Автоматическое оглавление расшифровки в Word: как обновить его после правок
Расшифровку интервью уже разбили на темы, но после правок оглавление ведёт не туда или показывает старое название раздела. В Word оглавление нужно строить по стилям заголовков и обновлять после изменения текста. Жирное начертание само по себе не задаёт структуру документа.
Какая структура нужна читателю интервью
Оглавление помогает коллеге открыть раздел «Оплата» или «Передача проекта» без поиска по всему разговору. Оно не должно повторять каждую реплику. Удобная единица — законченная тема с понятным названием; внутри неё сохраняется порядок вопросов и ответов.
Сначала подготовьте проверенный текст, затем добавляйте навигацию. Таймкоды рядом с фрагментами оставляйте отдельно: страница Word помогает найти место в документе, а метка записи — открыть исходное аудио.
Как собрать оглавление, которое можно обновлять
Выделите темы и уровни
Составьте короткий список разделов интервью. Назначьте основным темам стиль «Заголовок 1», подтемам — следующий уровень. Не делайте заголовком фамилию перед каждой репликой: оглавление станет длиннее самого полезного маршрута чтения.
Вставьте автоматический вариант
Поставьте курсор перед основным текстом и откройте вкладку «Ссылки», затем меню оглавления. Выберите автоматический вариант. Если тема не попала в список, проверьте её стиль: увеличенный размер или жирный шрифт ещё не означает, что Word распознал заголовок.
Обновите весь список после содержательных правок
Если раздел переименовали, добавили или удалили, обновляйте оглавление целиком. Обновление только номеров страниц подходит для ситуации, когда названия и структура остались прежними. Перед отправкой сравните первый, средний и последний пункты со структурой расшифровки.
Проверьте сохранённую версию
Сохраните документ, откройте его снова и пройдите несколько переходов. Если передаёте ещё и PDF, проверьте его отдельно: это другой файл. Укажите версию расшифровки и дату, чтобы замечание эксперта не относилось к прежнему расположению тем.
Учебный пример: раздел переименовали, а оглавление осталось прежним
В учебной расшифровке тема «Внедрение» после согласования стала называться «Передача проекта в поддержку». Редактор обновил только номера страниц. Переход работает, но читатель по-прежнему видит старое название и может решить, что раздела о поддержке нет.
Раздел в документе: «Передача проекта в поддержку». Источник: начало обсуждения на 24:10.
Редактор обновляет оглавление целиком и проверяет название, уровень и переход. Таймкод начала обсуждения остаётся рядом с разделом в тексте. Его не заменяют номером страницы: при следующей вёрстке страница изменится, а адрес исходной реплики останется прежним.
| Что изменили | Что обновить | Что проверить |
|---|---|---|
| Добавили абзацы | Номера страниц | Первый и последний переход |
| Переименовали тему | Оглавление целиком | Новое название |
| Добавили раздел | Оглавление целиком | Наличие и уровень |
| Тема отсутствует в списке | Стиль заголовка и оглавление | Структуру текста |
Структура интервью перед вёрсткой
Сначала задайте смысловые темы, затем назначьте им стили в документе.
Версия расшифровки: Тема верхнего уровня: Подтемы, если нужны: Таймкод начала темы: Что изменилось после согласования: Когда оглавление обновлено целиком:
Проверки перед отправкой документа
- Все нужные темы имеют стили
- Список не перегружен репликами
- Названия и номера актуальны
- Переходы проверены после открытия
Разберём детали
Почему жирный заголовок не появился в списке?
Проверьте назначенный стиль. Автоматическое оглавление строится по структуре заголовков, а не по одному визуальному оформлению.
Можно ли обновить оглавление, набранное вручную?
Автоматическое обновление относится к оглавлению, построенному по заголовкам. Вручную набранный список потребует ручных правок или замены на автоматический.
Что выбрать после переименования темы?
Обновление всей таблицы. Обновление только номеров страниц не предназначено для переноса новых названий и изменённого состава разделов.