Werkinstructies schrijven voor een medewerker: sjabloon en voorbeeld

Bepaal eerst het begin en het einde

“Vertel me hoe je werkt” is een te brede aanvraag. Een ervaren collega zal beginnen met het opsommen van taken, zal worden afgeleid door zeldzame gevallen en zal de gebruikelijke acties missen. Noem een specifiek resultaat: bereid bijvoorbeeld materialen voor die de opdrachtgever heeft gestuurd om het nieuws te plaatsen.

Schrijf het startevenement en het teken van voltooiing op. Start: de manager kreeg tekst en afbeeldingen. Einde: de editor krijgt een kit die zonder extra zoekopdrachten in het werk kan worden genomen. Alles tussen hen moet uitleggen hoe dit resultaat te krijgen.

Hier hebben we het over praktische instructies voor de werkoperatie. Het mag niet automatisch worden beschouwd als een officiële instructie, een beroepsveiligheidsdocument of een dwingende wettelijke regulering: dergelijke documenten hebben een andere taak.

Wat te vragen het personeelslid op de beoordeling

Vraag om één normaal geval van begin tot eind. Als het proces op het scherm plaatsvindt, is een demonstratie handig: de uitdrukking “het kiezen van de gewenste status” zonder de statusnaam zal de beginner niet helpen. Opname en transcriptie zullen de uitleg opslaan en de schermafbeeldingen afzonderlijk toevoegen waar u het element echt moet zien.

Probeer de toespraak niet meteen prachtig te bewerken. Stel eerst korte verhelderende vragen. Verborgen omstandigheden verschijnen vaak na “wat als...”

Bespaar de tijdcodes in de buurt van de omstreden tochaalplekken. Als de expert zei “doe dit meestal”, specificeer dan welke regel nu van kracht is. Een voorbeeld van de gewoonte van één persoon is nog niet gelijk aan de overeengekomen volgorde voor het hele team.

Hoe materialen over te dragen voor nieuws

Hieronder de fictieve situatie van de redactie. De namen van rollen en voorwaarden zijn bijvoorbeeld noodzakelijk; vervang ze door je eigen regels.

1. Controleer de kit

   Open de verzonden materialen. Zorg ervoor dat er afgesproken tekst, afbeeldingen en handtekeningen aan zijn. Als een afzonderlijke bevestiging van het afbeeldingsgebruik vereist is in de opdracht, neem deze dan op in deze lijst.

2. Vraag de vermisten aan

   Als iets niet is, vermeld dan specifieke hiaten in één bericht aan de manager. Markeer de kit niet klaar. Heropen de controle na ontvangst van het antwoord.

3. Verzamel de materialen bij elkaar

   Plaats de huidige versies in de taakmap. Geef de bestanden duidelijke namen. Controleer de link met de toegang die de editor zal hebben: de mogelijkheid om de map van de auteur te openen, bewijst nog geen beschikbaarheid voor een collega.

4. Geef de afgewerkte kit door

   Schrijf de editor de naam van het nieuws, de link naar de map en de lijst met bestanden. Geef open vragen op als ze naar de volgende fase mogen worden verwezen. Klaar om op te merken volgens de regel die in uw team is aangenomen.

In het voorbeeld is er geen uitgevonden periode “binnen een uur”: het kan niet worden verkregen uit de originele replica. De term moet de eigenaar van het proces worden genoemd. Ook de opslagplaats, de verantwoordelijke en de regel van het verwerken van urgente gevallen worden gespecificeerd.

Werkinstructiesjabloon

Werkingsnaam:
Wanneer te gebruiken:
Wie voert:
Wat te bereiden en welke toegangen nodig zijn:
Het te verkrijgen resultaat:

Stap: [actie]
Waar: [systeem / document / werkplek]
Hoe het resultaat van de stap te controleren:
Indien niet aan de voorwaarde is voldaan:

Wanneer stoppen en naar wie te draaien:
Voorbeeld van het eindresultaat:
Instructieshouder:
Versie en datum van verificatie:
Wat is er veranderd in deze versie:

Start de stap met de actie: “open”, “vergelijk”, “pas”. Als u het programma drie keer in één regel moet wijzigen of meerdere beslissingen moet nemen, verdeel het dan. Leg “waarom doe het” ernaast wedden wanneer het helpt om fouten te voorkomen.

Screenshot gebruik voor een moeilijke plaats, niet voor elke voor de hand gezicht klikken. Teken wat je erop moet vinden. De tekststap moet duidelijk blijven als de afbeelding niet is geladen of de interface iets is gewijzigd.

Geef het document aan een persoon zonder aanleiding

Vraag een collega om de instructie over de trainingstaak door te geven. Onderschep het werk niet bij de eerste hit-and-to-hatch: schrijf eerst op wat hij miste. Als hij vraagt “waar moet hij dit bestand krijgen?”, voeg dan de originele gegevens toe. Als je dat anders hebt gedaan, controleer dan of er een selectiecriterium in de tekst staat.

Na de correcties herhaal je alleen de probleemgebieden. Beveilig vervolgens één huidige versie en de eigenaar om een proceswijziging te melden. De datum van verificatie is nuttiger dan de belofte dat het document “universeel” is. Wanneer u het programma, de rol of de invoergegevens wijzigt, keert u terug naar de getroffen stappen.

• Het is duidelijk uit welke gebeurtenis het werk begint.
• Elke stap bevat een actie en een noodzakelijke voorwaarde.
• Er is een voorbeeld van een resultaat, niet alleen een beschrijving van het proces.
• Uitzonderingen leiden tot een begrijpelijke volgende actie.
• De collega kon het proces van het document doorstaan.
• De instructies hebben de eigenaar en de huidige versie.