Definire lo scopo del documento finale
Una breve lettera cattura il passaggio successivo, un rapporto dettagliato spiega le raccomandazioni e una nota interna aiuta l'esperto a continuare. Scegli il formato prima della modifica: chi leggerà il totale e quale azione dovrebbe semplificare?
Indica lo stato del documento. Se questo è il risultato di riferimento della conversazione, chiamalo. La conclusione formale viene preparata in base ai requisiti per un particolare servizio; la trascrizione automatica non diventa tale conclusione.
Per una breve lettera, le conclusioni e le azioni sono di solito più importanti, per una nota di lavoro, il contesto e le questioni in sospeso. Scegliere la base aiuterà il materiale Oh differenza tra trascrizione, tesi e sammari.
Evidenzia i blocchi semantici
Nella trascrizione, trova la query originale, i fatti, i vincoli, le opzioni di azione, le raccomandazioni e le decisioni prese. Separare le parole del cliente dal Consiglio dell'esperto. Se non è chiaro chi stesse parlando, controlla la voce e le battute vicine sulla registrazione.
Salvate codici temporali di frammenti importanti nella bozza di lavoro. Sarà più facile per loro controllare la formulazione quando un cliente o un collega chiede chiarimenti.
Risultati della consultazione
Esecuzione di una knowledge base per l'help desk
- Contesto
- Il team di supporto risponde nuovamente alle stesse domande dei clienti.
- Richiesta
- Ridurre i tempi di preparazione delle risposte e concordare una formulazione uniforme.
- Fatti e limitazioni
- Le risposte richiedono la revisione di un esperto. I materiali non possono essere pubblicati prima dell'approvazione.
- Raccomandazioni
- Raccogliere Domande frequenti e preparare una piccola sezione di prova. Inizia dopo aver controllato le risposte originali.
- Decisioni
- Inizia con una sezione interna per i dipendenti. La versione pubblica non è ancora stata lanciata.
- Prossimi passi
- Il cliente invierà un elenco di domande duplicate. Il termine del trasferimento deve essere chiarito.
Compilare la sezione "Soluzioni" solo con accordi confermati. Le opzioni discusse possono essere lasciate nelle raccomandazioni e le ambiguità possono essere rese in domande per chiarimenti.
Controlla le passività
Le frasi "si può fare" e "lo faremo" hanno significati diversi. Controlla i termini, i costi, la quantità di lavoro e le condizioni per la registrazione e i documenti su cui i partecipanti si sono basati. Se l'accordo è ambiguo, designare la domanda per la conferma.
| Tipo di replica | Cosa suonava | Come riflettere alla fine |
|---|---|---|
| Idea | "Puoi iniziare con cinque risposte a domande frequenti." | Opzione per la discussione. L'esecutore e il termine non sono definiti. |
| Raccomandazione | "Consiglio di controllare prima le risposte con un esperto.» | Consiglio del consulente. Non significa che l'esperto abbia già accettato il compito. |
| Impegno confermato | Cliente: "invierò un elenco di domande venerdì prima delle 18: 00"» | Il cliente invia l'Elenco entro la scadenza concordata. La data e il fuso orario vengono specificati se necessario. |
Controlla se le condizioni sono cambiate ulteriormente nel corso della conversazione. La data provvisoria nel mezzo della registrazione può differire dall'accordo finale. In caso di contraddizione, salva la domanda e chiariscila con i partecipanti.
Raccogliere un risultato comprensibile
Inizia con due o tre frasi sullo scopo della consultazione. Quindi, riassumi le linee guida, le decisioni e le azioni comprovate. Un'azione è meglio descritta attraverso il risultato: cosa preparare, chi lo fa e per quale periodo concordato.
Metti le restrizioni accanto al Consiglio appropriato. Ad esempio:» prepara una FAQ pubblica dopo aver concordato le risposte «è più preciso di» pubblica una FAQ " Se non è già disponibile l'Autorizzazione per la pubblicazione.
Si prega di includere il seguente contatto o materiale alla fine se effettivamente concordato. Evita rinforzi come “produrrà sicuramente risultati” quando nella conversazione è stata discussa solo la possibilità. Per la prima bozza puoi usare riepilogo della vocee controlla i dettagli in base alla fonte.
Invia e salva
Prima dell'invio, controlla il destinatario, gli allegati e l'accesso al collegamento. Rimuovere i commenti interni e le informazioni dal riepilogo del cliente che non sono necessari per lo scopo concordato. Se il documento richiede ancora conferma, contrassegnalo come bozza.
Conserva il riassunto separato dalla registrazione completa e dalla trascrizione. Fornire l'accesso alla fonte a coloro che ne hanno bisogno per il proprio lavoro. Il periodo di conservazione è determinato dalle regole dell'organizzazione e dai documenti attuali del servizio; Li puoi trovare in Informativa sul trattamento dei dati personali.
Lista di controllo pratica
- Seleziona il formato e indica lo stato del documento.
- Separare la richiesta del cliente, il parere dell'esperto e la decisione presa.
- Controlla le promesse, i termini, i costi e l'ambito del lavoro.
- Lascia le restrizioni accanto ai consigli.
- Segna le domande che richiedono conferma.
- Controlla il destinatario, gli allegati e l'accesso al post completo.
Come completare un'attività in Transkribator
A pag “Da audio a testo” invia un record completato per l'elaborazione che può essere inviato per l'elaborazione e attendi il risultato. Innanzitutto, valuta il significato generale, quindi controlla i nomi, i numeri e i termini rispetto ai codici temporali.
Scarica il testo e continua a modificare nel tuo solito documento. Salva la trascrizione originale separatamente e assembla le sei sezioni semantiche in una copia funzionante. Prima dell'invio, confrontare nuovamente il totale con i frammenti verificati del record.
Principale
- L'esito della consultazione aiuta a comprendere le raccomandazioni e i prossimi passi.
- Il parere dell'esperto e l'obbligo del partecipante vengono registrati separatamente.
- Condizioni e restrizioni non dovrebbero andare perse quando il testo viene abbreviato.
- Accordi vaghi richiedono conferma.
- Il registro completo e le copie di lavoro sono conservate con accesso riservato.
Domande frequenti
È possibile inviare un riepilogo al cliente?
Sì, previa verifica manuale. Controlla i fatti, i termini e gli obblighi rispetto alla registrazione, rimuovi le informazioni sensibili non necessarie e assicurati che il testo sia comprensibile senza una conversazione completa. Il riepilogo automatico è comodo da utilizzare come bozza.
Il cliente ha bisogno di una trascrizione completa?
Non sempre. Spesso è sufficiente un breve documento con raccomandazioni e passaggi successivi. La trascrizione completa può essere conservata come fonte per la revisione se ciò è coerente con gli scopi e le linee guida di conservazione concordati.
Cosa fare con un accordo ambiguo?
Contrassegnalo come domanda e chiedi conferma. Ad esempio: “Abbiamo discusso della preparazione dei preventivi, dobbiamo chiarire l’esecutore e la scadenza”. Non sostituire l'incertezza con l'opzione più probabile.
Come indicare le restrizioni?
Scrivili accanto alla raccomandazione in un linguaggio semplice: da quali dati dipende e cosa deve essere controllato prima dell'implementazione. Se una condizione cambia il significato del consiglio, non dovrebbe essere relegata in una nota a piè di pagina poco appariscente o lasciata solo nella voce completa.
