Ссылка на расшифровку в Google Документах: как добавить смарт-чип файла и проверить доступ
В протоколе Google Документов введите @, начните писать название расшифровки и выберите нужный файл из подсказок. Рядом укажите таймкод и начало реплики. Права на исходник проверьте отдельно на Google Диске.
Когда нужен смарт-чип файла
Если протокол пересылают участникам, одному человеку может быть доступен только итог, а другому — ещё и запись. Доступы к этим файлам могут различаться. Ссылка в протоколе сама по себе их не расширяет.
Чип удобен для выверенного Google Документа. Если в работе несколько копий, сначала определите, какая согласована. Для этого подойдёт работа с комментариями и версиями.
Как связать протокол с расшифровкой
Найдите выверенный документ
Откройте расшифровку, проверьте тему и дату встречи, затем найдите согласованный фрагмент. При похожих названиях проверьте папку и откройте файл из списка перед вставкой.
Вставьте чип файла
В Google Документах поставьте курсор после пункта протокола, наберите @ и название или ключевые слова файла. Выберите правильный документ. Наведите указатель на чип и проверьте, что открывается именно этот текст.
Укажите место в расшифровке
Рядом укажите таймкод, говорящего и первые слова. Для спорной длинной реплики добавьте ссылку на закладку в расшифровке. Если у версии текста нет таймкодов, запишите первые слова и адрес абзаца.
Проверьте доступ к источникам
Откройте настройки доступа расшифровки и записи на Диске. Проверьте предусмотренных получателей и уровни прав. Уточните, доступны ли вложения из общей папки или у них другие ограничения.
Учебный пример: две похожие версии
В учебном примере есть документы «Планёрка, черновик» и «Планёрка, сверено». В протоколе нужно подтвердить фразу о сроке поставки.
Из протокола открывается выверенная расшифровка. Рядом стоят первые слова и время в записи.
Редактор добавляет чип файла «Планёрка, сверено», рядом пишет «18:42, Ирина, “Поставку подтвердим…”». Отдельная ссылка на запись ведёт в папку проекта с ограниченным доступом.
Координатор проверяет протокол под своей ролью, а участник с согласованным доступом подтверждает, что открывает источник. Для остальных остаётся формулировка решения и указание, у кого можно запросить сверку.
| Поле | Учебный пример | Что проверить |
|---|---|---|
| Исходник | Планёрка, сверено | Открывается нужная копия |
| Реплика | 18:42, Ирина | Слова совпали со звуком |
| Запись | Файл в папке проекта | Та же версия разговора |
| Доступ | Участники проекта | Права на оба файла |
Карточка источника для протокола
Добавьте чип к источнику и таймкод рядом. Если использована расшифровка от обрезанной копии, подпишите её или приведите отдельно позицию в полной записи.
Решение: Чип согласованного документа: Таймкод и первые слова: Ссылка на запись: Кто проверил доступ:
Как проверить доступ и адрес
- Выбрана согласованная копия.
- Переход из чипа проверен.
- Фраза сверена с записью.
- Права на источники подтверждены.
Разберём детали
Почему получатель не может открыть чип?
Проверьте, под каким аккаунтом открыт документ и есть ли у получателя доступ к файлу на Диске. При необходимости владелец назначит права нужному человеку.
Как дать ссылку на конкретный абзац?
Добавьте закладку на нужный абзац и оставьте рядом таймкод и первые слова. Чип полезен как ссылка на весь документ.
Что будет, если исходный текст отредактируют?
Чип ведёт на тот же файл. Если для протокола нужно фиксированное состояние текста, сохраните отдельную согласованную копию и вставьте ссылку на неё.