Jak napsat pracovní postup pro zaměstnance: šablona a příklad

Nejprve si určete začátek a konec

„Řekni mi, jak pracuješ“ je příliš široký požadavek. Zkušený kolega začne vyjmenovávat povinnosti, bude rozptylován vzácnými případy a bude chybět obvyklé akce. Jmenujte konkrétní výsledek: například připravte materiály, které klient poslal na umístění novinek.

Zapište si počáteční událost a známku dokončení. Start: manažer obdržel text a obrázky. Konec: editor dostane soupravu, kterou lze vzít do práce bez dalších vyhledávání. Vše mezi nimi by mělo vysvětlit, jak tento výsledek získat.

Zde hovoříme o praktických pokynech pro pracovní provoz. Neměl by být automaticky považován za úřední pokyn, doklad o bezpečnosti práce nebo povinný právní předpis: tyto dokumenty mají jiný úkol.

Na co se zeptat zaměstnance při přezkoumání

Požádejte o jeden normální případ od začátku do konce. Pokud se proces odehrává na obrazovce, je užitečná ukázka: fráze „vybírání požadovaného stavu“ bez názvu stavu nepomůže začátečníkovi. Nahrávání a přepis uloží vysvětlení a přidají obrázky obrazovky odděleně tam, kde opravdu potřebujete vidět prvek.

Nesnažte se ihned krásně upravovat řeč. Nejprve položte krátké objasňující otázky. Skryté podmínky se často objevují po „co kdyby...“

Uložte časové kódy v blízkosti kontroverzních draftových míst. Pokud odborník řekl „obvykle to udělejte“, upřesněte, jaké pravidlo platí nyní. Příklad zvyku jednoho člověka se zatím nerovná dohodnutému pořadí pro celý tým.

Jak přenést materiály pro novinky

Níže je fiktivní situace redakčního týmu. Názvy rolí a podmínek jsou nezbytné například; nahraďte je vlastními pravidly.

1. Zkontrolujte soupravu

   Otevřete odeslané materiály. Ujistěte se, že jsou k nim dohodnuté texty, obrázky a podpisy. Pokud je v příkazu vyžadováno samostatné potvrzení o použití obrázku, zahrňte jej do tohoto seznamu.

2. Požádejte o chybějící

   Pokud něco není, uveďte konkrétní mezery v jedné zprávě pro vedoucího. Neznačte soupravu připravenou. Znovu otevřete kontrolu po obdržení odpovědi.

3. Shromážděte materiály dohromady

   Umístěte aktuální verze do složky úloh. Dejte souborům jasná jména. Zkontrolujte odkaz s přístupem, který bude mít editor: možnost otevřít složku od autora ještě neprokáže dostupnost pro kolegu.

4. Projděte hotovou soupravou

   Napište editoru název novinek, odkaz na složku a seznam souborů. Zadejte otevřené otázky, pokud je povoleno odkázat na další fázi. Připraveni poznamenat podle pravidla přijatého ve vašem týmu.

V příkladu není vymyšlené období „do hodiny“: nelze jej získat z původní repliky. Termín by se měl nazývat vlastníkem procesu. Je rovněž specifikováno úložiště, odpovědné a pravidlo zpracování naléhavých případů.

Šablona pracovní instrukce

Název operace:
Kdy použít:
Kdo vystupuje:
Co připravit a jaké přístupy jsou potřeba:
Výsledek, který je třeba dosáhnout:

Krok: [akce]
Kde: [systém / dokument / pracoviště]
Jak zkontrolovat výsledek kroku:
Pokud není splněna podmínka:

Kdy zastavit a na koho se obrátit:
Příklad konečného výsledku:
Držák návodu:
Verze a datum ověření:
Co se změnilo v této verzi:

Začněte krok akcí: „otevřeno“, „srovnejte“, „projít“. Pokud potřebujete změnit program třikrát v jednom řádku nebo učinit několik rozhodnutí, rozdělte jej. Vysvětlete „proč to udělejte“ sázku vedle ní, když pomáhá vyhnout se chybám.

Screenshot použití pro obtížné místo, ne pro každé zřejmé kliknutí. Podepište, co na něm najdete. Textový krok by měl zůstat jasný, pokud se obrázek nenačetl nebo se rozhraní mírně změnilo.

Předejte dokument osobě bez výzvy

Požádejte kolegu, aby předal pokyn k tréninkovému úkolu. Nezachycujte práci při prvním hit-and-to-hatch: nejprve si zapište, co mu chybělo. Pokud se zeptá „kde získat tento soubor?“, přidejte původní data. Pokud jste to udělali jinak, zkontrolujte, zda je v textu kritérium výběru.

Po opravách opakujte pouze problémové oblasti. Poté zajistěte jednu aktuální verzi a vlastníka, abyste nahlásili změnu procesu. Datum ověření je užitečnější než slib, že dokument je „univerzální“. Při změně programu, role nebo vstupních dat se vraťte k ovlivněným krokům.

• Z jaké události práce začíná jasně.
• Každý krok obsahuje akci a nezbytnou podmínku.
• Existuje příklad výsledku, nejen popis procesu.
• Výjimky vedou k pochopitelné další akci.
• Kolega byl schopen projít procesem dokumentu.
• Pokyny mají vlastníka a aktuální verzi.