Jak popsat firemní proces z rozhovoru se zaměstnancem

Začněte konkrétním případem

Na „Jak to u vás funguje?“ přichází obecná odpověď: přijmeme, zkontrolujeme, vyřídíme. Není vidět, kde zakázka čeká, kdo upřesňuje údaje a proč se vrací. Požádejte o poslední dokončenou zakázku a projděte ji po pořádku.

Popis dnešního procesu a návrh budoucího jsou dva dokumenty. Nejdřív obnovte skutečný stav. Automatizaci předání nebo zrušení schválení uveďte odděleně, aby tým mohl ověřit reálný postup.

Na co se ptát a jak zpracovat odpovědi

1. Určete hranice

   Zeptejte se, co práci zahajuje a co znamená dokončení. „Od poptávky po expedici“ je příliš široké. „Od přijetí zakázky po předání ověřených podkladů do výroby“ určuje úsek a ověřitelný výsledek.

2. Obnovte předání

   Po každé činnosti se zeptejte, kdo převzal výsledek, v jaké formě, kde je uložen a jak se o něm příjemce dozvěděl. Odeslání e-mailu a převzetí práce jsou dvě události. Mezi nimi může být čekání, které předpis neukazuje.

3. Najděte výjimky

   Požádejte o příklad neúplných údajů, vrácení k opravě a urgentní zakázky. Zapište podmínku, další krok a kdo rozhoduje. „Obvykle za den“ pište jen tehdy, když je jasný začátek měření a výjimky.

4. Ověřte popis s druhým účastníkem

   Ukažte návrh příjemci výsledku. Nechte ho projít podle schématu jinou skutečnou zakázku. Pokud se verze liší, ponechte obě a zjistěte, zda se liší typ zákazníka, produkt nebo situace.

Přijetí zakázky na výrobu vývěsního štítu

Příklad je smyšlený. Jména, podmínky a výsledky jen ilustrují metodu.

Jde o dvě kontroly: rozměry musejí být uvedené a potvrzené. „Zkontrolovat návrh“ je příliš obecné. Další pracovník musí poznat, že obě kontroly proběhly.

Větev ve schématu ukazuje úplnost podkladů. Potvrzení zákazníka se eviduje zvlášť v předávací kartě. Přeposlaný e-mail ho nenahradí.

Karta popisu procesu

Zkopírujte kartu a vyplňte ji pro jeden případ. Prázdné pole označuje otázku k vyjasnění.

Název procesu:
Spouštěcí událost:
Konec procesu:
Typ případu a datum:
Krok / odpovědná osoba / vstup / činnost / výstup:
Komu a jak se předává výsledek:
Kde se čeká:
Podmínka vrácení a další krok:
Zdroj: nahrávka a časová značka:
Rozdíly mezi účastníky:
Kdo a kdy popis ověřil:
Návrhy zlepšení zvlášť:

Projděte druhý případ podle schématu

• Každý krok popisuje činnost.
• Každé předání má příjemce a známku převzetí.
• Vrácení vede ke konkrétní činnosti.
• Současný stav je oddělený od návrhů.