Nachfass-E-Mail nach einem Kundengespräch: Vorlage und Beispiele
Was nach dem Anruf zu schreiben ist, damit der Kunde klare Vereinbarungen, Fristen und den nächsten Schritt hat.
Ein Brief ist eine klare Fortsetzung des GesprächsSpeichern Sie drei verschiedene Arten von Informationen
Kurze Antwort
Geben Sie im Brief nach der Sitzung das Thema des Gesprächs, bestätigte Entscheidungen, geschäftspflichtige und fristgerechte, offene Fragen und eine Anfrage an den Adressaten an. Eine solche Nachsorge hilft, die Arbeit nach dem Anruf fortzusetzen. Unten ist eine Vorlage für das Kopieren und drei Beispiele für verschiedene Situationen.
Inhalt
Was sollte nach dem Meeting bleiben
Sie haben den Anruf abgeschlossen und sind sicher, dass Sie sich auf den nächsten Schritt geeinigt haben. Nach zwei Tagen stellt sich heraus: Der Kunde wartete auf eine Schätzung, Sie sind die Originalmaterialien, und jeder verstand den Begriff auf seine eigene Weise. Der Brief braucht solche Unterschiede, um sofort sichtbar zu werden.
Ein gutes Follow-up ermöglicht es dem Adressaten, drei Fragen in einer Minute zu beantworten: was wir entschieden haben, was jetzt passiert und was von mir verlangt wird. Daher erhält es nicht das ganze Gespräch, sondern Informationen, um die Arbeit fortzusetzen.
Wenn Sie ein detailliertes internes Dokument benötigen, verwenden Sie Protokoll mit Entscheidungen über die Aufzeichnung der Sitzung. In dem Brief an den Kunden, kurze Ergebnisse und Hinweise auf die Materialien, die er wirklich braucht.
Wer schreibt? Stimmen Sie dem am Ende des Anrufs zu. Ein freundlicher Satz: "Ich werde die Ergebnisse sammeln und Ihnen einen Brief mit unseren nächsten Schritten schicken." Dann verstehen die Teilnehmer, von wem sie auf die Nachricht warten können.
Schreibstruktur: Sechs kurze Blöcke
| Block | Was zu enthalten ist | Was zu vermeiden |
|---|---|---|
| Thema | Projekt, Thema der Diskussion und Datum | „Zu unserem Thema“ ohne Kontext |
| Das Intro | Ein Satz darüber, von welchem Treffen wir sprechen | Langer Dank für die halbe Seite |
| Lösungen | Was die Teilnehmer bestätigt haben | Ideen, die als getroffene Entscheidungen aufgezeichnet werden |
| Aktionen | Ergebnis, verantwortlich und vereinbarte Laufzeit | "Lass es uns bald herausfinden" |
| Offene Fragen | Was muss geklärt werden und von wem | Erraten statt fehlende Daten |
| Adressate Antwort | Eine klare Anfrage für den nächsten Schritt | „Warten auf Feedback“ ohne Angabe |
Der Wortlaut „Launch of the catalog: the results of the meeting on September 23“, „Project “North”: materials for rechnung” oder “Demo service: questions and the next step” wird für das Thema geeignet sein. In einer solchen Zeile ist der Brief leichter zu finden und später zu finden.
Schreiben Sie „Sie senden eine Liste der Artikel vor dem 25. September“ nur, wenn der Kunde sie bestätigt hat. Wenn Sie eine Frist angeboten haben, bezeichnen Sie sie als Satz: "Ist es bequem, eine Liste vor dem 25. September zu senden?"
Briefvorlage nach dem Meeting
Kopieren Sie den Text und ersetzen Sie die Felder in eckigen Klammern. Entfernen Sie Blöcke, die nicht mit Ihrem Meeting zusammenhängen. Lassen Sie formelle Abschnitte nicht leer.
[Name], guten Tag!
Sammelte die Ergebnisse unseres Gesprächs über [die Aufgabe des Kunden].
Bestätigt:
[Entscheidung 1].
[Entscheidung 2].
Die folgenden Aktionen:
[Name / Partei] — [spezifisches Ergebnis] — [Vereinbarte Frist].
[Name / Partei] — [spezifisches Ergebnis] — [Vereinbarte Frist].
Wir müssen klarstellen:
[Eine Frage, die offen blieb und an wen sie gerichtet ist].
Materialien: [Links zu versprochenen Dokumenten mit Erklärung, die im Inneren ist].
Bitte [eine Aktion: bestätigen Sie die Zusammensetzung der Arbeit / wählen Sie die Option / senden Sie die Daten]. Wenn ich ein Arrangement ungenau aufgenommen habe, korrigieren Sie mich.
[Name, Position, Kontakt]
Verwandeln Sie die letzte Zeile nicht in eine formelle Bitte, „alles zu bestätigen“. Geben Sie an, welche Antwort von der Fortsetzung der Arbeit abhängt. Zum Beispiel: "Bestätigen Sie bitte, wer sich auf das Layout Ihrerseits einigen wird."
Drei Beispiele für unterschiedliche Situationen
Alle Namen, Projekte, Begriffe und Umstände unten sind fiktiv.
1. Nach dem ersten Treffen: Wir warten auf die ersten Daten
Anna, guten Tag!
Das Treffen diskutierte den Katalog für Großkunden. In der ersten Phase benötigen Sie Produktkarten und ein Preisanfrageformular. Online-Zahlung in dieser Phase ist nicht enthalten.
Die folgenden Schritte:
- Sie senden bis zum 25. September eine Liste der Kategorien und ein Beispiel einer Produktkarte.
- Ich bereite eine Bewertung bis zum 29. September vor, wenn die Materialien innerhalb der vereinbarten Zeit eingehen.
Es hat noch nicht entschieden, wer die Preise aktualisiert. Bitte sagen Sie mir, ist dies die Aufgabe Ihres Mitarbeiters oder sollte es in unsere Bewertung einbezogen werden?
Alexei
Der Brief trennt das vereinbarte Band von der offenen Frage. Die Bedingung für die Erstellung einer Bewertung kann neben dem Begriff gesehen werden - sie muss nicht in der Aufzeichnung durchsucht werden.
2. Nach Diskussion: Die Frist ist noch nicht vereinbart
Anna, guten Tag!
Vereinbart eine neue Reihenfolge der Sektionen. Der Start am Freitag wurde als gewünschtes Datum diskutiert; die Frist wurde noch nicht bestätigt.
Ich werde die Höhe der Verbesserungen überprüfen und morgen bis 12:00 Uhr werde ich einen möglichen Starttermin senden. Sie benötigen eine Antwort auf zwei Produktkarten: Lassen Sie aktuelle Fotos oder ersetzen Sie?
Während ich Freitag als Bezugspunkt fixiere. Das Startdatum wird nach der Auswertung durch eine separate Nachricht bestätigt.
Alexei
Hier ist es sinnvoll, direkt zu schreiben, dass es noch keine Lösung gibt. Die Sätze „diskutiert“, „vorgeschlagen“ und „vereinbart“ beschreiben verschiedene Arbeitszustände.
3. Der Kunde hat auf den letzten Brief nicht geantwortet
Anna, guten Tag!
Ich kehre zu unserem Katalogbrief zurück. Es gibt nicht genug Beispiel für eine Produktkarte zur Bewertung. Sag mir, wann es bequem ist, es zu schicken?
Wenn die Materialvorbereitung noch verschoben wird, informieren Sie bitte - vereinbaren Sie einen neuen Berechnungstermin. Ich dupliziere die Liste der unten aufgeführten Daten in Korrespondenz.
Alexei
Diese Erinnerung erklärt den Grund für den Aufruf und ermöglicht es Ihnen, kurz zu antworten. Sie müssen das Meeting nicht nacherzählen oder den Druck mit jeder Nachricht erhöhen.
Wie schreibe ich einen Brief auf die Aufzeichnung des Anrufs
Wenn der Datensatz lang ist, erhalten Sie zuerst seinen Text, dann finden Sie Fragmente mit Lösungen, Versprechungen und Klarstellungen. Sammari ist bequem für einen Bezugspunkt, aber die Daten, Beträge, Namen und Bedingungen überprüfen nach dem Datensatz selbst.
- Bereiten Sie eine Aufzeichnung vor, die verarbeitet werden kann. Überprüfen Sie, ob der korrekte Anruf ausgewählt ist und seine Verwendung den Vereinbarungen mit den Teilnehmern entspricht.
- Senden Sie eine Datei an Transkribator für die Verarbeitung. Holen Sie sich die Transkription mit Timecodes. Die Genauigkeit hängt vom ursprünglichen Datensatz ab; die Namen und Zahlen können korrigiert werden müssen.
- Sammeln Sie nur die richtigen Fragmente. Schreiben Sie Lösungen, Aktionen und offene Fragen in drei verschiedene Gruppen.
- Überprüfen Sie die Bedeutung der Verpflichtungen. Hören Sie besonders genau auf die Worte "wenn", "möglicherweise", "nach Vereinbarung" und "versuchen".
- Geben Sie die Briefvorlage ein. Reduzieren Sie Wiederholungen, fügen Sie die versprochenen Materialien hinzu und formulieren Sie eine Anfrage an den Adressaten.
| In der Aufnahme | Wie man im Brief reflektiert |
|---|---|
| "Wir werden versuchen, das Layout am Donnerstag zu geben, wenn wir heute Fotos bekommen." | „Thurster wurde heute als Bezugspunkt beim Fotografieren diskutiert. Die Frist erfordert eine Bestätigung.“ |
| "Ja, ich schicke die Liste bis morgen, bis zu 15 Stunden." | Anna verschickt die Liste bis zum 24. September, 15:00 Uhr. Datum und Name – nach Abgleich mit dem Kontext einer bestimmten Besprechung. |
| "Es wäre schön, eine weitere englische Version hinzuzufügen." | "Die offene Frage ist: Ist die englische Version notwendig und ist sie in dieser Phase?" |
Fragmente in der Tabelle sind Trainingsbeispiele, keine Auszüge aus Client-Datensätzen.
Sie überprüfen und schicken den Brief selbst. Transkribator hilft, eine Textbasis vorzubereiten und an die richtigen Orte der Konversation zurückzukehren. Detailliertes Verfahren zur Verifizierung - im Artikel So überprüfen und beheben Sie die Transkription.
Was Sie vor dem Senden überprüfen sollten
- Aus dem Thema geht klar, welches Projekt oder welche Einberufungsrede.
- Jeder „Vereinbarte“ wird durch das Gespräch bestätigt.
- Die Aufgaben haben ein spezifisches Ergebnis, einen verantwortlichen und vereinbarten Zeitraum oder eine Marke, die der Begriff angegeben wird.
- "Morgen" und "am Freitag" werden durch Termine ersetzt; für die Zeit wird eine Zeitzone angezeigt, wenn die Teilnehmer in verschiedenen Regionen arbeiten.
- Die versprochenen Dateien sind angehängt, die Links werden am Adressaten geöffnet.
- Zusätzliche persönliche Informationen und interne Kommentare gelöscht.
- Die Adressatin versteht, welche Frage zuerst zu beantworten ist.
Wenn der Teilnehmer eine Änderung gesendet hat, aktualisieren Sie den gewünschten Absatz in derselben Korrespondenz. Zum Beispiel: „Laufte den Layout-Begriff: 28. September statt 25. September.“ Das Team wird eine klare Version der Vereinbarung haben.
Häufig gestellte Fragen
Wann soll ich nach dem Treffen einen Brief versenden?
Wählen Sie eine Arbeitsregel: Bereiten Sie ein Schreiben am selben Tag oder am nächsten Werktag vor. Wenn Sie Materialien für eine bestimmte Zeit versprochen haben, konzentrieren Sie sich auf diese Anordnung. Wenn die Berechnung noch nicht fertig ist, senden Sie die verifizierten Ergebnisse und geben Sie separat an, wenn Sie mit der Berechnung zurückkehren.
Wie unterscheidet sich Follow-up vom Protokoll?
In diesem Artikel ist Follow-up ein kurzer Brief, um weiterhin mit dem Kunden zu kommunizieren. Das Protokoll kann den Verlauf der Diskussion, Teilnehmer und Entscheidungen aufzeichnen. Wenn das detaillierte Dokument bereits vorhanden ist, kann der Brief die Hauptaktionen und den Verweis darauf belassen.
Kann ich einen automatischen Sammari an den Kunden schicken?
Verwenden Sie es als Entwurf. Überprüfen Sie die Fakten, Versprechen, Bedingungen und Zusammensetzung der Adressaten und bearbeiten Sie dann den Text für die Aufgabe des Briefes. Für den Kunden ist der nächste Schritt in der Regel wichtiger als die Nacherzählung des gesamten Anrufs.
Was tun, wenn der Kunde schweigt?
Kehren Sie zu einer bestimmten Frage in derselben Korrespondenz zurück. Wenn das Antwortdatum vereinbart wurde, erinnern Sie mich daran; wenn nicht, wählen Sie ein angemessenes Intervall unter Berücksichtigung der Dringlichkeit der Aufgabe. Das Fehlen einer Antwort wird nicht als Arbeitsbestätigung der streitigen Frist oder als neuer Arbeitsaufwand verwendet.
Zusätzliches Material: Dropbox-Empfehlungen zu Briefen nach dem Treffen. Vorlagen, Trainingssituationen und Verifizierungstabellen auf dieser Seite werden vom Transkribator-Team erstellt.
Überprüfen Sie zuerst das Gespräch. Dann schicken Sie den Brief.
Senden Sie, um den Datensatz in Transkribator zu verarbeiten, erhalten Sie Text mit Timecodes und finden Sie Lösungen, die an den Client übertragen werden müssen. Aus einer bewährten Transkription ist es einfacher, einen kurzen Brief ohne verpasste Bedingungen zu sammeln.
Transkription der Aufzeichnung des Treffens10 Minuten nach der Registrierung kostenlos. Die Qualität der Erkennung hängt von der Aufzeichnung ab.