Como usar transcrições de chamadas em vendas sem ouvir repetidamente

Primeiro - legalidade e regras de funcionamento

Antes da análise, combine com os especialistas responsáveis da empresa quais ligações podem ser gravadas, como notificar os participantes e em que base transferir materiais para um serviço externo. A gravação e transcrição podem incluir nomes, contatos, detalhes de transações e outros dados confidenciais.

Para usuários corporativos, as condições de transferência estão descritas em instruções para o tratamento de dados pessoais. Verifique também a corrente política de processamento de dados. Determine antecipadamente quem tem acesso às fontes, para que tarefa e por quanto tempo.

Prepare uma amostra de chamadas

Não se limite à melhor ou pior conversa. Defina critérios claros: estágio do funil, produto, resultado ou período. Por exemplo, para testar questões sobre implementação, faça ligações a cobrar após a primeira demonstração do produto, em vez de misturá-las com ligações iniciais.

Mantenha o contexto: origem do lead, estágio do negócio e resultado da conversa. Use o identificador interno em vez do nome do cliente quando o nome não for necessário para análise. Neste cenário, você trabalha com arquivos de áudio prontos baixados do seu sistema.

Marcar conversa

Leia o texto e classifique as passagens significativas em categorias. Salve a cotação, sua função na conversa e seu carimbo de data/hora. Códigos de tempo na transcrição ajudará você a ouvir a entonação e dicas vizinhas se o significado for ambíguo.

As categorias devem descrever o que está sendo observado. “O cliente perguntou sobre o prazo de implementação” é um facto verificável. “O cliente não está interessado” é uma suposição para a qual são necessárias razões adicionais.

Divulgue quaisquer ambigüidades separadamente. Caso o cliente não tenha fornecido orçamento ou confirmado prazo, deixe a questão em aberto. A não oposição não significa aceitação da proposta.

Transforme observações em melhorias

Colete perguntas recorrentes e teste-as em diversas conversas. Se os clientes esclarecem regularmente o processo de lançamento, prepare um material claro sobre as etapas de implementação e veja se isso ajuda nas conversas subsequentes.

Separe a citação da sua conclusão. Em uma nota geral, você pode escrever: “Várias ligações perguntaram quem está ajudando na configuração; vale a pena explicar as funções com mais detalhes no início”. Uma conversa não prova o motivo do sucesso ou do fracasso de um negócio.

Para uma revisão em equipe, é conveniente escolher um formato curto, salvando a fonte para verificação. Um artigo sobre diferença entre transcrição, resumo e resumo. Antes de reutilizar cotações, remova as informações de identificação do cliente e certifique-se de que tal uso seja aceitável.

Controle de qualidade

Verifique preços, termos, condições e promessas em relação aos registros e documentos atuais da empresa. Verifique quem falou a fala: vozes sobrepostas podem alterar o significado do texto automático. A frase “vamos tentar conseguir” não é o mesmo que um compromisso firme.

Ao analisar o trabalho do gestor, leve em consideração o estágio da transação, a tarefa da chamada e as regras da empresa. Discuta a passagem polêmica com o funcionário antes de tirar uma conclusão. A transcrição preserva o material para análise, mas não substitui a verificação e o contexto.

Lista de verificação prática

• Coordenar a gravação, transmissão e processamento de material.
• Selecione chamadas com base em critérios claros e economize contexto.
• Carregue seu arquivo de áudio completo e marque as principais dicas.
• Confira as promessas, números e condições por fonte.
• Anote o próximo passo e dúvidas que ainda precisam de esclarecimento.
• Limite o acesso e remova dados desnecessários de materiais compartilhados.

Como completar uma tarefa no Transkribator

Na página “Áudio para texto” envie a entrada finalizada para processamento e aguarde o resultado. Primeiro, avalie o significado geral e, em seguida, verifique os nomes, números e termos em relação aos códigos de tempo. Baixe o texto e continue a análise em seu documento habitual.

Mantenha a transcrição original separada de seus comentários. Na sua cópia de trabalho, você pode categorizar as citações e adicionar a próxima etapa. Se a conversa for longa, comece com resumo da entrada, e confira suas conclusões utilizando o texto completo e o áudio.