Projectstatusrapport na het teamoverleg: voorbeeld op één pagina

De projectleider moet weten wat de verandering betekent

‘We hebben drie keer vergaderd, het ontwerp besproken en verder ontwikkeld’ beschrijft activiteiten, maar zegt weinig over de projectstatus. De lezer weet niet of de lancering op tijd kan plaatsvinden en waar een besluit nodig is. Een kort rapport moet juist die vragen beantwoorden.

De opname van het teamoverleg is het bronmateriaal. Neem alleen op wat het resultaat, de termijn, de omvang of de volgende stap beïnvloedt. Verwijs voor technische details naar de betreffende taak of een tijdcode, zonder het hele gesprek over te nemen.

Maak van het teamoverleg een kort rapport voor het management

1. Leg de peildatum vast

   Noteer de verslagperiode en het moment waarop de gegevens zijn bevestigd. Vermeld later ontvangen informatie apart. Zonder die grens kunnen het knelpunt van gisteren en de oplossing van vandaag naast elkaar lijken te gelden.

2. Benoem de afgeronde resultaten

   Ga na wat daadwerkelijk is geaccepteerd, beschikbaar gemaakt of gecontroleerd. Plaats ‘bijna klaar’ bij lopend werk en geef aan wat nog moet gebeuren. Als alleen de uitvoerder heeft gemeld dat het werk af is en de acceptatie nog moet plaatsvinden, schrijf dat dan op.

3. Vergelijk met wat was toegezegd

   Toon de geplande mijlpaal, de huidige prognose en de reden voor de wijziging. Maak onderscheid tussen het risico op een toekomstige afwijking en een vertraging die al is opgetreden. Licht een statuskleur altijd toe. Een rode stip verklaart het probleem niet.

4. Formuleer het gevraagde besluit

   Noem bij elke vraag aan de projectleider de opties, gevolgen en uiterste datum voor een antwoord. Eindig het rapport met de eerstvolgende toetsbare resultaten. Controleer of de voorwaarden van een oud plan nog gelden voordat u het naar de volgende periode overneemt.

Een aanvraagformulier voorbereiden op de lancering

Dit is een fictief oefenvoorbeeld. Namen, omstandigheden en resultaten dienen alleen om de werkwijze toe te lichten.

Het goedgekeurde ontwerp is een afgerond resultaat. Met een gebouwd formulier is de lancering nog niet klaar: zonder toegang kan de doorgifte niet worden getest.

Vermeld in het rapport wie de toegang regelt en wanneer de prognose opnieuw wordt beoordeeld. Vervang ‘morgen’ door een concrete datum op basis van de datum van het overleg.

Statusrapport op één pagina

Laat alleen de informatie staan die de lezer nodig heeft om de status te begrijpen of een besluit te nemen.

Project / peildatum / verslagperiode:
Algemene status en toelichting:
Afgeronde resultaten:
Geplande mijlpaal → huidige prognose:
Afwijkingen en gevolgen:
Knelpunt / verantwoordelijke / volgende stap:
Besluit dat van de lezer nodig is:
Eerstvolgende mijlpalen:
Bronnen ter onderbouwing:

Lees het rapport door de ogen van de ontvanger

• Het is duidelijk op welke datum de status geldt.
• Afgeronde resultaten zijn te onderscheiden van lopend werk.
• Bij elk knelpunt staat een volgende stap.
• De ontvanger weet welk besluit van hem of haar wordt verwacht.