Program schůzky: šablona a příklad pracovního hovoru

Program spojuje otázky s očekávaným výsledkem

„Probrat projekt“ je téma, ale neříká, co připravit, koho pozvat ani jakého výsledku dosáhnout. Konkrétní bod zní: „Vybrat jednu ze dvou možností spuštění podle připravenosti podkladů.“

Program se připravuje před schůzkou, zápis po ní. Program může obsahovat možnosti a otevřené otázky. Zápis má zachycovat skutečná rozhodnutí. Šablona je pro běžný pracovní hovor, nikoli pro jednání s předepsanými dokumenty.

Plánujte od výsledku zpět

1. Pojmenujte potřebné rozhodnutí

   Napište: „Na konci schůzky budeme mít…“. Pokud jde jen o „pochopení situace“, určete, jaká akce na tom závisí. Někdy stačí písemná zpráva.

2. Najděte otevřené otázky

   Projděte předchozí dohody. V nahrávce hledejte „vrátíme se k tomu“, „ověříme“ nebo „po schválení“. Otázka se mohla vyřešit v korespondenci. Nepřebírejte starý seznam automaticky.

3. Oddělte údaje od diskuse

   Pošlete předem odkaz na návrh, seznam hotových stránek a odhad práce. Na schůzce porovnejte možnosti místo prvního hlasitého čtení dlouhého dokumentu.

4. Pozvěte potřebné účastníky

   U každého bodu určete, kdo dodá fakta a kdo rozhodne. Tomu, kdo potřebuje jen výsledek, stačí e-mail. Upozorněte předem, pokud člověk s rozhodovací pravomocí chybí.

5. Omezte rozsah a čas

   Důležité rozhodnutí dejte na začátek. Každé otázce přidělte čas a výstup: volbu, upřesnění nebo samostatný úkol. Nechte několik minut na potvrzení. Čas je orientační.

6. Rozešlete program a přijměte doplnění

   Stanovte lhůtu pro další body. Témata mimo cíl zapište do zvláštního seznamu. Než program těsně před začátkem změníte, upozorněte ostatní.

Příklad: 30 minut na rozhodnutí o spuštění části webu

Osoby a okolnosti jsou smyšlené. Tým chystá šest stránek. Tři jsou hotové a ostatní čekají na schválené obrázky. Minulý hovor skončil slovy „Rozhodneme blíž k pátku“. Teď je třeba vybrat rozsah spuštění.

Moderátor předem rozdělí role. Vlastník projektu rozhoduje o rozsahu, redaktor uvede stav textů a vývojář vysvětlí omezení publikace. Pokud vlastník chybí, schůzka připraví doporučení a označí je jako doporučení.

Pokud padne návrh nového loga, poznamenejte ho na příště. Volba loga nepomůže rozhodnout, které stránky dnes zveřejnit.

Co dělat, když se debata odchýlí

Vraťte se k výsledku otázkou „Jak to ovlivňuje naši volbu spuštění?“. Pokud to vliv má, dejte tomu čas a ověřte údaje. Jinak téma zapište zvlášť. Pokud chybějí fakta, pověřte někoho jejich zjištěním.

Po vyčerpání času můžete otázku odložit, zúžit nebo dořešit s potřebnými lidmi. Uveďte důvod a další krok. Po schůzce porovnejte shrnutí s tím, co skutečně zaznělo, zejména podmínky a námitky.

Šablona programu pracovní schůzky

Název a datum:
Cíl: do konce schůzky musíme…
Účastníci a role:
Co přečíst nebo ověřit předem:

Bod programu:
Otázka k rozhodnutí:
Podklady a odkaz:
Kdo připraví údaje:
Kdo rozhodne:
Čas na diskusi:
Očekávaný výsledek:

Co dnes neřešíme:
Do kdy přijímáme doplnění:
Kde se výsledky zveřejní:

• Očekávaný výsledek každého bodu je jasný.
• Účastníci dostali podklady a mohou je otevřít.
• Je jasné, kdo má pravomoc rozhodnout.
• Zbývá čas potvrdit dohody nahlas.