Stakeholder-Map: Beispiel nach einem Kick-off
Erstellen Sie aus dem Kick-off eine Stakeholder-Map mit Interessen, Einfluss, Entscheidungsbefugnissen und Kommunikationsplan. Mit Matrix und Vorlage.
Wer fehlt auf der Teilnahmeliste?
Eine Führungskraft bespricht die Einführung, obwohl andere das Ergebnis täglich nutzen. Wer Datenzugriff gewährt oder abschließend freigibt, kann fehlen. Die Teilnahmeliste ist ein Ausgangspunkt.
Die Karte zeigt, wer eine Entscheidung besprechen, einen Prototyp sehen oder nur informiert werden soll. Sie bewertet keine Personen. Einfluss hängt von der Frage ab und kann sich je nach Phase ändern.
Die Karte in vier Schritten erstellen
Das Projektergebnis benennen
Beschreiben Sie die Änderung in einem Satz und nennen Sie betroffene Tätigkeiten. Beispielsweise erfassen Mitarbeiter Anfragen künftig in einem gemeinsamen System. Fragen Sie, wer die Daten erstellt, prüft, nutzt und pflegt. So finden Sie auch Beteiligte außerhalb des Kick-offs.
Interessen und Befugnisse trennen
Notieren Sie, was die Person gewinnen oder bewahren möchte und welche Entscheidungen sie treffen darf. Wer viel spricht, gibt nicht zwingend das Budget frei. Markieren Sie von Kollegen genannte Befugnisse als zu bestätigen.
Die Beteiligung festlegen
Wählen Sie pro Frage: gemeinsam entscheiden, Rat einholen, einen Zwischenstand zeigen oder das Ergebnis melden. Laden Sie nicht automatisch alle zu jedem Termin ein. Nennen Sie den Anlass, zu dem die Person einbezogen wird.
Die Karte prüfen und pflegen
Teilen Sie den Beteiligten ihre Rollen und Vereinbarungen mit und klären Sie, wer fehlt. Prüfen Sie die Karte bei einem Wechsel von Phase, Auftraggeber oder Entscheidungsverantwortung. Pilot und breite Einführung können bei verschiedenen Personen liegen.
Ein gemeinsames Formular für Kundenanfragen einführen
Das Beispiel ist fiktiv. Namen, Bedingungen und Ergebnisse erläutern nur die Methode.
Ich gebe das Formular frei. Welche Felder Pflicht sind, weiß die Supportleitung. Mitarbeiter füllen es täglich aus, und der Administrator gewährt Zugriff auf Altdaten.
Der Satz ergibt vier Kommunikationsaufgaben. Die Freigabe der Ansicht umfasst nicht die Feldauswahl. Zugriff zu gewähren begründet keine Verantwortung für Datenqualität.
Die Matrix zeigt Maßnahmen für diesen Fall. Klären Sie in einem echten Projekt erst Interessen und Einfluss, dann die passende Beteiligung.
| Beteiligte Seite | Was zu klären ist | Wann einbeziehen? |
|---|---|---|
| Auftraggeber | Wer die Endfassung abnimmt | Vor der Formularfreigabe |
| Support | Welche Angaben für eine Antwort nötig sind | Beim Entwurf der Felder |
| Nutzer | Wo das Ausfüllen unklar ist | Beim Probedurchlauf |
| Administrator | Zugriffsbedingungen und Grenzen | Vor der Übernahme der Arbeitsdaten |
Vorlage für Karte und Kommunikationsplan
Erfassen Sie neben Name oder Funktion die konkrete Frage, die eine Beteiligung erfordert.
Beteiligte Seite / Arbeitsrolle: Wie das Ergebnis sie betrifft: Interesse oder Erwartung: Entscheidungsbefugnisse: Was noch nicht bestätigt ist: Form der Beteiligung: Anlass zur Einbeziehung: Wer Kontakt hält: Quelle: Sitzung, Zeitcode, Bestätigung: Nächster Prüftermin:
Prüfen Sie, wer beim nächsten Gespräch dabei sein muss
- Auch Nutzer ohne Teilnahme am Kick-off sind erfasst.
- Befugnisse sind von Vermutungen getrennt.
- Pro Beteiligtem gibt es eine klare Frage oder Maßnahme.
- Datum und Projektphase sind angegeben.
Ein genauerer Blick
Wie unterscheidet sich die Karte von RACI?
Die Karte zeigt Betroffene und die Form der Beteiligung. RACI weist Rollen für konkrete Aufgaben zu. Beide Dokumente ergänzen sich.
Muss man alle mit Zahlen bewerten?
Nein. Bei kleinen Teams genügen Erläuterungen zu Einfluss, Interesse und Beteiligung. Zahlen ohne vereinbarte Kriterien täuschen Genauigkeit vor.