Aufgaben nach SMART formulieren: ein Beispiel nach einem Gespräch

SMART klärt das Ergebnis, die Machbarkeit muss geprüft werden

SMART hilft, die Formulierung eines Ziels oder einer Aufgabe zu prüfen. Üblich sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Entscheidend sind die praktischen Fragen: Was soll sich ändern, woran erkennt man es, und unter welchen Bedingungen ist die Arbeit möglich?

Bei mündlichen Aufträgen bleiben Erwartungen oft offen. „Bring den Bericht bis Freitag in Ordnung“ sagt nicht, welche Fehler zu prüfen sind oder wer das Ergebnis abnimmt. Ein Transkript bewahrt den Wortlaut, ersetzt aber keine Abstimmung des Umfangs.

Fünf Prüfungen vor der Übergabe

1. S — das konkrete Ergebnis nennen

   Beschreiben Sie das benötigte Dokument, die Handlung oder Änderung. „An Anfragen arbeiten“ ist eine Tätigkeit. „Wiederkehrende Fragen mit Quellen auflisten“ beschreibt ein Ergebnis.

2. M — die Prüfung festlegen

   Messbarkeit erfordert keine hohen Wachstumszahlen. Bei einem Dokument kann man Pflichtfelder, die Abdeckung der Quellen und die Erfüllung aller Pflichtpunkte prüfen.

3. A — Bedingungen für die Umsetzung prüfen

   Sind Quellenzugriff, Kenntnisse, Zeit und eine Abstimmung strittiger Punkte möglich? Nennen Sie unerfüllte Abhängigkeiten ausdrücklich, bevor Sie die Aufgabe als erreichbar einstufen.

4. R — den Zweck erläutern

   Verbinden Sie das Ergebnis mit einem Bedarf. Dient die Fragenliste zur Überarbeitung einer Hilfeseite, wird klar, warum verständliche Fragen und geprüfte Antworten wichtig sind.

5. T — Frist und Freigabe festlegen

   Geben Sie das Datum und bei Bedarf Uhrzeit und Zeitzone an. Trennen Sie Entwurfsfrist und endgültige Abnahme, wenn dazwischen jemand prüfen muss.

Vom mündlichen Auftrag zur Aufgabenkarte

Fiktives Beispiel. Umfang, Datum und Anforderungen an Antworten fehlen. Fragen Sie, welche Gespräche zählen, wer Antworten bestätigt und welches Dokument der Support braucht.

Aufgabenkarte: „Bis Donnerstag, 16:00 Uhr Moskauer Zeit, eine Fragentabelle aus den zehn vereinbarten Aufnahmen erstellen. Pro Frage Kontext und Quelle angeben. Antwortentwürfe bis zur Freigabe durch die Supportleitung als ungeprüft markieren. Ziel ist die Grundlage für die Hilfeseite.“

Eine Verringerung der Anfragen um 30 % wird nicht versprochen, da die Wirkung noch nicht gemessen wurde. Zehn Aufnahmen sind ein Beispielumfang. Fehlt der Zugriff rechtzeitig, meldet die zuständige Person die Abhängigkeit und die Frist wird ausdrücklich angepasst.

Arbeitsergebnis und geschäftliche Wirkung unterscheiden

Eine Antworttabelle ist vorzeigbar. Weniger Aufwand im Support ist eine breitere Wirkung, die von Antwortqualität, Platzierung der Seite und Nutzerverhalten abhängt. Prüfen Sie sie bei Bedarf nach Einführung separat und versprechen Sie sie nicht als sicheres Ergebnis.

„Zu 100 % gut machen“ nennt keine Kriterien. Listen Sie beobachtbare Bedingungen auf: Links öffnen sich, strittige Antworten sind markiert, ausgewählte Quellen bearbeitet. Bei kreativer oder forschender Arbeit lassen sich prüfbares Ergebnis und Umfang festlegen, ohne den Schluss vorwegzunehmen.

Bitten Sie die zuständige Person, die Aufgabe mit eigenen Worten zu erklären. Weicht das Ergebnis ab, korrigieren Sie die Karte vor Arbeitsbeginn. Die Aufnahme kann den Ursprung der Abweichung zeigen. Die Klärung müssen die Beteiligten vereinbaren.

Aufgabenkarte nach dem Gespräch

Benötigtes Ergebnis:
Für wen und warum:
Quellenmaterial:
Teil des Umfangs:
Außerhalb des Umfangs:
Prüfkriterien:
Zuständige Person:
Abnahme durch:
Zugänge und Abhängigkeiten:
Entwurfsfrist:
Freigabefrist:
Vorgehen bei Blockaden:
Quelle und Zeitcode:
Nach dem Gespräch bestätigte Klärungen:

• Das Ergebnis lässt sich zeigen oder prüfen.
• Es ist keine Wirkung versprochen, die außerhalb der Kontrolle der zuständigen Person liegt.
• Umfang und Abhängigkeiten sind benannt.
• Die Frist ersetzt kein Qualitätskriterium.