RACI-matrix na een overleg: rollen en ingevuld voorbeeld

Waarom ‘wij doen het’ vragen openlaat

Je spreekt snel af dat ‘marketing het voorbereidt en product meekijkt’. Daarna wacht marketing misschien op gegevens, terwijl product zich alleen als adviseur ziet. De matrix verduidelijkt ieders betrokkenheid.

RACI legt rollen per taak vast. Iemand kan in één rij materiaal maken en het in een andere goedkeuren. Controleer ook bevoegdheid, toegang en tijd.

Zet de afspraken in een tabel

1. Begin bij de resultaten

   Splits ‘werken aan het webinar’ op in een goedgekeurd programma, een kant-en-klare presentatie en een werkende registratiepagina. Een brede rij verbergt overdrachten. Eén rij per klik maakt de matrix onpraktisch.

2. Maak onderscheid tussen R en A

   R doet het werk. A draagt verantwoordelijkheid voor resultaat en goedkeuring. Wijs per rij één A toe. Leg bij meerdere uitvoerders vast wie alles samenvoegt en hoe het werk wordt verdeeld.

3. Beperk onnodige deelname

   Gebruik C waar overleg een verkeerde beslissing voorkomt. I hoort over de uitkomst of wijziging. Bepaal welke vraag een antwoord nodig heeft voordat je C toewijst. Laat een cel leeg als betrokkenheid niet nodig is.

4. Stem af aan de hand van een geval

   Loop een rij door: wie begint, vraagt informatie, ontvangt het resultaat en wat gebeurt er bij afwijzing? Botst de matrix met bestaande bevoegdheden, los dat op vóór de toewijzing.

Een webinar voor klanten voorbereiden

Dit voorbeeld is fictief. Namen, voorwaarden en uitkomsten dienen ter uitleg.

Dit gaat over het programma. De pagina publiceren en het geluid regelen krijgen aparte rijen.

Hier is de redacteur R, de leidinggevende A, de expert C en de accountmanagers I. Een ander team kan het anders verdelen.

Sjabloon om rollen af te stemmen

Zet datum en projectgrenzen vóór de tabel. Noteer betwiste toewijzingen en overdrachtsvoorwaarden erna.

Project en fase:
Resultaat | rol 1 | rol 2 | rol 3 | rol 4
_________ | R/A/C/I | R/A/C/I | R/A/C/I | R/A/C/I

Wie bundelt bij meerdere R’s:
Acceptatiecriterium:
Wanneer C raadplegen:
Hoe en wanneer I informeren:
Betwiste bevoegdheden:
Wie bevestigde de rollen en wanneer:

Controleer rijen en kolommen

• Elk resultaat heeft een uitvoerder.
• Elke rij heeft iemand die voor het besluit verantwoordelijk is.
• Bij meerdere uitvoerders is het werk verdeeld.
• Raadplegen en informeren zijn verschillend.