Jak opisać proces biznesowy na podstawie wywiadu z pracownikiem

Zacznij od konkretnego przypadku

Na pytanie „Jak to u was działa?” często pada ogólna odpowiedź: przyjmujemy, sprawdzamy, wykonujemy. Nie widać, gdzie zlecenie czeka, kto doprecyzowuje szczegóły i dlaczego wraca. Poproś o odtworzenie ostatniego ukończonego zlecenia w kolejności.

Opis aktualnego procesu i projekt przyszłego to osobne dokumenty. Najpierw odtwórz to, co dzieje się teraz. Pomysły na automatyzację lub usunięcie akceptacji zapisz osobno, by zespół mógł sprawdzić rzeczywisty proces.

O co pytać i jak analizować odpowiedzi

1. Ustal granice

   Zapytaj, jakie zdarzenie rozpoczyna tę pracę i co oznacza jej ukończenie. „Od zapytania do wysyłki” jest za szerokie. „Od przyjęcia zlecenia do przekazania sprawdzonego kompletu produkcji” wyznacza odcinek i sprawdzalny wynik.

2. Odtwórz przekazania

   Po każdym działaniu zapytaj, kto dostał wynik, w jakiej formie, gdzie go zapisano i skąd następna osoba o nim wie. Wysłanie e-maila i przyjęcie pracy to oddzielne zdarzenia. Między nimi może być oczekiwanie niewidoczne w procedurze.

3. Znajdź wyjątki

   Poproś o przypadki niepełnych danych, zwrotu do poprawy i pilnego zlecenia. Zapisz warunek, następne działanie i osobę decyzyjną. Wpisuj „zwykle w jeden dzień” tylko wtedy, gdy nagranie określa początek i wyjątki.

4. Sprawdź z drugim uczestnikiem

   Pokaż szkic osobie odbierającej wynik. Poproś, by przeprowadziła przez schemat inne realne zlecenie. Jeśli wersje się różnią, zachowaj obie i sprawdź typ klienta, produkt i sytuację.

Przyjęcie zlecenia na wykonanie szyldu

Przykład jest fikcyjny. Imiona, warunki i wyniki służą wyjaśnieniu metody.

Są dwie kontrole: wymiary muszą być podane i potwierdzone. Samo „sprawdzić projekt” jest zbyt ogólne. Następna osoba potrzebuje sygnału, że oba sprawdzenia wykonano.

Rozgałęzienie pokazuje kompletność. Potwierdzenie klienta zapisuje się osobno na karcie przekazania. Przesłanie dalej e-maila go nie zastępuje.

Karta opisu procesu

Skopiuj kartę i wypełnij dla jednego przypadku. Puste pole oznacza pytanie do wyjaśnienia.

Nazwa procesu:
Zdarzenie rozpoczynające:
Granica końcowa:
Typ i data przypadku:
Krok / wykonawca / wejście / działanie / wynik:
Komu i jak przekazuje się wynik:
Gdzie występuje oczekiwanie:
Warunek zwrotu i dalszy krok:
Źródło: nagranie i znacznik czasu:
Różnice między uczestnikami:
Kto i kiedy sprawdził opis:
Propozycje usprawnień osobno:

Przeprowadź drugi przypadek przez schemat

• Każdy krok opisuje działanie.
• Każde przekazanie ma odbiorcę i sygnał przyjęcia.
• Zwrot prowadzi do konkretnego działania.
• Stan obecny jest oddzielony od propozycji.