Onderhandelingen voorbereiden met de opname van het vorige overleg: werkblad

Begin met een gedeeld beeld van het vorige gesprek

Vóór een vervolgafspraak onthoudt u gemakkelijk de gewenste concessie en vergeet u de bijbehorende voorwaarde. ‘We kunnen eerder leveren als het materiaal klaar is’ wordt ‘Ze hebben beloofd eerder te leveren’. De opname geeft de hele voorwaardelijke uitspraak terug en voorkomt een verkeerd uitgangspunt.

Het werkblad is voor uw team. Anders dan notulen bevat het naast bevestigde feiten ook hypotheses, vragen, opties en interne grenzen aan besluiten. Geef aan welk type informatie het is, zodat collega's een aanname over de andere partij niet voor een feit aanzien.

Bereid de onderbouwing en de opties voor

1. Haal de bevestigde punten terug

   Zoek concrete instemmingen, afwijzingen, voorwaarden en toezeggingen om iets uit te zoeken. Bewaar tijdcodes van betwiste passages. Controleer de actuele documenten. Als de voorwaarden na het overleg zijn veranderd, gebruik dan de laatst overeengekomen versie naast de opname.

2. Scheid standpunt van belang

   Een standpunt omschrijft de gewenste voorwaarde. Het belang legt uit waarom die nodig is. ‘We moeten eerder live’ kan te maken hebben met een evenement of interne beoordeling. Is de reden onbekend, vraag ernaar zonder verborgen motieven te veronderstellen.

3. Bepaal uw grenzen

   Noteer wat u zelf kunt goedkeuren, waarvoor u collega’s nodig hebt en welke afhankelijkheden de opties beperken. Bereid voor wat u doet zonder akkoord. Doe geen toezegging die het team niet kan waarmaken alleen om het gesprek positief af te sluiten.

4. Stel opties en vragen op

   Zoek combinaties van voorwaarden. Vermeld per optie het resultaat, de afhankelijkheden en de gevolgen. Begin het volgende gesprek met de vraag wat er is veranderd en bespreek de opties daarna op basis van gedeelde feiten.

Gesprek over een eerdere lancering

Dit is een fictief oefenvoorbeeld. Namen, omstandigheden en resultaten dienen alleen om de werkwijze uit te leggen.

Het standpunt ‘eerder’ komt voort uit het belang om één toepassing te tonen. Dat maakt een afgebakende eerste fase bespreekbaar. De klant heeft daarmee nog niet ingestemd met elke beperking van het resultaat.

Verduidelijk de toepassing, de omstandigheden van de demonstratie en het criterium voor gereedheid. Het team beoordeelt afzonderlijk of de fase haalbaar is. Tot die tijd is het een voorstel om te bespreken en blijft de deadline open.

Werkblad voor de volgende onderhandelingsronde

Houd bevestigde en veronderstelde informatie in aparte kolommen. Een gesprek is gemakkelijker te leiden als het team hetzelfde uitgangspunt heeft.

Doel van de volgende bijeenkomst:
Bevestigde afspraken:
Voorwaarden en afhankelijkheden:
Open vragen:
Standpunten van de partijen:
Uitgesproken belangen:
Te toetsen hypotheses:
Onze bevoegdheden en beperkingen:
Optie A / voorwaarden / gevolgen:
Optie B / voorwaarden / gevolgen:
Wat we zonder akkoord doen:
Hoe we het volgende resultaat vastleggen:

Controleer of het team klaar is

• Voorwaardelijke uitspraken zijn volledig bewaard.
• Motieven van de andere partij worden niet als feiten voorgesteld.
• Het is duidelijk wie de besproken besluiten mag goedkeuren.
• Afhankelijkheden zijn voor elke optie gecontroleerd.