部下との1on1：質問と合意事項のまとめ方

1on1ではタスク一覧以外の話もする

1on1は、仕事の困り事、支援、フィードバック、次の行動を話すための時間です。進捗の読み上げに終始すると、全体会議で出しにくい話題がそのままになることがあります。

双方が話題を提案できるようにします。上司はすぐに解決する必要がなく、部下も全質問への答えを用意する必要はありません。問題を同じように理解し、行動を合意し、後で確認する時期を決めます。

1on1を準備して進める方法

1. 双方から話題を集める

   何が仕事を妨げ、どこで助けが必要かを聞きます。自分の質問も加えます。時間が少なければ優先する話題を選びます。

2. 前回の約束に戻る

   部下だけでなく上司の行動も確認します。アクセスの手配や優先順位の調整を約束したなら、実際の進捗を伝えます。

3. 責任を決めつけずに状況を確認する

   どこで困り、何をすでに試したか尋ねます。性格を決めつけず、観察できた出来事を話します。

4. 会話に必要なことを決める

   解決策、優先順位を決める手助け、あるいは問題を説明する時間が必要かもしれません。助言する前に「解決策を探す？ それともまず状況を整理する？」と尋ねます。

5. 取り組むことを絞る

   行動ごとに担当者と見直す時期を記録します。話に出ただけのことを部下の新しい義務にしません。

6. 結果を一緒に確認する

   合意事項を短く読み上げ、修正できるようにします。未解決の項目を明示します。沈黙は合意として記録しません。

「間に合わない」が優先順位の衝突を意味する場合

架空の状況です。一言で時間管理が苦手だとは判断できません。誰が修正を依頼するのか、何を緊急と見なすのか、作業順序を変えられるのかを確認します。

共有のまとめに何を入れるか

共有メモには業務の問題、合意した行動、担当者、確認日を記します。不要な個人情報は外します。録音とアクセスは事前に話し合います。録音を望まない人がいれば、合意した文章のメモを使います。

自動要約を人に対する最終評価にしないようにします。条件の省略、発言者の取り違え、表現の誇張があり得ます。重要箇所を録音で確かめ、結論は本人と確認します。一件の文字起こしだけで個人評価や人事判断を自動で下さないようにします。

次回のために未解決の点を短く残します。約束した行動が行われていなければ、理由を確認し、次の計画を立てます。経緯を理解できるよう元の期限を保存します。責任追及のための記録にはしません。

1on1の議題とまとめ

日付と参加者：
部下が話したいこと：
上司が話したいこと：
先に話すこと：

仕事の状況と具体例：
すでに試したこと：
必要な支援：
部下の行動と期限：
上司の行動と期限：
未解決の点：
結果をいつどう確認するか：
メモを閲覧できる人：
双方がまとめを読み、内容を確認したか：

• 双方の話題を取り上げた。
• 観察できる事実を話した。
• 合意した上司の行動を記録した。
• 不要な個人情報を共有のまとめに入れていない。