Przygotowanie do negocjacji na podstawie nagrania poprzedniego spotkania: arkusz
Jak przygotować się do kolejnej rundy negocjacji, odtwarzając stanowiska, interesy, warunki i otwarte pytania z poprzedniego nagrania. Przykładowy arkusz.
Zacznij od wspólnego odtworzenia poprzedniej rozmowy
Przed kolejnym spotkaniem łatwo pamiętać oczekiwane ustępstwo i zapomnieć o jego warunku. „Możemy wcześniej, jeśli materiały będą gotowe” zamienia się w „Obiecali wcześniej”. Nagranie odtwarza pełną wypowiedź warunkową i pozwala uniknąć błędnego punktu wyjścia.
Arkusz przygotowania jest dla twojego zespołu. Oprócz potwierdzonych faktów zawiera hipotezy, pytania, warianty i wewnętrzne granice decyzji. Oznacz te informacje, żeby założenie dotyczące drugiej strony nie stało się w oczach zespołu ustalonym faktem.
Przygotuj podstawy i warianty
Odtwórz potwierdzone ustalenia
Znajdź konkretne zgody, odmowy, warunki i deklaracje wyjaśnienia informacji. Zachowaj znaczniki czasu spornych fragmentów. Sprawdź aktualne dokumenty. Jeśli warunki zmieniły się po spotkaniu, korzystaj z najnowszej uzgodnionej wersji obok nagrania.
Oddziel stanowisko od interesu
Stanowisko określa oczekiwany warunek. Interes wyjaśnia, do czego jest potrzebny. „Potrzebujemy wcześniejszego startu” może wiązać się z wydarzeniem lub wewnętrznym przeglądem. Jeśli przyczyny nie podano, zapytaj o nią bez zgadywania ukrytych motywów.
Określ własne granice
Zapisz, co możesz zatwierdzić samodzielnie, kiedy trzeba włączyć współpracowników i jakie zależności ograniczają warianty. Ustal działanie na wypadek braku porozumienia. Nie proponuj ustępstwa, którego zespół nie zrealizuje, tylko po to, by dobrze zakończyć spotkanie.
Przygotuj warianty i pytania
Szukaj kombinacji warunków. Dla każdego wariantu pokaż wynik, zależności i skutki. Zacznij kolejne spotkanie od sprawdzenia, co się zmieniło, a potem omawiaj warianty na podstawie wspólnie uznanych faktów.
Rozmowa o wcześniejszym uruchomieniu
Poniższy przykład szkoleniowy jest fikcyjny. Nazwy, warunki i rezultaty służą wyłącznie wyjaśnieniu metody.
Nie potrzebujemy całego zestawu na początek miesiąca. Ważne, żeby na wewnętrznym spotkaniu pokazać jeden działający scenariusz. Resztę można dołączyć później.
Stanowisko „wcześniej” wynika z potrzeby pokazania jednego scenariusza. To pozwala omówić ograniczony pierwszy etap. Klient nie zaakceptował jednak dowolnego zmniejszenia zakresu.
Ustal scenariusz, warunki demonstracji i kryterium gotowości. Zespół osobno sprawdzi wykonalność etapu. Do tej pory wariant pozostaje propozycją, a termin nie jest obiecany.
| Informacja | Status | Działanie przed spotkaniem |
|---|---|---|
| Potrzebna demonstracja wewnętrzna | Powiedział to klient | Wyjaśnić warunki demonstracji |
| Wystarczy jeden scenariusz | Omówiono jako możliwość | Uzgodnić zakres |
| Zespół zdąży przygotować | Na razie hipoteza | Sprawdzić szacunek pracy |
Arkusz przygotowania kolejnej rundy negocjacji
Zachowaj osobne kolumny na informacje potwierdzone i przypuszczenia. Łatwiej poprowadzić spotkanie, jeśli zespół tak samo rozumie punkt wyjścia.
Cel kolejnego spotkania: Potwierdzone ustalenia: Warunki i zależności: Otwarte pytania: Stanowiska stron: Wskazane interesy: Hipotezy do sprawdzenia: Nasze uprawnienia i ograniczenia: Wariant A / warunki / skutki: Wariant B / warunki / skutki: Co robimy bez porozumienia: Jak zapiszemy kolejny wynik:
Sprawdź gotowość zespołu
- Wypowiedzi warunkowe zachowano w całości.
- Cudzych motywów nie przedstawiono jako faktów.
- Wiadomo, kto może zatwierdzić omawiane decyzje.
- Sprawdzono zależności każdego wariantu.
Przyjrzyjmy się szczegółom
Czy przygotować odpowiedź na każdą możliwą wypowiedź?
Przydatniejsza jest znajomość faktów, ograniczeń i pytań, które zmieniają decyzję. Sztywny scenariusz może utrudnić usłyszenie nowej informacji.
Co zrobić, gdy nie ma poprzedniego nagrania?
Porównaj notatki i potwierdzone dokumenty. Zaznacz sporne wspomnienia i wyjaśnij je na początku spotkania, bez przedstawiania ich jako faktów.