Retrospektiva projektu: otázky, scénář a šablona

Co je retrospektiva projektu?

Při retrospektivě tým rozebírá zkušenost ze zvoleného období a rozhoduje o změně. Lze ji uspořádat po projektu, etapě nebo opakovaném cyklu. Tématem jsou spolupráce, postupy a podmínky, bez hledání viníka.

Na stavové schůzce se probírá, co je hotové a co má zpoždění. Při retrospektivě se ptáme, proč práce probíhala právě tak a jaký malý krok příště pomůže. Nestačí sepsat potíže. Dohodněte výsledek, který lze ověřit.

Nedělejte ze schůzky obhajobu zprávy před vedením. Kdo se bojí postihu za otevřenou odpověď, může zamlčet užitečné detaily. Vysvětlete předem cíl a pravidla.

Jak připravit tým

Vymezte téma, například „příprava a spuštění výukového webináře“ místo „všechno, co nefunguje“. Pozvěte lidi, kteří se zapojili a nabídnou různé pohledy.

Požádejte každého o konkrétní případ: co se stalo, kdy, s jakým dopadem a co pomohlo. Poznámky lze sebrat předem a na schůzce dát pár minut ticha, aby nezačala jen názorem nejaktivnějšího člověka.

Mějte po ruce plán, historii úkolů, schválené verze nebo korespondenci. Chybějící záznam nedokazuje, že se nic nestalo. Neuložený komentář neprokazuje, že člověk nic neudělal.

Program retrospektivy a otázky

Rozdělení času je příklad pro malý tým. Přizpůsobte ho potřebám. Složité téma může vyžadovat samostatnou schůzku.

Pokud se debata zvrhne v hádku o to, kdo běžně chybuje, vraťte se k případu. Místo „Nikdy nedostáváme pořádné podklady“ se zeptejte „Co tentokrát chybělo a kdy jsme si toho všimli?“.

Neřešte všechno na jedné schůzce. Vyberte problém, který ovlivňuje práci a má proveditelný další krok. Ostatní otázky uložte zvlášť, aby se neztratily ani se nestaly sliby bez odpovědné osoby.

Od stížnosti k ověřitelné změně

Tým připravoval webinář. Den před spuštěním zjistil, že v prezentaci chybí část schválených úprav. Při retrospektivě zaznělo: „Zase jsme museli všechno předělávat na poslední chvíli.“ Samotná nespokojenost nenabídla řešení.

Účastníci otevřeli podklady a zrekonstruovali situaci. Připomínky šly dvěma chaty, část úprav se provedla a společný stav chyběl. Tým usoudil, že jediný seznam by mohl odhalit mezery před schválením.

Dohodli se na testu při dalším výukovém webináři. Koordinátorka Marina založí seznam před přípravou. Každá připomínka dostane stav „přijato“, „rozpracováno“, „ověřeno“ nebo důvod odmítnutí. Den před spuštěním redaktor porovná seznam s prezentací.

Příště tým ověří, zda chyběly schválené úpravy a zda se seznam dobře vedl. Pokud se mezery opakují, prověřte i jiné důvody, například nejasné zadání nebo pozdní změny, než obviníte nástroj.

Šablona výsledku retrospektivy

Projekt a období:
Účastníci:
Co pomohlo a co zachovat:

Zvolený problém:
Pozorování a konkrétní příklady:
Předpokládaná příčina:
Co ještě nevíme:

Plánovaný experiment:
Odpovídá:
Termín přípravy:
Kde zaznamenáme plnění:
Podle čeho ověříme výsledek:
Kdy výsledek probereme:
Rozhodnutí po ověření: [zachovat / změnit / ukončit]

Další témata k projednání:

Pošlete shrnutí účastníkům a umožněte opravy. Pokud potřebujete rozhodnutí nepřítomné osoby, zapište tuto závislost. Vyžádejte si souhlas, než jí přiřadíte úkol nebo za ni zaznamenáte slib.

• Rozsah diskuse je jasný.
• Fakta jsou oddělena od domněnek.
• Tým ví, co chce zachovat.
• Je vybraná proveditelná změna.
• Odpovědná osoba úkol přijala.
• Je stanoven termín kontroly.