Quando o cálculo ainda não estiver pronto, envie os resultados verificados e especifique separadamente quando você retornar com o cálculo.
Como o acompanhamento é diferente do protocolo?
Neste artigo, o acompanhamento é uma carta curta para continuar se comunicando com o cliente. O protocolo pode registrar o curso de discussão, participantes e decisões. Se o documento detalhado já existir, a carta pode deixar as principais ações e referência a ele.
Posso enviar um sammari automático para o cliente?
Use-o como um rascunho. Verifique os fatos, promessas, condições e composição dos destinatários, em seguida, edite o texto para a tarefa da carta. Para o cliente, o próximo passo geralmente é mais importante do que a releitura de toda a chamada.
O que fazer se o cliente estiver em silêncio?
Retornar a uma pergunta específica na mesma correspondência. Se a data de resposta tiver sido acordada, lembre-me depois dela; se não, selecione um intervalo razoável, levando em conta a urgência da tarefa. A ausência de uma resposta não é usada como uma confirmação de trabalho do período contestado ou uma nova quantidade de trabalho.
Material adicional: Recomendações do Dropbox sobre cartas após a reunião. Modelos, situações de treinamento e tabelas de verificação nesta página são elaborados pela equipe do Transkribator.
Verifique a conversa primeiro. Então, envie a carta.
Enviar para processar o registro no Transkribator, obter texto com timecodes e encontrar soluções que precisam ser transferidas para o cliente. A partir de uma transcrição comprovada, é mais fácil coletar uma carta curta sem condições perdidas.
Transcrevendo a gravação da reunião10 minutos livre após o registro. A qualidade do reconhecimento depende da gravação.