Mapa zainteresovaných stran: příklad po zahajovací schůzce
Sestavte mapu ze zahajovací schůzky: zájmy, vliv, pravomoci a plán komunikace. S maticí a šablonou.
Kdo chybí v seznamu účastníků?
Zavádění může probírat vedoucí, ačkoli výsledek budou každý den používat jiní lidé. Ten, kdo přiděluje přístup nebo schvaluje výsledek, může chybět. Seznam přítomných je výchozí bod.
Mapa pomůže určit, s kým probrat rozhodnutí, komu ukázat prototyp a koho informovat. Nehodnotí lidi. Vliv se týká konkrétní otázky a může se měnit s etapou.
Sestavte mapu ve čtyřech krocích
Pojmenujte výsledek projektu
Popište změnu jednou větou a uveďte dotčené činnosti. Například tým bude evidovat požadavky ve společném systému. Zeptejte se, kdo údaje vytváří, kontroluje, používá a spravuje. Najdete tak lidi mimo zahajovací schůzku.
Oddělte zájem od pravomoci
Zapište, co chce člověk získat nebo zachovat a o čem může rozhodovat. Aktivní účastník nemusí schvalovat rozpočet. Pravomoci uvedené pouze kolegou označte k ověření.
Zvolte způsob zapojení
Pro každou otázku určete, zda je potřeba společné rozhodnutí, rada, ukázka mezivýsledku nebo oznámení. Nezvěte automaticky všechny. Uveďte událost, která vyžaduje zapojení člověka.
Mapu ověřujte a aktualizujte
Pošlete lidem role a dohody, které se jich týkají. Zjistěte, kdo chybí. Mapu znovu posuďte při změně etapy, zadavatele nebo rozhodující osoby. Pilot a schválení plošného spuštění mohou mít různé vlastníky.
Zavedení jednotného formuláře pro požadavky
Příklad je smyšlený. Jména, podmínky a výsledky jen ilustrují metodu.
Formulář schválím já, ale povinná pole zná vedoucí podpory. Zaměstnanci ho budou vyplňovat denně a správce poskytne přístup ke starým údajům.
Z jedné věty vyplývají čtyři různé rozhovory. Schválení vzhledu neschvaluje pole. Poskytnutí přístupu neznamená odpovědnost za kvalitu údajů.
Matice ukazuje činnosti pro tento případ. Ve skutečném projektu nejprve zjistěte zájmy a vliv, potom vyberte způsob zapojení.
| Zainteresovaná strana | Co vyjasnit | Kdy zapojit |
|---|---|---|
| Zadavatel | Kdo schvaluje konečnou verzi | Před schválením formuláře |
| Podpora | Jaké údaje jsou nutné k odpovědi | Při návrhu polí |
| Uživatelé | Co je při vyplňování nejasné | Při zkušebním průchodu |
| Správce | Podmínky a omezení přístupu | Před přesunem pracovních dat |
Šablona mapy a plánu komunikace
Vedle jména nebo pozice zapište konkrétní otázku, která vyžaduje zapojení.
Strana / pracovní role: Jak ji výsledek ovlivňuje: Zájem nebo očekávání: O čem může rozhodovat: Co zbývá potvrdit: Forma zapojení: Událost vyžadující zapojení: Kdo udržuje kontakt: Zdroj: schůzka, časová značka, potvrzení: Datum další kontroly:
Zjistěte, kdo má být na příštím hovoru
- Mapa zahrnuje uživatele i při absenci na začátku.
- Pravomoci jsou oddělené od předpokladů.
- Každá strana má jasnou otázku nebo činnost.
- Mapa uvádí datum a etapu.
Podívejme se na podrobnosti
Jak se mapa liší od RACI?
Mapa ukazuje, koho se projekt týká a jak jej zapojit. RACI přiřazuje role ke konkrétním úkolům. Dokumenty se doplňují.
Musíme každého ohodnotit číslem?
Ne. V malém týmu stačí vysvětlit vliv, zájem a potřebné zapojení. Čísla bez dohodnutých kritérií předstírají přesnost.