Brief del cliente: preguntas, plantilla y ejemplo después de una llamada
El cliente explicó en detalle lo que necesitaba. Queda por convertir la conversación en un documento sobre el cual discutir el trabajo, el tiempo y los materiales de origen.
Cada línea del resumen tiene estatusAsí que los deseos no se convierten en las promesas del intérprete
Respuesta corta
Un resumen para el cliente es una breve descripción de la tarea y las condiciones de referencia: por qué necesita trabajo, para quién, qué debe resultar, cuáles son las limitaciones y quién acepta el resultado. Pueden llenarlo juntos en la llamada. Después de la conversación, recoge las respuestas en un documento, marca los huecos y envía al cliente para su verificación. A continuación se presentan preguntas, plantilla y ejemplo para un pequeño proyecto.
Contenido
¿Qué debería aclarar el resumen
“Necesitamos un sitio web moderno”, “quiere más ventas”, “hacer como un competidor” – buenos comienzos de la conversación, pero datos iniciales débiles para el trabajo. De estos, no está claro quién vendrá al sitio, qué acción debe hacer y qué considera el resultado listo.
El resumen ayuda a aclarar estas cosas a una evaluación detallada. No tiene que ser un cuestionario largo. Si el cliente es más fácil de explicar la tarea por voz, realice una entrevista y complete el documento usted mismo. Este método de llenado de juntas describe y Gestión Breve De La SEMAna.
Comparta tres documentos para su propósito previsto. El informe recoge la introducción. La tarea técnica describe en detalle qué y cómo debería funcionar. Carta después de la reunión Fija los acuerdos y acciones más cercanos. Pueden referirse entre sí, pero no están obligados a repetir el texto completo.
¿Qué preguntas hacer al cliente
Comience con la situación y luego pase a los requisitos. Por lo tanto, es menos probable que obtenga una lista de funciones para las que nadie recuerda la tarea original.
| Qué preguntar | Pregunta de trabajo | Si la respuesta es demasiado general |
|---|---|---|
| Motivo del proyecto | ¿Qué está pasando ahora y por qué decidiste cambiarlo ahora? | Pida entender un caso reciente. |
| Resultado | ¿Qué debe hacer una persona después de la finalización del proyecto? | “Más conveniente” reemplazar con una acción específica. |
| Audiencia | ¿Quién utilizará el resultado y en qué situación? | Seleccione el escenario principal si la respuesta es “todos”. |
| Fronteras | ¿Qué se incluye necesariamente en la primera etapa y qué se puede posponer? | Pregunte, sin el cual el lanzamiento pierde su significado. |
| La fuente | ¿Qué textos, archivos, accesos y datos están listos? | Verifique el propietario y la fecha de recepción de cada uno. |
| Restricciones | ¿Existe una fecha fija, rango presupuestario y reglas obligatorias? | AverigÚnte qué se puede cambiar si hay una falta de recursos. |
| Recepción | ¿Quién comprueba el trabajo y por qué motivos toma el resultado? | Pida un ejemplo de un resultado aceptable. |
No hagas preguntas que no cambien nada en tu trabajo. Para la portada del podcast y para el sistema de armonización de aplicaciones, es necesario un conjunto diferente de introductoria. La parte general ayuda a iniciar una conversación; los temas se agregan a un proyecto específico.
Breve plantilla para copiar
Copie el bloque al documento. Reemplace los campos entre corchetes con respuestas. En cada requisito controvertido, deje el estado para que el cliente pueda comprobarlo.
Proyecto: [nombre].
Fecha y versión: [fecha, número].
Por parte del cliente se compromete a: [nombre / rol].
1. La situación original
[Lo que está pasando ahora. Ejemplo de un problema.]
2. Propósito y usuario principal
[Por quien lo hacemos. Qué tarea debería resolver.]
3. El resultado de la primera etapa
[Composición específica del resultado y escenarios obligatorios.]
4. Más allá de los límites de la etapa
[Lo que se discutió pero aún no se incluyó.]
5. Materiales iniciales
[Material — quién proporciona — término — estado de preparación.]
6. Restricciones
[Fecha, rango de presupuesto, formatos, requisitos técnicos y de marca.]
7. Comprobación del resultado
[Quién comprueba — lo que demostramos— cómo registrar las observaciones.]
8. Preguntas abiertas
[Pregunta — quién responde — cuando necesita una respuesta – qué afecta.]
Confirmación:
[Qué párrafos han confirmado, por quién y cuándo. Referencia al debate actual.]
No oculte restricciones importantes en el campo Comentarios. Si el inicio depende del catálogo de mercancías, el período de recepción del catálogo debe ser visible junto a la etapa correspondiente.
Ejemplo de un resumen lleno después de una conversación
Un ejemplo educativo: un taller ficticio ordena una página para pedidos corporativos. Este no es un caso real de Transkribator.
La situación. Las aplicaciones llegan al mensajero. El gerente especifica cada vez la circulación, la fecha y el método de aplicación del logotipo.
El objetivo. Ayudar al representante de la empresa a enviar los datos iniciales para su cálculo por una dirección.
La primera etapa está confirmada. Una página con ejemplos de productos, descripción del proceso y formulario de solicitud. En la forma: tipo de producto, cantidad, fecha deseada y contacto para respuesta.
No incluido, confirmado. Pago online, cuenta personal y cálculo automático de precios.
Materiales. El cliente proporciona fotos y lista de productos. La fecha de la transferencia aún no ha sido confirmada.
Limitación. El cliente quiere mostrar la página en la exposición el 20 de noviembre. La posibilidad de comenzar en esta fecha se evalúa después de recibir materiales y acordar el volumen.
La recepción. El gerente del cliente envía una solicitud de prueba desde el teléfono y la computadora. Comprueba que la aplicación contiene campos completados. Los textos son acordados por el jefe del taller.
Una pregunta abierta. ¿Puedo adjuntar el logo a la aplicación? En la conversación, se propuso la función, pero no se tomó ninguna decisión. Es necesario aclarar los formatos admisibles y el almacenamiento de los archivos.
No hay promesa de “aumentar las ventas en un 30%”. El documento describe el resultado que se puede verificar. Si el proyecto tiene un indicador de negocio, arréglelo por separado junto con el método de medición y los factores que influye el intérprete.
Cómo recoger un informe de un registro de convocatoria
- Obtenga el texto de la conversación. Para el resumen de trabajo, no todas las palabras son importantes, sino la formulación completa de los requisitos y las condiciones.
- Marque las respuestas por sección. Objetivos - a los objetivos, deseos a la interfaz - a los requisitos, el momento de la transferencia de fuentes - a los materiales.
- Verifique los datos numéricos. Vuelva a escuchar los plazos, las cantidades, las unidades de medida y la mención del presupuesto.
- Encuentre las condiciones. “Podremos el viernes si recibimos los mensajes de texto el martes” no se puede reducir a la promesa del viernes.
- Separa tu oferta de la respuesta del cliente. La frase del intérprete “se puede agregar filtro” no significa que el filtro sea necesario e incluido en el precio.
- Reúna las respuestas que faltan. Envíe una breve lista de preguntas que afectan el volumen o la evaluación.
En el borrador interno, puede mantener los códigos de tiempo cerca de los requisitos complejos. En la versión del cliente solo obtienen si ayudan a comprobar el significado. Enviar al cliente toda la transcripción en lugar de un informe suele ser inconveniente: tendrá que volver a hacer su trabajo editorial.
Ejemplo de conversión. “Bueno, para que fuera hermoso y las aplicaciones se fueron” → “Necesitamos aclarar: quién deja la aplicación, qué datos transmiten y qué camino le impide ahora”. La frase general se convierte en una pregunta, no en un requisito inventado.
Cómo ponerse de acuerdo y no perder la versión actual
Nombre el documento claramente: “Cría – órdenes corporativas – versión 1”. En el mensaje, solicite verificar secciones específicas: la composición de la primera etapa, las fuentes y las preguntas abiertas. Indique qué respuesta se necesita para continuar la evaluación.
Si el cliente cambia el requisito, actualice el documento y haga una breve lista de los cambios. No guarde tres archivos con el mismo nombre “Final” a su lado. Una versión actual y la historia de las decisiones importantes deben estar disponibles para el responsable del trabajo.
Si usted contradice, no elija una formulación conveniente usted mismo. Por ejemplo, al comienzo de la reunión, el cliente excluyó el pago en el sitio, y al final lo mencionó como deseable. Escriba la pregunta: “Confirmar si el pago en línea se incluye en la primera etapa o permanece en los planes”. Antes de la respuesta, no considere la cantidad a acordar.
- El objetivo se describe a través de la tarea humana.
- Los requisitos obligatorios están separados de los deseos.
- Hay una lista de lo que no está incluido en el escenario.
- Se sabe quién proporciona los materiales y se pondrá de acuerdo sobre el resultado.
- Los términos y condiciones no confirmados están claramente marcados.
- El cliente recibió una solicitud clara para comprobar el informe.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si el cliente no quiere rellenar el cuestionario?
Ofrezca una breve conversación y llene el resumen de sus respuestas. A continuación, envíe el documento para su verificación. No tienes que conseguir que un cliente reescriba todo lo que ya ha explicado en voz.
¿Cuántas preguntas deben estar en el resumen?
El tiempo que sea necesario para entender el problema y la siguiente solución. Retire las preguntas “por si acaso” y agregue refinamientos sustantivos para su servicio.
¿Es posible evaluar el proyecto en el brief?
En la introducción completa es posible discutir la evaluación preliminar. Si el precio o plazo depende de los requisitos desconocidos, enumérelos e indique que la estimación se especificará después de las respuestas.
¿Transkribator estará de acuerdo con el cliente?
No. No. La transcripción ayuda a restaurar lo que se dice. La estructura del documento, la verificación de los requisitos y la coordinación con el cliente son realizados por usted.
Material adicional: SEMANA – redacción y alineación del informe. La plantilla y el ejemplo completado en este artículo son editoriales.
Mantenga la introducción de la conversación
Transkribator traduce la grabación de la llamada en el texto con códigos de tiempo. Utilice la transcripción para reunir requisitos, encontrar condiciones y preparar un resumen que el cliente podrá comprobar.
Transcribir la conversaciónCompruebe la redacción importante y los códigos de tiempo para el registro original antes de utilizar el texto.