商談後の提案書：構成と記入例

提案書は具体的な会話を引き継ぐ

商談後、顧客には会社の一般的な紹介資料が送られがちです。できることは多く載っていますが、どの課題を話し合い、金額に何が含まれるかが伝わりにくいことがあります。役立つ提案書は、受け手が判断し、同僚に共有できる材料を提供します。

文字起こしは話し合った条件を確認するのに役立ちますが、見積もりを自動で作るものではありません。価格、期限、専門家の空き状況、作業範囲は、チームの最新資料で確認します。情報が足りなければ、正確そうな数字で隠すより、前提を示すか短い確認工程を提案します。

顧客の判断を軸に提案書を作る

1. 元の課題を確認する

   望む変化、現状、成果の判断基準を書き出します。誰が要望を出し、誰が決めるのかを確認します。会話に出た案には、例や将来の希望もあります。実際に対象となる作業だけを含めます。

2. 作業と成果物を具体的に書く

   顧客が受け取るものと、作業に含まれる行動を示します。成果物ごとに範囲を定めます。複数の案を出す場合は、同じ基準で比べ、電話で聞き直さなくても違いが分かるようにします。

3. 条件を作業範囲と結び付ける

   価格、期限、依存関係は、対応する案のそばに記載します。顧客から必要な情報や行動を示します。効果を根拠なく約束せず、合意した利用場面から期待できる利点を説明します。

4. 次の手順を決める

   顧客が何を確認し、何を選ぶかを書きます。未解決の問いは別に挙げ、解決方法を提案します。送る前に条件が有効かを確認し、チームの通常の手順で承認を取ります。

小規模なナレッジベースの提案

以下は架空の学習用事例です。名称、条件、結果は手順を説明するためのものです。

提案書では、10の場面に関する承認済み資料という限定的な成果を示します。全社の知識移行や学習基盤の導入を、すでに話し合った項目のように盛り込まないようにします。

条件には専門家の予定や原稿確認への依存を記載できます。価格は確認済みの作業範囲から算定するため、ここでは設定しません。インタビューで追加の場面が見つかったら、別に話し合います。

提案書の構成

小さな課題なら、テンプレートを数段落に縮められます。選択肢が分かることを重視します。

宛先と対象の会議：
顧客の課題：
提案する成果物：
作業と納品資料：
範囲外の項目：
選択肢と違い：
価格と算定根拠：
期限と依存関係：
顧客が用意するもの：
前提と未解決の問い：
次の手順と連絡先：

送付前に文書を確認する

• 顧客が冒頭で自分の課題を確認できる。
• 金額と明確な作業範囲が対応している。
• 電話で確認しなくても、依存関係と除外項目が分かる。
• 受け手が何を決めるべきか理解できる。