Jak sformułować zadanie SMART: przykład po rozmowie

SMART doprecyzowuje wynik, a wykonalność trzeba sprawdzić

SMART pomaga sprawdzić cel lub zadanie. Najczęściej ocenia się konkretność, mierzalność, osiągalność, istotność i ramy czasowe. Odpowiedz na praktyczne pytania: co ma się zmienić, jak to poznamy i w jakich warunkach można pracować?

Ustne polecenia często zawierają niewypowiedziane oczekiwania. „Popraw raport do piątku” nie wskazuje, jakich błędów szukać ani kto przyjmie wynik. Transkrypcja przywraca słowa. Zakres trzeba jeszcze uzgodnić ze zlecającym.

Pięć sprawdzeń przed przekazaniem zadania

1. S — nazwij konkretny wynik

   Opisz oczekiwany dokument, działanie lub zmianę. „Pracować nad zgłoszeniami” to czynność. „Sporządzić listę powtarzających się pytań ze źródłami” to wynik.

2. M — ustal sposób sprawdzenia

   Mierzalność nie musi oznaczać dużego wzrostu procentowego. W dokumencie sprawdź pola, pokrycie wybranych źródeł i kompletność obowiązkowych elementów.

3. A — sprawdź warunki wykonania

   Czy są dostęp, wiedza, czas i możliwość uzgodnienia spornych punktów? Wskaż niespełnioną zależność, zanim uznasz zadanie za wykonalne.

4. R — wyjaśnij, po co to robicie

   Powiąż wynik z potrzebą. Jeśli lista ma służyć aktualizacji strony pomocy, wykonawca zrozumie, dlaczego ważne są jasne sformułowania i sprawdzone odpowiedzi.

5. T — podaj termin i moment akceptacji

   Wpisz datę oraz w razie potrzeby godzinę i strefę czasową. Rozdziel termin wersji roboczej i odbioru, jeśli między nimi ktoś musi sprawdzić pracę.

Od ustnego polecenia do karty zadania

Fikcyjny przykład. W wypowiedzi brakuje zakresu, daty i wymagań dla odpowiedzi. Zapytaj, które rozmowy uwzględnić, kto zatwierdza odpowiedzi i jakiego dokumentu potrzebuje wsparcie.

Karta końcowa: „Do czwartku do 16:00 czasu moskiewskiego przygotować tabelę pytań z dziesięciu uzgodnionych nagrań. Przy każdym podać kontekst i źródło. Projekt odpowiedzi oznaczyć jako niesprawdzony do zatwierdzenia przez kierownika wsparcia. Celem jest przygotowanie podstaw strony pomocy”.

Przykład nie obiecuje spadku zgłoszeń o 30%, bo tego efektu jeszcze nie zmierzono. Dziesięć to przykładowy zakres. Jeśli dostęp się opóźnia, wykonawca zgłasza zależność, a termin zmienia się jawnie.

Odróżnij wynik pracy od efektu biznesowego

Tabela odpowiedzi to wynik, który można pokazać. Mniejsze obciążenie wsparcia zależy też od jakości odpowiedzi, miejsca strony i zachowania użytkowników. Jeśli efekt jest ważny, sprawdź go po wdrożeniu. Nie obiecuj go w zadaniu.

„Zrobić dobrze na 100%” nie określa kryterium. Wymień obserwowalne warunki: odsyłacze działają, sporne odpowiedzi oznaczono, wybrane materiały opracowano. W pracy twórczej lub badawczej ustal wynik do sprawdzenia i zakres bez zakładania wniosków.

Poproś wykonawcę o opis zadania własnymi słowami. Jeśli przedstawia inny wynik, popraw kartę przed rozpoczęciem. Nagranie może wyjaśnić rozbieżność. Ostateczne doprecyzowanie wymaga zgody uczestników.

Karta zadania po rozmowie

Oczekiwany wynik:
Dla kogo i po co:
Materiały źródłowe:
Co wchodzi w zakres:
Co jest poza zakresem:
Kryteria odbioru:
Wykonawca:
Kto przyjmuje wynik:
Dostępy i zależności:
Termin wersji roboczej:
Termin akceptacji:
Co zrobić w razie blokady:
Źródło i znacznik czasu:
Doprecyzowania potwierdzone po rozmowie:

• Wynik da się pokazać lub sprawdzić.
• Nie obiecano efektu spoza kontroli wykonawcy.
• Zakres i zależności są jawne.
• Termin nie zastępuje kryterium jakości.