Einen Geschäftsprozess aus einem Mitarbeiterinterview beschreiben
Beschreiben Sie den tatsächlichen Prozess anhand eines Interviews: Grenzen, Beteiligte, Übergaben und Ausnahmen. Mit Schaubild und ausgefülltem Beispiel.
Mit einem konkreten Fall beginnen
Auf „Wie läuft das bei Ihnen?“ folgt oft „Wir nehmen an, prüfen und führen aus“. Das zeigt nicht, wo ein Auftrag wartet, wer Details klärt und warum er zurückgeht. Bitten Sie um den letzten abgeschlossenen Fall und gehen Sie ihn der Reihe nach durch.
Ist-Prozess und Entwurf für die Zukunft sind getrennte Dokumente. Rekonstruieren Sie zuerst die tatsächliche Arbeit. Halten Sie Automatisierung oder den Wegfall einer Freigabe separat fest, damit das Team den realen Ablauf prüfen kann.
Welche Fragen helfen und wie wertet man sie aus?
Grenzen festlegen
Fragen Sie nach dem konkreten Auslöser und danach, was als Abschluss gilt. „Von der Anfrage bis zum Versand“ ist zu weit. „Vom Auftragseingang bis zur Übergabe geprüfter Unterlagen an die Produktion“ definiert einen Abschnitt mit überprüfbarem Ergebnis.
Übergaben nachvollziehen
Fragen Sie nach jedem Schritt, wer das Ergebnis erhielt, in welcher Form, wo es liegt und wie die nächste Person davon erfährt. Versand einer E-Mail und Annahme der Arbeit sind getrennte Ereignisse. Dazwischen kann eine Wartezeit liegen, die in der Anleitung fehlt.
Ausnahmen finden
Bitten Sie um Beispiele für unvollständige Daten, Nacharbeit und Eilaufträge. Notieren Sie Verzweigungsbedingung, nächsten Schritt und Entscheidungsbefugnis. Schreiben Sie „meist in einem Tag“ nur, wenn Beginn und Ausnahmen in der Aufnahme geklärt sind.
Mit einer zweiten Person abgleichen
Zeigen Sie den Entwurf der Person, die das Ergebnis übernimmt. Lassen Sie sie einen anderen echten Auftrag anhand der Karte durchgehen. Bewahren Sie bei Abweichungen beide Fassungen und prüfen Sie Kundentyp, Produkt oder Arbeitssituation.
Eingang eines Auftrags für ein Schild
Das Beispiel ist fiktiv. Namen, Bedingungen und Ergebnisse erläutern nur die Methode.
Ich bekomme die E-Mail und prüfe die Vorlage. Fehlen die Maße, geht sie an den Kundenbetreuer zurück. An die Produktion schicke ich sie erst, wenn der Kunde die Maße bestätigt hat.
Es gibt zwei Prüfungen: Die Maße müssen vorliegen und bestätigt sein. „Vorlage prüfen“ allein ist zu ungenau. Die nächste Person braucht ein klares Zeichen, dass beides erledigt ist.
Die Verzweigung zeigt, ob die Unterlagen vollständig sind. Die Kundenbestätigung wird zusätzlich in der Übergabekarte erfasst. Eine weitergeleitete E-Mail ersetzt sie nicht.
| Schritt | Zuständig | Überprüfbares Ergebnis |
|---|---|---|
| Unterlagen prüfen | Koordinator | Vorlage und Maße liegen vor oder Fehlendes ist aufgelistet |
| Bestätigung einholen | Kundenbetreuer | Kundenantwort zu den Maßen ist gespeichert |
| An die Produktion übergeben | Koordinator | Die zuständige Person hat die Unterlagen angenommen |
Karte zur Prozessbeschreibung
Kopieren Sie die Vorlage und füllen Sie sie für einen Fall aus. Leere Felder sind offene Fragen.
Prozessname: Auslöser: Abschlussgrenze: Falltyp und Datum: Schritt / Zuständigkeit / Eingabe / Handlung / Ausgabe: Wer erhält das Ergebnis und wie? Wo entsteht Wartezeit? Rückgabebedingung und nächster Schritt: Quelle: Aufnahme und Zeitcode: Abweichungen zwischen Beteiligten: Geprüft von und am: Verbesserungsvorschläge separat:
Einen zweiten Fall anhand der Karte durchgehen
- Jeder Schritt beschreibt eine Handlung.
- Jede Übergabe hat einen Empfänger und ein Annahmesignal.
- Eine Rückgabe führt zu einer konkreten Handlung.
- Ist-Zustand und Vorschläge sind getrennt.
Ein genauerer Blick
Muss man sofort BPMN verwenden?
Für die erste Abstimmung genügen ein einfaches Schaubild und eine Schritttabelle. Eine formale Notation hilft, wenn Beteiligte sie verstehen und sie später gebraucht wird.
Kann man aus einem Transkript eine Beschreibung erstellen?
Ein Entwurf ist möglich. Reihenfolge, Ausnahmen und Zuständigkeiten sollten Sie mit weiteren Beteiligten und echten Fällen prüfen.