Jak napisać instrukcję dla pracownika: szablon i przykład

Najpierw określ początek i koniec

„Powiedz mi, jak pracujesz” to zbyt szeroka prośba. Doświadczony kolega zacznie wymieniać obowiązki, będzie rozpraszany rzadkimi przypadkami i będzie tęsknił za zwykłymi działaniami. Nazwij konkretny wynik: na przykład przygotuj materiały, które klient wysłał, aby umieścić wiadomości.

Zapisz wydarzenie startowe i znak ukończenia. Start: menedżer otrzymał tekst i obrazy. Koniec: edytor otrzymuje zestaw, który można wziąć do pracy bez dodatkowych wyszukiwań. Wszystko pomiędzy nimi powinno tłumaczyć, jak uzyskać ten wynik.

Tutaj mówimy o praktycznych instrukcjach dotyczących pracy. Nie należy go automatycznie uznawać za urzędową instrukcję, dokument bezpieczeństwa pracy lub obowiązkowe rozporządzenie prawne: takie dokumenty mają inne zadanie.

O co zapytać członka personelu przy przeglądzie

Poproś o jedną normalną sprawę od początku do końca. Jeśli proces odbywa się na ekranie, przydatna jest demonstracja: zwrot „wybranie żądanego statusu” bez nazwy statusu nie pomoże początkującemu. Nagrywanie i transkrypcja zapiszą wyjaśnienie i dodadzą obrazy ekranu osobno, gdzie naprawdę musisz zobaczyć element.

Nie próbuj od razu pięknie edytować przemówienie. Najpierw zadawaj krótkie pytania wyjaśniające. Ukryte warunki często pojawiają się po „co by było, gdyby...”

Zapisz kody czasowe w pobliżu kontrowersyjnych miejsc draftu. Jeśli ekspert powiedział „zwykle to zrób”, określ, jaka zasada obowiązuje teraz. Przykład nawyku jednej osoby nie jest jeszcze równy uzgodnionemu nakazowi dla całego zespołu.

Jak przenieść materiały do wiadomości

Poniżej sytuacja fikcyjna zespołu redakcyjnego. Nazwy ról i warunków są niezbędne na przykład; zastąp je własnymi zasadami.

1. Sprawdź zestaw

   Otwórz przesłane materiały. Upewnij się, że jest uzgodniony tekst, obrazy i podpisy do nich. Jeśli w poleceniu wymagane jest oddzielne potwierdzenie użycia obrazu, umieść je na tej liście.

2. Poproś o brak

   Jeśli coś nie jest, wymień konkretne luki w jednym komunikacie do menedżera. Nie zaznaczaj zestawu gotowego. Ponownie otwórz czek po otrzymaniu odpowiedzi.

3. Zbierz materiały razem

   Umieść bieżące wersje w folderze zadań. Podaj aktom wyraźne nazwy. Sprawdź link z dostępem, który będzie miał edytor: możliwość otwarcia folderu od autora nie okazuje się jeszcze dostępnością dla kolegi.

4. Podaj gotowy zestaw

   Napisz edytorowi nazwę wiadomości, link do folderu i listę plików. Określ otwarte pytania, jeśli zostaną one dopuszczone do następnego etapu. Gotowy do odnotowania zgodnie z zasadą przyjętą w Twoim zespole.

W przykładzie nie ma wymyślonego okresu „w ciągu godziny”: nie można go uzyskać z oryginalnej repliki. Termin ten należy nazwać właścicielem procesu. Określono również miejsce składowania, odpowiedzialną i zasadę przetwarzania pilnych przypadków.

Szablon instrukcji pracy

Nazwa operacji:
Kiedy używać:
Kto wykonuje:
Co przygotować i jakie dostępy są potrzebne:
Wynik, który należy uzyskać:

Krok: [działanie]
Gdzie: [system / dokument / miejsce pracy]
Jak sprawdzić wynik kroku:
Jeżeli warunek nie jest spełniony:

Kiedy się zatrzymać i do kogo zwrócić:
Przykład gotowy wynik:
Posiadacz instrukcji:
Wersja i data weryfikacji:
Co się zmieniło w tej wersji:

Rozpocznij krok od akcji: „otwór”, „porównaj”, „przejście”. Jeśli musisz zmienić program trzy razy w jednej linii lub podjąć kilka decyzji, podziel go. Wyjaśnij, że „po co to robić” obstawiaj obok, gdy pomaga uniknąć błędów.

Zrzut ekranu do trudnego miejsca, a nie dla każdego oczywistego kliknięcia. Podpisz, co na nim znaleźć. Krok tekstowy powinien pozostać wyraźny, jeśli obraz nie został załadowany lub interfejs uległ nieznacznej zmianie.

Oddaj dokument osobie bez monitu

Poproś kolegę o przekazanie instrukcji na temat zadania szkoleniowego. Nie przechwytuj pracy przy pierwszym potrąceniu i wyklep: najpierw zapisz, czego mu brakowało. Jeśli zapyta „gdzie wziąć ten plik?”, dodaj oryginalne dane. Jeśli zrobiłeś inaczej, sprawdź, czy w tekście jest kryterium wyboru.

Po korektach powtarzaj tylko obszary problemowe. Następnie zabezpiecz jedną aktualną wersję i właściciela, aby zgłosić zmianę procesu. Data weryfikacji jest bardziej przydatna niż obietnica, że dokument jest „uniwersalny”. Podczas zmiany programu, roli lub danych wejściowych, wróć do kroków, na które ma wpływ.

• Z jakiego wydarzenia zaczyna się praca.
• Każdy krok zawiera działanie i warunek konieczny.
• Jest przykład rezultatu, a nie tylko opis procesu.
• Wyjątki prowadzą do zrozumiałego kolejnego działania.
• Koledzie udało się przejść proces dokumentu.
• Instrukcje mają właściciela i aktualną wersję.