前回の会議録音を使った交渉準備：ワークシート

前回の会話の認識をそろえる

次の会議を前に、望んだ譲歩だけを覚え、その条件を忘れることがあります。「資料がそろえば早められます」が「早めると約束した」に変わってしまいます。録音で条件付きの発言全体を確認すれば、誤った前提から話を始めずに済みます。

準備用ワークシートは自分のチーム向けです。議事録と異なり、確認済みの事実のほかに、仮説、質問、選択肢、社内の決裁範囲を含みます。相手についての推測を事実として共有しないよう、種類を明記します。

根拠と選択肢を用意する

1. 確認済みの事項をたどる

   具体的な同意、拒否、条件、情報を確認する約束を探します。意見が分かれる部分はタイムコードを保存します。現行の文書とも照合します。会議後に条件が変わった場合は、録音とともに最新の合意文書を使います。

2. 立場と利害を分ける

   立場は相手が求める条件です。利害は、その条件を必要とする理由です。「開始を早めたい」のは、イベントや社内審査が理由かもしれません。理由が示されていなければ、推測せず質問します。

3. 自分たちの範囲を決める

   自分で承認できること、同僚の判断が必要なこと、選択肢を制限する依存関係を書きます。合意できなかった場合の行動も用意します。良い雰囲気で会議を終えるためだけに、実行できない譲歩を申し出ないようにします。

4. 選択肢と質問を作る

   一つの譲歩に絞らず、複数の条件を組み合わせます。各案の成果、依存関係、影響を示します。次の会議は事情の変化を確認するところから始め、共通の事実に基づいて選択肢を話し合います。

前倒しの開始を話し合う

以下は架空の学習用事例です。名称、条件、結果は手順を説明するためのものです。

「早く」という立場の背景には、一つの利用場面を実演したいという利害があります。そのため、範囲を絞った初期段階を話し合えます。顧客がどんな縮小案にも同意したと考えることはできません。

利用場面、実演条件、準備ができたと判断する基準を確認します。チームはこの段階を実行できるか別途確認します。それまでは話し合いの案であり、新しい期限を約束したことにはなりません。

次の交渉に向けた準備シート

確認済みの事項と推測は別の列にします。チームで出発点を共有すると、会議を進めやすくなります。

次の会議の目的：
確認済みの合意：
条件と依存関係：
未解決の問い：
当事者の立場：
明示された利害：
確認すべき仮説：
自分たちの権限と制約：
案A／条件／影響：
案B／条件／影響：
合意できない場合の行動：
次の結果の記録方法：

チームの準備状況を確認する

• 条件付きの発言が省略されていない。
• 相手の動機を確認済みの事実として扱っていない。
• 議論する事項の決裁権が明確になっている。
• 各案の依存関係を確認した。