Ein Projekt an einen Kollegen übergeben: Checkliste und Vorlage
Der Dateiordner erklärt noch nicht, warum das Team diese Lösung gewählt hat, was es dem Kunden versprochen hat und wie lange er nicht verpasst werden sollte.
Den Kontext gemeinsam mit den Aufgaben übergebenDie neue Verantwortung benötigt drei Informationsebenen
Kurze Antwort
Um das Projekt an einen anderen Mitarbeiter weiterzugeben, erstellen Sie eine kurze Statuskarte, aktuelle Dokumente, Entscheidungen mit Gründen, sofortiges Handeln und eine Liste offener Fragen. Rufen Sie diese Karte an und überprüfen Sie dann Ihr Verständnis und Ihren Zugriff. Die Aufzeichnung einer Konversation hilft, Nuancen zu bewahren, und ein kurzes Dokument - schnell die Hauptsache finden. Unten ist eine Checkliste, Vorlage und Beispiel für das Befüllen.
Inhalt
- Was geht normalerweise bei der Übertragung verloren
- Was vor dem Anruf zu sammeln
- Wie man das Projekt anruft
- Vorlage für Projektübertragungsdokumente
- Beispiel: Übermittlung der Freigabe des Katalogs an einen Kollegen
- Wie man Aufzeichnung und Transkription verwendet
- Fünf Fragen zur Überprüfung der Übertragung
- Häufig gestellte Fragen
Was geht normalerweise bei der Übertragung verloren
Ein Kollege schickte einen Link zum Ordner und sagte: "Da ist alles." Einen Tag später fragte er, welches Layout das letzte in den Texten vereinbaren würde und warum die vorherige Integration nicht verwendet werden könne. Formal werden die Materialien übertragen, aber es ist immer noch schwierig, ohne den ehemaligen Manager zu arbeiten.
Meistens fehlt es an Verbindung: die Lösung ist → die Ursache, die Aufgabe → Abhängigkeit, das Versprechen → die Quelle. Sie müssen in den Vordergrund gerückt werden. Die Geschichte der Korrespondenz kann mit einer Anwendung verlassen werden, aber es sollte nicht die einzige Möglichkeit sein, den Zustand des Projekts zu verstehen.
In der Praxis die Siberiax-Verordnung über den Projekttransfer Besonderes Augenmerk wird auf die Erhaltung der Materialien der Verhandlungen und die Bekanntschaft des neuen Leiters mit dem Kunden gelegt. Innerhalb Ihres Teams hängen die Schritte vom Projekt ab, aber mündliche Vereinbarungen sollten auch einen klaren Platz in den Dokumenten einnehmen.
Wenn sich die Aufgabe nur in der Speicherung von Datensätzen befindet, verwenden Sie das Transkriptionsarchivsystem. Die Übertragung des Projekts erfordert ferner eine Überprüfung, dass eine Person die aktuelle Arbeit versteht.
Was vor dem Anruf zu sammeln
Weisen Sie Sender und Empfänger zu. Geben Sie das Datum an, ab dem sich der Hauptverantwortliche ändert und wer für die Übergangsfragen verantwortlich ist. Die Aufgaben werden also nicht zwischen zwei Personen hängen.
| Block | Was zu bereiten | Wie man das genug versteht |
|---|---|---|
| Zweck und Grenzen | Welches Ergebnis ist nötig, was sich in der aktuellen Phase befindet. | Ein Kollege kann die Aufgabe erklären, ohne die ganze Geschichte nachzuerzählen. |
| Staat | Was ist fertig, was ist auf dem Schecker, der blockiert ist. | Der Status fällt mit relevanten Materialien zusammen. |
| Dokumente | Referenzen auf aktuelle Versionen, Quellen, Anforderungen und Lösungen. | Es ist klar, welche Datei verwendet werden soll, und sie öffnet sich. |
| Menschen und Rollen | Wer zustimmt, performt, berät und löst kontroverse Themen. | Für den nächsten Schritt ist der gewünschte Kontakt- bzw. Arbeitskanal bekannt. |
| Versprechen und Zeitpläne | Was von den Teilnehmern bestätigt wird und was abhängt. | Jedes wichtige Versprechen hat eine Quelle. |
| Risiken und Fragen | Was unbekannt ist; wer sollte klären und zu welchem Punkt. | Unsicherheit wird nicht als Status „in der Arbeit“ verkleidet. |
Überprüfen Sie die Zugriffe getrennt von Links. Die Verfügbarkeit der Adresse des Dokuments bedeutet nicht das Recht darauf. Geben Sie den Zugriff in Vollzeit und in der Karte das System und die Rolle; Passwörter und geheime Schlüssel im gemeinsamen Dokument werden nicht übertragen.
Wie man das Projekt anruft
Beginnen Sie mit der aktuellen Aufgabe, nicht mit der Chronologie für ein halbes Jahr. Was sollte der neue Verantwortliche zuerst tun? Welches Wissen ist erforderlich, um Fehler in diesem Schritt zu vermeiden?
- Zeigen Sie das Ergebnis und den aktuellen Zustand an. Öffnen Sie relevante Materialien.
- Kümmere dich um die nächsten Aktionen. Klären Sie den Darsteller, den Begriff und die Abhängigkeit aller.
- Erklären Sie die umstrittenen Entscheidungen. Warum die andere Option aufgegeben hat; welche Einschränkungen gelten.
- Name offene Fragen. Versuchen Sie nicht, die fehlenden Antworten zu finden.
- Lassen Sie Ihren Kollegen den Plan nacherzählen. Lassen Sie ihn den nächsten Schritt und den Ort beschreiben, an dem eine Verzögerung möglich ist.
- Reparieren Sie, was noch zu vermitteln ist. Ernennen Sie die Person, die für jede Lücke verantwortlich ist.
Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen, stimmen Sie den Teilnehmern im Voraus zu und befolgen Sie die Regeln Ihrer Organisation. Rufen Sie während des Gesprächs die Dokumente in den Worten auf: "Jetzt ist das Layout des Katalogs, Version 4 geöffnet." Die Nachbildung „hier wurde alles verändert“ in Texttranskription ohne Bildschirm erklärt nicht viel.
Vorlage für Projektübertragungsdokumente
Kopieren Sie den Rahmen und füllen Sie nur die erforderlichen Felder aus. Veraußene Geschichte in die Anwendung, so dass der erste Bildschirm für den Beginn der Arbeit nützlich bleibt.
Projekt / Phase: [Name].
Zustand auf: [Datum und Uhrzeit].
Übertragt / akzeptiert: [Rollen oder Namen].
Änderung der Hauptverantwortlichen: [Datum].
Phasenergebnis
[Was sollte bereit sein und aus welchem Grund wird es überprüft.]
Aktueller Status
Bereit: [Liste].
Bei der Inspektion: [list].
Blockiert: [Aufgabe und Ursache].
Bevorstehende Aktionen
[Aktion — verantwortlich — Begriff — Abhängigkeit.]
Lösungen und Einschränkungen
[Lösung — Ursache — Quelle der Bestätigung.]
Aktuelle Materialien und Zugang
[Dokument / System — Ziel — Version — Zugriff überprüft oder angefordert.]
Offene Fragen
[Die Frage ist, wen man klarstellt, wann man eine Antwort braucht.]
Übergangszeit
[Wohin kann man Klarstellungen senden; wer trifft dringende Entscheidungen.]
Annahme-Check
[Was der Empfänger bereits überprüft hat; was hindert Sie sonst noch daran, weiterzumachen.]
Beispiel: Übermittlung der Freigabe des Katalogs an einen Kollegen
Fiktiöse Situation: Der Manager überträgt das Katalogprojekt an einen anderen Mitarbeiter. Begriffe und Umstände werden nur als Beispiel genannt.
Der Zweck der Bühne. Bereiten Sie ein 12-seitiges Kataloglayout für den Kunden vor.
Bereit. Die Struktur wird vereinbart, die Fotos werden empfangen, Seiten 1-8 werden im Layout der Version 4 gesammelt.
Der Blocker. Für die Seiten 9–12 gibt es keine Beschreibungen. Der Kunde versprach, sie am 28. September zu senden; Bestätigung – in einem Schreiben vom 23. September.
Eine wichtige Entscheidung. Die Preise im Katalog beinhalten nicht: Der Kunde aktualisiert sie separat. Geben Sie die Preistabelle nicht ab Version 2 zurück.
Der nächste Schritt. Der neue Manager prüft am 28. September den Erhalt von Beschreibungen. Nach Erhalt bestätigt der Designer das Datum der Montage der restlichen Seiten.
Offene Frage. Wer des Kunden überprüft schließlich die technischen Eigenschaften? Die Antwort muss vor dem Absenden des gesamten Layouts erhalten werden.
Verifizierung. Der Kollege eröffnete Version 4, fand einen Brief mit der versprochenen Frist und erläuterte, warum der Gesamtzeitraum noch von den Beschreibungen abhängt.
In diesem Eintrag sind der Staat und der Grund für die Entscheidung und die Handlung sichtbar. Die Sätze "der Katalog ist fast fertig" und "Warten Sie auf den Kunden" würden dem neuen Manager kein solches Verständnis geben.
Wie man Aufzeichnung und Transkription verwendet
Überprüfen Sie nach dem Anruf das Dokument mit der Aufzeichnung. Fügen Sie verpasste Bedingungen, Entscheidungsgründe und Fragen eines Kollegen hinzu. Speichern Sie die Timecodes an schwierigen Stellen, um eine Person nicht zu schicken, um die ganze Konversation zu hören.
Beispiel: „Druckerformatbeschränkung – Übertragungsaufzeichnung, 18:40“. Aber die Antwort selbst wird in der Karte noch kurz beschrieben. Ein Zeitcode ist erforderlich, um die Nuance zu überprüfen, nicht anstelle des Hauptinhalts.
Wenn es einen Unterschied zwischen dem alten Dokument und den Wörtern auf der Besprechung gibt, beheben Sie die Frage. Das mündliche Vertrauen des Senders bricht die zuvor vereinbarte Bedingung nicht automatisch auf. Geben Sie an, wo und von wem die Änderung akzeptiert wird, und aktualisieren Sie die aktuelle Version nach der Bestätigung.
Der Kunde hat in der Regel eine separate Kurznachricht: Wer führt nun das Projekt durch, welche Fragen zu stellen sind und was der nächste Schritt ist. Interne Zweifel, offizielle Kommentare und die gesamte Geschichte des Teams in einer solchen Botschaft sind nicht notwendig.
Fünf Fragen zur Überprüfung der Übertragung
- Was ist das nächstgelegene Ergebnis zu erscheinen und wer wird es überprüfen?
- Was sollte zuerst getan werden und von welcher Frist hängt die Frist ab?
- Wo sind die aktuellen Dateien und werden sie geöffnet?
- Welche wichtige Entscheidung kann nicht versehentlich abgesagt werden?
- Welche anderen Fragen sind unbeantwortet und wer hilft dabei, sie zu schließen?
Wenn eine der Fragen nicht beantwortet wird, kann die Übertragung fortgesetzt werden, aber die Lücke sollte klar sein. Schreiben Sie seinen Eigentümer und die Frist für die Klarstellung auf. Dies ist nützlicher als die formelle Botschaft "Alles wird übertragen", wonach eine Person mit dem Unbekannten allein gelassen wird.
Häufig gestellte Fragen
Kann das Projekt nur per Dokument eingereicht werden?
Manchmal ja, wenn der Zustand einfach ist, sind die Dokumente relevant und der Empfänger bestätigte das Verständnis. Für einen komplexen Kontext ist eine kurze Analyse der Probleme, nach denen das Dokument aktualisiert wird, nützlich.
Muss ich die ganze Geschichte erzählen?
Nein. Vermitteln Sie zunächst, was die Fortsetzung der Arbeit beeinflusst. Lassen Sie die vollständige Korrespondenz und frühere Versionen mit einer zugänglichen Anwendung mit klaren Namen.
Was tun, wenn der ehemalige Mitarbeiter nicht verfügbar ist?
Sammeln Sie bestätigte Informationen aus Aufgaben, Dokumenten und Korrespondenz. Listen Sie das Unbekannte separat auf, geben Sie die vorrangigen Fragen des Teams und des Kunden an. Geben Sie keine Renovierung für eine bestätigte Vereinbarung aus.
Ersetzt der Anrufdatensatz die Projektkarte?
Nein. Der Datensatz speichert Details, aber eine kurze Karte ist erforderlich, um den Zustand und den nächsten Schritt schnell zu verstehen. Die Transkription hilft, diese beiden Materialien zu verknüpfen.
Praktisches Material zum Vergleich: Siberiax — die Übertragung des Projekts in die Entwicklung. Dieser Artikel bietet eine eigene universelle Vorlage und Bildungssituation.
Speichern Sie die Nuancen des Projekttransfers
Entschlüsseln Sie die Aufzeichnung des Arbeitsaufrufs im Transkribtator. Text mit Timecodes wird helfen, die Projektkarte mit den Gründen für Entscheidungen, Bedingungen und offene Fragen zu ergänzen, die in kurzen Notizen leicht zu verlieren sind.
Konvertieren Sie die Einberufung in TextÜberprüfen Sie die wichtigen Formulierungen und Timecodes für den Originaldatensatz, bevor Sie den Text verwenden.