Stakeholderkaart: een voorbeeld na de kick-off
Maak een stakeholderkaart uit de kick-off met belangen, invloed, bevoegdheden en een communicatieplan. Met matrix en sjabloon.
Wie ontbreekt op de deelnemerslijst?
Een leidinggevende kan de invoering bespreken terwijl anderen het resultaat dagelijks gebruiken. Degene die toegang geeft of finaal goedkeurt, kan ontbreken. De lijst is een vertrekpunt.
De kaart helpt bepalen wie moet meebeslissen, een prototype moet zien of alleen geïnformeerd hoeft te worden. Ze rangschikt geen mensen. Invloed hangt af van het onderwerp en de fase.
Maak de kaart in vier stappen
Benoem het projectresultaat
Beschrijf de verandering in één zin en noem de activiteiten die veranderen. Het team gaat bijvoorbeeld aanvragen in één systeem registreren. Vraag wie de gegevens maakt, controleert, gebruikt en onderhoudt. Zo vind je mensen buiten de kick-off.
Scheid belangen en bevoegdheden
Schrijf op wat iemand wil verkrijgen of behouden en welke beslissingen die mag nemen. Een actieve deelnemer beslist niet per se over het budget. Markeer bevoegdheden die alleen een collega noemde als te bevestigen.
Kies hoe je mensen betrekt
Kies per onderwerp: samen beslissen, advies vragen, een tussenresultaat tonen of de uitkomst sturen. Nodig niet iedereen automatisch uit. Benoem wanneer hun inbreng nodig is.
Controleer en actualiseer de kaart
Stuur mensen hun relevante rollen en afspraken. Ga na wie ontbreekt. Bekijk de kaart opnieuw als fase, opdrachtgever of beslisser verandert. De pilotleider en degene die de uitrol goedkeurt kunnen verschillende personen zijn.
Eén formulier voor klantvragen invoeren
Dit voorbeeld is fictief. Namen, voorwaarden en uitkomsten dienen ter uitleg.
Ik keur het formulier goed, maar het hoofd van support weet welke velden verplicht zijn. Medewerkers vullen het dagelijks in en de beheerder geeft toegang tot oude gegevens.
Die uitspraak leidt tot vier gesprekken. Goedkeuring van het uiterlijk omvat de velden niet. Toegang verlenen maakt iemand niet verantwoordelijk voor datakwaliteit.
De matrix toont acties voor dit voorbeeld. Verduidelijk in een echt project eerst belangen en invloed en kies daarna hoe je mensen betrekt.
| Stakeholder | Wat uitzoeken? | Wanneer betrekken? |
|---|---|---|
| Opdrachtgever | Wie keurt de eindversie goed? | Vóór goedkeuring van het formulier |
| Support | Welke gegevens zijn nodig voor een antwoord? | Bij het ontwerpen van velden |
| Gebruikers | Wat is onduidelijk bij het invullen? | Tijdens een proef |
| Beheerder | Toegangsvoorwaarden en grenzen | Vóór de migratie van werkgegevens |
Sjabloon voor kaart en communicatieplan
Noteer naast naam of functie de concrete vraag waarvoor iemands inbreng nodig is.
Stakeholder / werkrol: Hoe raakt het resultaat deze persoon? Belang of verwachting: Welke beslissingen mag die nemen? Wat moet nog bevestigd worden? Vorm van betrokkenheid: Aanleiding om iemand erbij te halen: Wie houdt contact? Bron: overleg, tijdcode, bevestiging: Datum volgende beoordeling:
Ga na wie bij het volgende gesprek moet zijn
- Gebruikers staan op de kaart, ook als ze de kick-off misten.
- Bevoegdheden staan los van aannames.
- Iedere betrokkene heeft een heldere vraag of actie.
- Datum en projectfase zijn vermeld.
Een nadere blik
Hoe verschilt de kaart van RACI?
De kaart toont wie geraakt wordt en hoe je die betrekt. RACI wijst rollen toe aan specifieke taken. De documenten vullen elkaar aan.
Moeten we iedereen een cijfer geven?
Nee. Voor een klein team volstaat uitleg over invloed, belang en gewenste betrokkenheid. Cijfers zonder afgesproken criteria geven schijnprecisie.