Compte rendu d’entretien : consigner les éléments factuels au-delà du « bon feeling »

Le compte rendu transmet les raisons de la décision

Après plusieurs entretiens, les réponses se mélangent facilement. Un compte rendu bref aide à comparer les candidatures selon les mêmes critères et à examiner concrètement les divergences entre évaluateurs.

Enregistrer la conversation n’autorise pas à collecter des données superflues. Ne gardez que les informations nécessaires à la décision et respectez les règles d’accès et de conservation. Cet article ne remplace ni les règles internes des RH ni un examen juridique.

Séparez les faits, l’interprétation et les notes

1. Consignez le contexte de l’entretien

   Indiquez le poste, la version du questionnaire, les participants et le format. Séparez les informations d’organisation de l’évaluation des compétences. Si une partie de l’entretien n’a pas eu lieu, signalez cette limite.

2. Rassemblez les éléments factuels pour chaque critère

   Relevez les actions, les décisions et les résultats dans les exemples concrets de la personne. Résumez ses paroles sans en changer le sens. Vérifiez les citations importantes dans l’enregistrement et gardez leur repère temporel dans les documents internes.

3. Appliquez la grille commune

   Comparez chaque élément factuel aux niveaux définis à l’avance. Faute de données, ne mettez pas une note intermédiaire pour remplir la grille. Précisez le point qui reste ouvert et s’il peut être éclairci plus tard.

4. Formulez la conclusion et les risques

   Synthétisez les notes une fois tous les critères traités. Mentionnez les atouts, les risques et les conditions qui concernent le travail. La conclusion doit découler de la grille, sans avis inédit dans la dernière ligne.

Réponse fictive sur un conflit de priorités

L’exemple pédagogique ci-dessous est fictif. Les noms, les conditions et les résultats servent uniquement à expliquer la méthode.

Fait à consigner : la personne a comparé les dépendances, proposé une option et obtenu l’accord des parties prenantes. Interprétation : elle sait mettre en évidence un conflit de priorités et chercher une solution commune.

On ignore comment la personne a annoncé le changement à l’équipe et ce qui s’est passé ensuite. Si cela compte pour le poste, signalez ce manque au lieu d’écrire « communique très bien ».

Modèle de compte rendu d’entretien

Utilisez uniquement les critères approuvés et respectez les règles d’accès au document.

Poste / personne candidate / date :
Personnes ayant conduit l’entretien :
Version du questionnaire et de la grille :
Critère :
Élément factuel bref :
Citation ou repère temporel, si nécessaire :
Note et justification :
Ce qui reste inconnu :
Comment combler cette lacune :
Faits organisationnels à part :
Atouts pour le poste :
Risques pour le poste :
Décision et justification :
Accès et délai de conservation selon les règles de l’entreprise :

Vérifiez le résultat avant de l’utiliser

• Toutes les notes se rapportent aux critères du poste.
• Les éléments factuels sont séparés de leur interprétation.
• Les informations manquantes sont signalées clairement.
• La conclusion ne formule aucun nouvel avis sans élément à l’appui.