E-mail de suivi après une réunion client : modèle et exemples
Que écrire après l'appel, afin que le client ait des accords clairs, des délais et la prochaine étape.
Une lettre est une suite claire de la conversationEnregistrez trois types d'informations différentes
Réponse courte
Dans la lettre qui suit la réunion, préciser le sujet de la conversation, les décisions confirmées, les actions avec des responsabilités et les délais, les questions ouvertes et une demande au destinataire. Un tel suivi permet de continuer à travailler après l'appel. Vous trouverez ci-dessous un modèle pour la copie et trois exemples pour différentes situations.
Sommaire
Qu'est-ce qui devrait rester après la réunion
Vous avez terminé l'appel et êtes sûr d'avoir convenu de la prochaine étape. Après deux jours, il s'avère: le client attendait une estimation, vous êtes le matériau original, et chacun a compris le terme à sa manière. La lettre a besoin de telles différences pour devenir visible à la fois.
Un bon suivi permet au destinataire de répondre à trois questions en une minute: ce que nous avons décidé, ce qui se passe maintenant et ce qui est exigé de moi. Par conséquent, il n'a pas toute la conversation, mais l'information pour continuer le travail.
Si vous avez besoin d'un document interne détaillé, utilisez protocole avec décisions sur l'enregistrement de la réunion. Dans la lettre au client, de courts résultats et des références aux matériaux dont il a vraiment besoin.
Qui écrit ? D'accord à la fin de l'appel. Une phrase amicale: « Je vais rassembler les résultats et vous envoyer une lettre avec nos prochaines étapes. » Ensuite, les participants comprennent à qui attendre le message.
Structure d'écriture: Six blocs courts
| Bloc | Ce qu'il faut inclure | Ce qu'il faut éviter |
|---|---|---|
| Thème | Projet, sujet de discussion et date | « Sur notre question » sans contexte |
| L'Intro | Une phrase sur la rencontre dont nous parlons | Un long merci pour la demi-page |
| Solutions | Ce que les participants ont confirmé | Idées enregistrées comme décisions prises |
| Actions | Résultat, mandat responsable et convenu | "Déterminons-le bientôt" |
| Questions ouvertes | Que faut-il préciser et de qui | Devinez plutôt que des données manquantes |
| Réponse du destinataire | Une demande claire pour la prochaine étape | “En attente de commentaires” sans préciser |
Le libellé « Lancer du catalogue : les résultats de la réunion du 23 septembre », « Projet « Nord » : matériaux à calculer » ou « Service de démonstration : questions et prochaine étape » conviendra au sujet. Sur une telle ligne, la lettre est plus facile à trouver et à trouver plus tard.
Écrivez « vous envoyez une liste d’articles avant le 25 septembre » uniquement si le client l’a confirmé. Si vous avez offert une date limite, désignez-la comme une phrase: «Est-il pratique d'envoyer une liste avant le 25 septembre?»
Modèle de lettre après la réunion
Copiez le texte et remplacez les champs entre crochets. Supprimez les blocs qui ne sont pas liés à votre réunion. Ne laissez pas les sections formelles vides.
[Nom], bon après-midi !
Nous avons rassemblé les résultats de notre conversation sur [la tâche du client].
Confirmé:
[Décision 1].
[Décision 2].
Les actions suivantes:
[Nom / partie] — [résultat spécifique] — [date limite convenue].
[Nom / partie] — [résultat spécifique] — [date limite convenue].
Nous devons préciser:
[Une question qui est restée ouverte, et à qui elle s'adresse].
Matériaux: [liens vers des documents promis avec une explication qui est à l'intérieur].
S'il vous plaît [une action: confirmer la composition du travail / choisir l'option / envoyer les données]. Si j'ai enregistré un arrangement de façon inexacte, corrigez-moi.
[Nom, position, contact]
Ne transformez pas la dernière ligne en une demande formelle pour « tout confirmer ». Indiquez quelle réponse dépend de la poursuite du travail. Par exemple: «Confirmez, s’il vous plaît, qui sera d’accord sur la disposition de votre part. »
Trois exemples de situations différentes
Tous les noms, projets, termes et circonstances ci-dessous sont fictifs.
1. Après la première réunion: nous attendons les données initiales
Anna, bon après-midi !
La réunion a discuté du catalogue pour les clients de gros. À la première étape, vous avez besoin de cartes de produits et d'un formulaire de demande de prix. Le paiement en ligne à cette étape n'est pas inclus.
Les étapes suivantes:
- Vous envoyez une liste de catégories et un exemple de carte de produit jusqu'au 25 septembre.
- Je prépare une évaluation jusqu'au 29 septembre si les documents sont reçus dans le délai convenu.
Il n'a pas encore déterminé qui mettra à jour les prix. Dites-moi, est-ce la tâche de votre employé ou devrait-il être inclus dans notre évaluation?
Alexei
La lettre sépare le volume convenu de la question ouverte. La condition pour préparer une évaluation peut être vue à côté du terme - il n'a pas besoin d'être recherché dans le dossier.
2. Après discussion: le délai n'a pas encore été convenu
Anna, bon après-midi !
J'ai convenu d'un nouvel ordre de sections. Le lancement de vendredi a été discuté comme la date souhaitée; la date limite n'a pas encore été confirmée.
Je vérifierai le nombre d'améliorations et demain jusqu'à 12:00, j'enverrai une date de lancement possible. Vous avez besoin d'une réponse sur deux cartes de produits: laisser les photos actuelles ou remplacer?
Alors que je fixe vendredi comme point de référence. La date de lancement sera confirmée par un message séparé après l'évaluation.
Alexei
Ici, il est utile d'écrire directement qu'il n'y a pas encore de solution. Les phrases «discuté», «proposé» et «d’accord» décrivent différents états de travail.
3. Le client n'a pas répondu à la lettre finale
Anna, bon après-midi !
Je reviens à notre lettre de catalogue. Il n'y a pas assez d'exemple de carte de produit pour l'évaluation. Dites-moi quand c'est pratique de l'envoyer ?
Si la préparation des matériaux est toujours reportée, veuillez en informer - convenir d'une nouvelle date de calcul. Je duplique la liste des données nécessaires ci-dessous dans la correspondance.
Alexei
Ce rappel explique la raison de l’appel et vous permet de répondre brièvement. Vous n'avez pas besoin de raconter la réunion ou d'augmenter la pression à chaque message.
Comment écrire une lettre sur l'enregistrement de l'appel
Si l'enregistrement est long, obtenez d'abord son texte, puis trouvez des fragments avec des solutions, des promesses et des clarifications. Sammari est pratique pour un point de référence, mais les dates, les montants, les noms et les conditions vérifient par le dossier lui-même.
- Préparer un enregistrement qui peut être traité. Vérifiez que l'appel correct est sélectionné et son utilisation correspond aux accords avec les participants.
- Envoyer un fichier à Transkribator pour traitement. Obtenez la transcription avec des codes temporels. L'exactitude dépend de l'enregistrement original; les noms et les numéros peuvent nécessiter une correction.
- Ne collecte que les bons fragments. Écrire des solutions, des actions et ouvrir des questions en trois groupes distincts.
- Vérifier le sens des obligations. Écoutez particulièrement attentivement les mots « si », « possiblement », « après accord » et « essayer ».
- Remplissez le modèle de lettre. Réduisez les répétitions, ajoutez les matériaux promis et formulez une demande au destinataire.
| Dans l'enregistrement | Comment réfléchir dans la lettre |
|---|---|
| « Nous allons essayer de donner la mise en page jeudi si nous avons des photos aujourd’hui. » | « Thurster a été discuté comme un point de référence lors de la prise de photos aujourd’hui. Le délai exige une confirmation. » |
| "Oui, j'enverrai la liste jusqu'à demain, jusqu'à 15 heures." | Anna envoie la liste jusqu'au 24 septembre, 15:00. Date et nom – après réconciliation avec le contexte d’une réunion particulière. |
| « Ce serait bien d’ajouter une autre version anglaise. » | « La question ouverte est la suivante: la version anglaise est-elle nécessaire et est-elle à ce stade? » |
Les fragments dans le tableau sont des exemples de formation, et non des extraits des dossiers des clients.
Vous vérifiez et envoyez la lettre vous-même. Transkribator aide à préparer une base de texte et à revenir aux bons lieux de conversation. Procédure détaillée pour la vérification - dans l'article Comment vérifier et réparer la transcription.
Que vérifier avant d'envoyer
- Sur le sujet, il est clair sur quel projet ou discours de convocation.
- Chaque « convenu » est confirmé par la conversation.
- Les tâches ont un résultat spécifique, une période responsable et convenue ou une marque que le terme est spécifié.
- « Demain » et « le vendredi » sont remplacés par des dates; pour l’heure, un fuseau horaire est indiqué si les participants travaillent dans différentes régions.
- Les fichiers promis sont joints, les liens sont ouverts au destinataire.
- Informations personnelles supplémentaires et commentaires internes supprimés.
- Le destinataire comprend la question à répondre en premier.
Si le participant a envoyé une modification, mettez à jour le paragraphe souhaité dans la même correspondance. Par exemple: «Gérer le terme de mise en page: 28 septembre au lieu du 25ème.» L'équipe aura une version claire de l'accord.
Questions fréquentes
Quand envoyer une lettre après la réunion ?
Choisissez une règle de travail: préparez une lettre le jour même ou le jour ouvrable suivant. Si vous avez promis du matériel pendant un certain temps, concentrez-vous sur cet arrangement. Lorsque le calcul n'est pas encore prêt, envoyez les résultats vérifiés et spécifiez séparément lorsque vous revenez avec le calcul.
En quoi le suivi est-il différent du protocole ?
Dans cet article, le suivi est une courte lettre pour continuer à communiquer avec le client. Le protocole peut consigner le déroulement de la discussion, les participants et les décisions. Si le document détaillé existe déjà, la lettre peut laisser les principales actions et se référer à elle.
Puis-je envoyer un sammari automatique au client ?
Utilisez-le comme un brouillon. Vérifiez les faits, les promesses, les conditions et la composition des destinataires, puis modifiez le texte pour la tâche de la lettre. Pour le client, l'étape suivante est généralement plus importante que la nouvelle narration de l'ensemble de l'appel.
Que faire si le client est silencieux ?
Revenir à une question spécifique dans la même correspondance. Si la date de réponse a été convenue, rappelez-moi après elle; sinon, sélectionnez un intervalle raisonnable, en tenant compte de l'urgence de la tâche. L'absence de réponse n'est pas utilisée comme confirmation de travail de la période contestée ou une nouvelle quantité de travail.
Matériel supplémentaire: Recommandations Dropbox sur les lettres après la réunion. Les modèles, les situations de formation et les tableaux de vérification sur cette page sont préparés par l'équipe de Transkribator.
Vérifiez d'abord la conversation. Alors envoyez la lettre.
Envoyer pour traiter l'enregistrement dans Transkribator, obtenir du texte avec des codes temporels et trouver des solutions qui doivent être transférées au client. D'une transcription éprouvée, il est plus facile de recueillir une courte lettre sans conditions manquées.
Transcrire l’enregistrement de la réunion10 minutes gratuites après l'inscription. La qualité de la reconnaissance dépend de l'enregistrement.