Jak zadat úkol podle SMART: příklad po hovoru

SMART upřesňuje výsledek, proveditelnost je třeba ověřit

SMART je pomůcka pro kontrolu cíle nebo úkolu. Obvykle se posuzuje konkrétnost, měřitelnost, dosažitelnost, relevance a časové vymezení. Odpovězte na praktické otázky: co se změní, jak to poznáme a za jakých podmínek lze práci udělat?

V ústním zadání často zůstávají nevyslovená očekávání. „Dej zprávu do pořádku do pátku“ neříká, jaké chyby hledat ani kdo výsledek převezme. Přepis pomáhá obnovit znění, ale rozsah je třeba domluvit se zadavatelem.

Pět kontrol před předáním úkolu

1. S — pojmenujte konkrétní výsledek

   Popište potřebný dokument, činnost nebo změnu. „Pracovat s požadavky“ je činnost. „Sepsat opakující se dotazy se zdroji“ je výsledek.

2. M — stanovte způsob kontroly

   Měřitelnost nevyžaduje velký procentní růst. U dokumentu lze zkontrolovat pole, pokrytí zdrojů a úplnost povinných položek.

3. A — ověřte podmínky provedení

   Máte přístup, znalosti, čas a možnost vyřešit sporné body? Pojmenujte nesplněné závislosti, než úkol označíte za dosažitelný.

4. R — vysvětlete účel

   Spojte výsledek se skutečnou potřebou. Pokud má seznam aktualizovat stránku nápovědy, bude jasné, proč záleží na srozumitelných otázkách a ověřených odpovědích.

5. T — určete termín a schválení

   Uveďte datum a podle potřeby čas a časové pásmo. Rozlište termín návrhu a konečného převzetí, pokud je mezi nimi další kontrola.

Od ústního zadání ke kartě úkolu

Smyšlený příklad. Výrok neurčuje rozsah, datum ani požadavky na odpovědi. Zeptejte se, které rozhovory použít, kdo odpovědi schvaluje a jaký dokument podpora potřebuje.

Konečná karta: „Do čtvrtka do 16:00 moskevského času připravit tabulku dotazů z deseti dohodnutých nahrávek. U každého uvést kontext a zdroj. Návrh odpovědi označit jako neověřený do schválení vedoucím podpory. Cílem je připravit podklad pro stránku nápovědy.“

Příklad neslibuje pokles dotazů o 30 %, protože účinek zatím nebyl změřen. Deset je ilustrační rozsah. Pokud se přístup zpozdí, odpovědná osoba upozorní na závislost a termín se výslovně upraví.

Rozlišujte výsledek práce a obchodní dopad

Tabulku odpovědí lze předložit. Menší zátěž podpory závisí také na kvalitě odpovědí, umístění stránky a chování lidí. Je-li efekt důležitý, ověřte ho po zavedení. Neslibujte ho jako jistý výsledek úkolu.

„Udělat to na 100 % dobře“ neurčuje kritéria. Uveďte pozorovatelné podmínky: odkazy fungují, sporné odpovědi jsou označené a vybrané materiály zpracované. U tvůrčí nebo výzkumné práce určete ověřitelný výstup a rozsah bez předjímání závěru.

Požádejte řešitele, aby úkol vysvětlil vlastními slovy. Popíše-li jiný výsledek, opravte kartu před zahájením. Nahrávka může objasnit, kde vznikl nesoulad. Konečné upřesnění musí odsouhlasit účastníci.

Karta úkolu po rozhovoru

Očekávaný výsledek:
Pro koho a proč:
Zdrojové materiály:
Co je v rozsahu:
Co je mimo rozsah:
Kritéria převzetí:
Řešitel:
Kdo převezme práci:
Přístupy a závislosti:
Termín návrhu:
Termín schválení:
Co dělat při překážce:
Zdroj a časová značka:
Upřesnění potvrzená po rozhovoru:

• Výsledek lze ukázat nebo ověřit.
• Neslibuje se dopad mimo kontrolu řešitele.
• Rozsah a závislosti jsou výslovné.
• Termín nenahrazuje kritérium kvality.