Příprava na vyjednávání podle záznamu minulé schůzky: pracovní list
Jak se připravit na pokračování vyjednávání: dohledání postojů, zájmů, podmínek a otevřených otázek v minulém záznamu. S příkladem pracovního listu.
Začněte společnou představou o minulém rozhovoru
Před další schůzkou se snadno pamatuje očekávaný ústupek a zapomene jeho podmínka. „Můžeme to udělat dříve, pokud budou podklady připravené“ se změní v „Slíbili dřívější termín“. Záznam obnoví celé podmíněné vyjádření a zabrání chybnému východisku.
Pracovní list je určen vašemu týmu. Oproti zápisu ze schůzky obsahuje kromě potvrzených skutečností i hypotézy, otázky, varianty a interní hranice rozhodování. Rozlišujte je, aby domněnka o protistraně nezačala působit jako zjištěný fakt.
Připravte podklady a varianty
Dohledejte potvrzené body
Najděte konkrétní souhlasy, odmítnutí, podmínky a přísliby doplnění informací. Uchovejte časové kódy sporných míst. Prověřte platné dokumenty. Pokud se podmínky po schůzce změnily, řiďte se nejnovější dohodnutou verzí vedle záznamu.
Oddělte postoj od zájmu
Postoj označuje požadovanou podmínku. Zájem vysvětluje, k čemu je potřeba. „Potřebujeme dřívější spuštění“ může souviset s akcí nebo interní kontrolou. Pokud důvod nezazněl, zeptejte se místo odhadování skrytého motivu.
Určete vlastní hranice
Zapište, co můžete schválit sami, co vyžaduje kolegy a které závislosti omezují varianty. Připravte postup pro případ, že k dohodě nedojde. Nenabízejte ústupek, který tým nezvládne, jen aby jednání skončilo příjemně.
Sestavte varianty a otázky
Hledejte kombinace podmínek. U každé varianty popište výsledek, závislosti a následky. Na další schůzce nejprve ověřte změny a pak probírejte možnosti na společném faktickém základě.
Jednání o dřívějším spuštění
Následuje smyšlený výukový příklad. Názvy, podmínky a výsledky slouží jen k vysvětlení metody.
Celý balík na začátku měsíce nepotřebujeme. Důležité je předvést na interní schůzce jeden fungující scénář. Zbytek můžeme přidat později.
Postoj „dříve“ vychází ze zájmu předvést jeden scénář. Díky tomu lze mluvit o omezené první etapě. Klient tím ale ještě neschválil libovolné omezení výsledku.
Upřesněte scénář, podmínky ukázky a kritérium připravenosti. Tým samostatně ověří proveditelnost. Do té doby jde o návrh k diskusi a termín není přislíbený.
| Informace | Stav | Krok před schůzkou |
|---|---|---|
| Je nutná interní ukázka | Uvedl klient | Upřesnit podmínky ukázky |
| Jeden scénář stačí | Probráno jako možnost | Dohodnout rozsah |
| Tým to zvládne včas | Zatím hypotéza | Ověřit odhad práce |
Pracovní list pro další vyjednávání
Vyhraďte zvláštní sloupce pro potvrzené informace a předpoklady. Schůzka se vede lépe, když tým vychází ze stejného obrazu situace.
Cíl další schůzky: Potvrzené dohody: Podmínky a závislosti: Otevřené otázky: Postoje stran: Uvedené zájmy: Hypotézy k ověření: Naše pravomoci a omezení: Varianta A / podmínky / následky: Varianta B / podmínky / následky: Postup bez dohody: Jak zaznamenáme další výsledek:
Ověřte připravenost týmu
- Podmíněná vyjádření jsou zachována v celku.
- Motivy protistrany nejsou uváděny jako fakta.
- Pravomoci k projednávaným rozhodnutím jsou jasné.
- U každé varianty byly prověřeny závislosti.
Podívejme se na podrobnosti
Mám připravit odpověď na každou možnou větu?
Užitečnější je znát fakta, omezení a otázky, které mění rozhodnutí. Pevný scénář může ztížit vnímání nových informací.
Co dělat, pokud minulý záznam chybí?
Porovnejte poznámky s potvrzenými dokumenty. Sporné vzpomínky označte a na začátku schůzky je upřesněte, aniž byste je vydávali za fakta.