データおよび処理の根拠を評価する
記録に誰が関与しているか、どのような情報が含まれているか、およびテキストが必要な理由を特定します。共有ソリューション:会話を録音し、選択したサービスに送信して、目的目的で結果を使用することが可能かどうか。従業員自身にファイルが存在する場合でも、これらの質問には答えません。
組織のルール、参加者との合意、および特定のデータに関する要件を検討してください。医療情報、社内文書、および定期的な業務会議には、異なる順序が必要となる場合があります。実際のチェックリストを以下に示しますが、あなたの記録に関する法的意見ではありません。
理由や承認が不明な場合は、ダウンロードを延期し、責任のあるデータに連絡してください。企業向けユーザー向け 個人データの処理の順序 当事者の役割および資料の譲渡におけるユーザーの義務について説明する。
素材の最小化
タスクに必要なものだけを与えてください。たとえば、会議の許可された断片があれば、一つの議論の結果を準備できる可能性がある。別のコピーで作業してください。必要な場合、または必須の保存が必要な場合は、元のコピーを保存してください。
作業コピーから余分な部分や情報を削除し、会話の文脈を保ちます。編集後、その文章の冒頭と最後を聞いてください。資料の縮小は、答えの意味を変えたり、結論を重要な状態から切り離したりしてはならない。
ベース
転送の目的と許容性は明らかである。
最低値
必要なフラグメントが選択されました。
処理
認定サービスおよびチャネルが選択されています。
アクセス
適切な参加者が資料を受け取っています。
削除
不要な複製物は規則に従って会計処理され、処理されます。
サービスとチャネルを確認してください
学ぶ 個人データ処理ポリシー そして 利用規約.データの構成、目的、請負業者の関与、および保管順序を確認してください。トランスクリブエーターポリシーは、必要なデータ量を認識およびAI処理の提供者およびサービスの他の請負業者に移管することを目的としています。
用語は、文字起こし後に元のファイルを削除するための単一の固定期限を設けません。第7節では、アカウントから商品を削除すると、必ずしもバックアップや技術ログがすぐに削除されるわけではないと説明しています。タスクに一定の期間が必要な場合は、記録を転送する前にそれに同意してください。
組織承認済みのダウンロード方法を使用してください。リンクを取得する際は、非公開の動画を保管してください。機密ファイルを信頼できないコンバーターに送信しないでください。技術的な問題がある場合は、まず ダウンロードエラーの原因を確認する.
アクセスとバージョンを制限する
誰がソースを必要とし、誰が全文であり、誰が十分な結果を持っているかを決定します。結果を送信するには、不要な名前、連絡先、詳細を入力せずに別の文書を作成できることがよくあります。送信する前に受取人とアクセス権を確認してください。
自動ドラフト、実証済みの文字起こし、および分布バージョンを共有してください。後者では、本文だけでなく、コメント、アプリケーション、非表示の編集も確認してください。引用符の照合については、作業内容に引き続き記載してください 目的の断片のタイムコード.
機密情報をファイル名や公開URLに記述しないでください。短いプロジェクトコードを使用してください。 完全な文字と短いフォーマットを区別する合意された納品物のみを送信し、不要な情報を開示しないでください。
安全に完全な処理を完了
タスクを完了した後、まだ必要な材料と保管する必要があるものを確認してください。承認された締切を、出典、テキスト、エクスポート、およびコピーに適用してください。フォルダをクリーンアップするために保持が必要なレコードを削除しないでください。
共有ドライブ、ダウンロードフォルダー、通信添付ファイル、および作業画面を確認してください。バックアップの場合、責任ある管理者の順序を指定します。プロセスが削除の証明を必要とする場合、何をしたかを記録してください。
一つのツールが絶対的な機密性を与えるわけではない。結果は、転送されるデータの構成、アクセス設定、従業員の対応、およびストレージルールへの準拠にも依存します。
実用的なチェックリスト
- 目的、理由、および必要な承認を定義する。
- 最低限の十分なレコードフラグメントを用意してください。
- 選択したサービスの現在のドキュメントをお読みください。
- 受取人の輪とアクセス権を確認してください。
- 最終的なテキストを確認し、送信のためにバージョンから追加情報を削除してください。
- 作業を完了する際に、出典、結果、およびコピーを考慮に入れてください。
トランスクリブイターでこれを行う方法
センシティブな資料を送信する前に、記事のボタンに現在のポリシーを開き、条件を組織のルールと比較してください。サービスのサポートチームに、ストレージと削除について確認してください。
承認後、許可された資料のみをダウンロードしてください。録画して結果を確認し、受取人向けに適切なバージョンを作成し、承認された注文の作業を完了してください。削除を確認する際は、アカウントで表示されている内容の枠を超えて確認してください。
要点
- 送金許容量はダウンロード前に必ず決定する必要があります。
- より少ないデータは、アクセスエラーによる可能性のある結果よりも少ない。
- 受信者の全文およびバージョンは異なる場合があります。
- オフィスからの削除は、すべてのコピーを自動的にカバーするものではありません。
- 組織のサービス規則および手順は、共に検討されるべきである。
不要なコピーを確認する場所
- サービス
- オフィス内の資料および結果;撤去および技術的保管の条件。
- 作動するコンピュータ
- フォルダーのダウンロード、エクスポートされたドキュメント、および一時的な作業コピー。
- 共有フォルダー
- コマンドファイル、リンク上の権限、および別途送信された添付ファイル。
- バックアップ
- 保管および撤去手順は、責任ある管理者と合意しました。
よくある質問
同意なしに録画をアップロードできますか?
普遍的な許可は存在しない。記録、譲渡およびさらなる処理の根拠については、内容、目的および適用される規則を考慮して評価すべきである。選択したサービスの条件も確認してください。理由や必要な同意が不明な場合は、ファイル転送前に責任を持つデータまたは弁護士とダウンロードすることに同意してください。
サービスの利用規約はどこで確認できますか?
個人データの処理に関するポリシーおよびトランスクリブエーターの利用規約のページに記載されています。第三者との企業業務については、処理の発注も行われます。現在の編集委員会を読み、組織の要件と比較してください。
元のファイルは削除されていますか?
公文書は、承認直後の情報源の撤去期間を1つも設けていない。使用条件の第7節では、資料や結果の保存、およびバックアップコピーやジャーナルの特徴について述べている。タスクの削除期間が重要な場合は、ダウンロードする前にサポートで確認してください。
オフィスで結果を削除するには十分でしょうか?
これにより、ローカルエクスポート、添付ファイル、共有フォルダー、およびその他の作業コピーが削除されるわけではありません。別々に確認してください。バックアップコピーおよび技術ログについては、独自の条件を適用し、必須要件を考慮して承認された保管および処分手順を適用できます。
