Mapa de partes interesadas: ejemplo después de la reunión inicial
Crea un mapa a partir de la reunión inicial: intereses, influencia, autoridad y plan de comunicación. Incluye matriz y plantilla.
¿Quién falta en la lista de asistentes?
Un responsable puede hablar de la implementación aunque otros empleados usen el resultado cada día. Quien autoriza el acceso o aprueba el resultado puede estar ausente. Usa la lista como punto de partida.
El mapa ayuda a decidir con quién hablar de una decisión, a quién enseñar un prototipo y a quién informar. No clasifica personas. La influencia depende del asunto y puede variar por etapa.
Crea el mapa en cuatro pasos
Define el resultado del proyecto
Describe el cambio en una frase y enumera las actividades afectadas. Por ejemplo, el equipo registrará solicitudes en un sistema común. Pregunta quién crea, revisa, usa y mantiene esos datos. Así aparecen personas ajenas a la reunión inicial.
Distingue interés y autoridad
Anota qué quiere conseguir o conservar cada persona y qué puede decidir. Hablar mucho no implica aprobar el presupuesto. Si una atribución procede de un colega, márcala como pendiente de confirmar.
Elige cómo involucrar a cada parte
Para cada asunto, decide si corresponde decidir juntos, pedir asesoramiento, mostrar un avance o enviar el resultado. Evita invitar a todo el mundo a todo. Indica el hecho que activa la participación.
Revisa y actualiza el mapa
Envía a las personas sus roles y acuerdos, y verifica quién falta. Revisa el mapa cuando cambie la etapa, el cliente o quien decide. El responsable del piloto puede ser distinto de quien aprueba el lanzamiento general.
Lanzamiento de un formulario único de consultas
El ejemplo es ficticio. Nombres, condiciones y resultados solo ilustran el método.
Yo apruebo el formulario, pero el responsable de soporte sabe qué campos son obligatorios. Los empleados lo completarán a diario y el administrador da acceso a los datos antiguos.
Esa frase da lugar a cuatro conversaciones. Aprobar el aspecto no aprueba los campos. Dar acceso no implica responder por la calidad de los datos.
La matriz muestra acciones para este caso. En un proyecto real, aclara primero los intereses y la influencia y luego decide cómo colaborar.
| Parte interesada | Qué aclarar | Cuándo involucrarla |
|---|---|---|
| Cliente | Quién aprueba la versión final | Antes de aprobar el formulario |
| Soporte | Qué datos hacen falta para responder | Al diseñar los campos |
| Usuarios | Qué resulta confuso al completar el formulario | Durante la prueba |
| Administrador | Condiciones y límites de acceso | Antes de migrar los datos de trabajo |
Plantilla de mapa y plan de comunicación
Registra el asunto concreto que requiere la participación de cada parte además del nombre o cargo.
Parte interesada / rol: Cómo le afecta el resultado: Interés o expectativa: Qué puede decidir: Qué falta confirmar: Forma de participación: Hecho que activa la participación: Quién mantiene el contacto: Fuente: reunión, código de tiempo y confirmación: Próxima revisión:
Verifica quién necesita asistir a la próxima llamada
- El mapa incluye a quienes usarán el resultado aunque no asistieran al inicio.
- La autoridad está separada de las suposiciones.
- Hay una pregunta o acción clara para cada parte.
- El mapa indica fecha y etapa.
Veamos los detalles
¿En qué se diferencia el mapa de RACI?
El mapa indica a quién afecta el proyecto y cómo colaborar. RACI asigna roles a tareas concretas. Se complementan.
¿Hay que puntuar a todas las personas?
No. Para un equipo pequeño basta explicar influencia, interés y participación. Los números sin criterios acordados dan una falsa sensación de precisión.