Сводка руководителю по записи: что произошло и где нужно решение

Когда пригодится этот запрос

Руководителю присылают длинную расшифровку со словами «посмотрите, там всё обсудили». Ему приходится самому искать, где возникла проблема и что от него требуется. Короткая сводка помогает показать ситуацию в четырёх частях: факт, его последствия, уже предпринятые действия и вопрос для решения.

Как подготовить исходные данные

Возьмите разговор, относящийся к одной ситуации: задержке поставки, переносу занятия или поломке оборудования. Укажите дату, если в записи звучит «сегодня» или «завтра». Не смешивайте несколько недель переписки без подписей: позднее уточнение может изменить первоначальные сведения.

Перед составлением сводки проверьте числа и названия. Если в разговоре расходятся оценки, сохраните обе с именами говорящих. Руководителю полезно видеть расхождение, а не одну уверенную цифру, выбранную за него.

Для следующего шага пригодится разбор «Executive summary встречи: одна страница для руководителя». Выберите нужную задачу в каталоге промптов ChatGPT для записей и используйте полный запрос.

Пример запроса

Ситуация и количество заказов условные. Здесь нужен выбор способа доставки, а не пересказ всей беседы кладовщика и менеджера.

/executivebrief Сделай короткую сводку для руководителя склада. Разделы: что произошло; на что это влияет; что уже сделано; какое решение требуется. Пиши простыми предложениями. Факты бери только из записи. Не рассчитывай убытки и не выбирай решение за руководителя. Отдельно отметь неизвестные данные.

Текст записи:
Игорь: Машина перевозчика сломалась. Двенадцать заказов не забрали со склада.
Лена: Я предупредила этих покупателей. Четверо попросили доставку сегодня, остальные согласились подождать до завтра.
Игорь: Наш водитель свободен после трёх, но стоимость поездки ещё не посчитали.
Лена: Нужно решить, отправлять ли четыре заказа нашей машиной. От перевозчика новой даты пока нет.

Код в начале запроса — название шаблона в каталоге. В ChatGPT скопируйте всю инструкцию вместе с текстом записи, затем замените пример своим материалом.

Что должно получиться

Такую сводку можно быстро прочитать и задать точный вопрос: кто рассчитает поездку и когда будет ответ. При этом наличие свободного водителя ещё не означает, что доставка утверждена.

Как проверить черновик

Сверьте последствия с записью. Фраза «сорваны все доставки» здесь неверна: восемь покупателей согласились ждать. Также нельзя писать, что компания потеряла выручку: о возвратах и отказах никто не говорил.

Попросите убрать длинное вступление и повторяющиеся подробности. Оставьте сведения, которые помогают принять решение. Перед отправкой заполните известные вам уточнения отдельным блоком с датой, чтобы они не выглядели частью первоначального разговора.

Запрос для вашей записи

В каталоге Транскрибатора откройте шаблон «Подготовить сводку для руководителя». В нём есть полная инструкция и примеры, которые можно заменить своими данными.

Если у вас пока только аудио или видео, получите текст записи в Транскрибаторе. Проверьте важные фрагменты по исходнику, затем используйте выбранный запрос.