Solicitud de cambio de proyecto: cómo documentarla después de una llamada
Convierte una petición del cliente en una solicitud de cambio con motivo, diferencia respecto al alcance, impacto y decisión. Incluye ejemplo y plantilla.
Distingue una aclaración de una ampliación del alcance
«Agreguemos un filtro» parece una petición pequeña. Puede afectar a datos, permisos y pruebas. Aclara si el cliente precisa lo acordado o pide un resultado distinto.
La solicitud conserva la decisión tras la reunión. En un proyecto pequeño puede bastar una ficha que conecte propuesta, evaluación y aprobación. El contrato sigue siendo una fuente independiente de obligaciones.
Aclara la petición antes de prometer una fecha
Conserva las palabras originales
Localiza el fragmento y anota el problema que se quiere resolver. Si se propone un botón, pide un ejemplo de algo que hoy no se puede hacer. Indica quién propone el cambio y qué versión se comenta.
Compara con el acuerdo original
Pon juntas la versión acordada y la propuesta. Describe la diferencia concreta. Si ya se prometió ese comportamiento, quizá sea una corrección. Verifica la documentación.
Evalúa las partes afectadas
Pide al equipo que revise datos, interfaz, integraciones, pruebas y soporte. Mientras no se acuerden, registra plazo y esfuerzo como estimaciones con condiciones. Indica qué falta para confirmarlas.
Registra la decisión y sus consecuencias
Indica el estado: por aclarar, en evaluación, aprobado, pospuesto o rechazado. Tras aprobarlo, actualiza el plan y los criterios de prueba. Guarda la versión anterior para saber qué cambió y por qué.
Filtro por sucursal en un informe
El ejemplo es ficticio. Nombres, condiciones y resultados solo ilustran el método.
El informe es general. Queremos elegir una sucursal y conservar la vista general. Algunas solicitudes antiguas no tienen sucursal.
El cambio va más allá de la interfaz. Hay que decidir cómo mostrar los registros sin sucursal y qué hacer con el total de la empresa.
Mientras no se aclare cómo tratar los valores vacíos, no se puede prometer que baste con una lista. La ficha conserva la condición después de la llamada.
| Punto | Contenido | Estado |
|---|---|---|
| Motivo | Hace falta una vista por sucursal | Confirmado |
| Conservar | Informe general de la empresa | Incluir en las pruebas |
| Aclarar | Regla para solicitudes sin sucursal | Pregunta abierta |
Ficha de cambio
La plantilla ayuda a discutir el alcance junto con el proceso de aprobación de tu empresa.
Cambio y solicitante: Motivo y caso de ejemplo: Opción acordada actual: Opción propuesta: Qué se conserva: Datos y procesos afectados: Estimación y condiciones: Preguntas abiertas: Decisión, quién la tomó y fecha: Documentos actualizados: Cómo verificar el resultado:
Verifica que se puede reconstruir la decisión
- La petición se comparó con el alcance previo.
- La estimación preliminar está marcada como tal.
- La decisión tiene fecha y responsable autorizado.
- Tras aprobarla se actualizó también el plan de trabajo.
Veamos los detalles
¿Toda aclaración requiere una solicitud?
No. Traza el límite en cambios de resultado, plazo, costo o condiciones importantes. Puedes registrar una aclaración menor en el diario si las reglas del proyecto lo permiten.
¿Qué pasa si las partes recuerdan la conversación de otra forma?
Vuelve a la grabación y a los documentos acordados. Muestra el fragmento y pide que confirmen su sentido. Discute las interpretaciones antes de elegir una.