Preparación de una negociación con la grabación anterior: hoja de trabajo

Parta de una versión compartida de la conversación anterior

Antes de volver a reunirse, es fácil recordar solo la concesión deseada y olvidar la condición. «Podemos adelantarlo si los materiales están listos» pasa a ser «Prometieron adelantarlo». La grabación recupera la condición completa y evita que el siguiente intercambio se base en un error.

La hoja es para su equipo. A diferencia del acta, incluye hechos confirmados, hipótesis, preguntas, opciones y límites internos para decidir. Distinga estos tipos de información para que una suposición sobre la otra parte no se tome por un hecho.

Prepare los datos de respaldo y las opciones

1. Recupere los puntos confirmados

   Localice acuerdos, negativas, condiciones y compromisos de aclarar información. Guarde los códigos de tiempo de los pasajes discutidos. Consulte los documentos vigentes. Si las condiciones cambiaron tras la reunión, use la versión acordada más reciente junto con la grabación.

2. Distinga la postura del interés

   Una postura describe qué condición quiere una parte. El interés explica para qué la necesita. «Necesitamos adelantar el lanzamiento» puede estar ligado a un evento o a una revisión interna. Si no se ha dado un motivo, pregunte en vez de intentar adivinarlo.

3. Defina sus límites

   Anote qué puede aprobar por su cuenta, en qué casos debe consultar a sus compañeros y qué dependencias limitan las opciones. Planifique qué hacer si no hay acuerdo. Evite hacer una concesión que su equipo no pueda cumplir solo para terminar bien la reunión.

4. Prepare opciones y preguntas

   Busque combinaciones de condiciones en lugar de centrarse en una sola concesión. Para cada opción, indique el resultado, las dependencias y las consecuencias. Empiece la siguiente reunión comprobando qué ha cambiado y debata las opciones a partir de los hechos compartidos.

Debate sobre un lanzamiento adelantado

El siguiente ejemplo didáctico es ficticio. Los nombres, las condiciones y los resultados solo sirven para explicar el método.

La postura de adelantar el lanzamiento responde al interés de mostrar un caso de uso. Eso permite hablar de una primera fase limitada. El cliente todavía no ha aceptado cualquier reducción del resultado.

Aclare el caso de uso, las condiciones de la demostración y el criterio para darla por lista. El equipo comprueba por separado si la fase es viable. Hasta entonces, se trata de una opción para debatir y el plazo aún no se ha prometido.

Hoja para preparar la próxima ronda de negociación

Reserve columnas separadas para lo confirmado y lo supuesto. La reunión es más fácil de dirigir si el equipo parte de la misma información.

Objetivo de la próxima reunión:
Acuerdos confirmados:
Condiciones y dependencias:
Preguntas pendientes:
Posturas de las partes:
Intereses expresados:
Hipótesis por comprobar:
Nuestras atribuciones y límites:
Opción A / condiciones / consecuencias:
Opción B / condiciones / consecuencias:
Qué haremos si no hay acuerdo:
Cómo registraremos el resultado:

Compruebe que el equipo está preparado

• Las afirmaciones condicionales se han conservado completas.
• Los motivos de la otra parte no se dan por confirmados.
• Está claro quién puede aprobar las decisiones.
• Se han comprobado las dependencias de cada opción.