Como escrever instruções para um funcionário: modelo e exemplo

Primeiro, determine o começo e o fim

“Diga-me como você trabalha” é um pedido muito amplo. Um colega experiente começará a listar deveres, será distraído por casos raros e perderá as ações habituais. Nomear um resultado específico: por exemplo, preparar materiais que o cliente enviou para colocar a notícia.

Anote o evento de início e o sinal de conclusão. Início: o gestor recebeu texto e imagens. Fim: o editor recebe um kit que pode ser levado ao trabalho sem buscas adicionais. Tudo entre eles deve explicar como obter esse resultado.

Aqui estamos falando de instruções práticas para a operação de trabalho. Não deve ser automaticamente considerada uma instrução oficial, um documento de segurança do trabalho ou um regulamento legal obrigatório: tais documentos têm outra tarefa.

O que perguntar ao membro da equipe sobre a revisão

Peça um caso normal do início ao fim. Se o processo ocorrer na tela, uma demonstração é útil: a frase “escolher o status desejado” sem o nome de status não ajudará o iniciante. A gravação e a transcrição salvarão a explicação e adicionarão as imagens da tela separadamente, onde você realmente precisa ver o elemento.

Não tente editar o discurso de forma bonita. Primeiro, faça perguntas curtas esclarecedoras. Condições ocultas aparecem frequentemente após “e se...”

Salve os códigos de tempo perto dos pontos de draft controversos. Se o especialista disse “geralmente faça isso”, especifique qual regra está em vigor agora. Um exemplo do hábito de uma pessoa ainda não é igual à ordem acordada para toda a equipe.

Como transferir materiais para notícias

Segue abaixo a situação fictícia da equipe editorial. Os nomes de papéis e condições são necessários, por exemplo, substitua-os por suas próprias regras.

1. Verifique o kit

   Abra os materiais enviados. Certifique-se de que há texto, imagens e assinaturas acordados para eles. Se uma confirmação separada do uso da imagem for necessária no comando, inclua-a nesta lista.

2. Solicite os desaparecidos

   Se algo não for, liste lacunas específicas em uma mensagem para o gerente. Não marque o kit pronto. Reabra o cheque depois de receber a resposta.

3. Reúna os materiais juntos

   Coloque as versões atuais na pasta de tarefas. Dê aos arquivos nomes claros. Verifique o link com o acesso que o editor terá: a capacidade de abrir a pasta do autor ainda não prova disponibilidade para um colega.

4. Passe o kit acabado

   Escreva o nome do editor das notícias, o link para a pasta e a lista de arquivos. Especifique questões abertas se elas forem permitidas ser encaminhadas para a próxima etapa. Pronto para observar de acordo com a regra adotada em sua equipe.

No exemplo, não há um período inventado “dentro de uma hora”: não pode ser obtido a partir da réplica original. O termo deve ser chamado de proprietário do processo. O local de armazenamento, o responsável e a regra de processamento de casos urgentes também são especificados.

Modelo de instrução de trabalho

Nome da operação:
Quando usar:
Quem realiza:
O que preparar e quais acessos são necessários:
O resultado a ser obtido:

Passo: [ação]
Onde: [sistema / documento / local de trabalho]
Como verificar o resultado da etapa:
Se a condição não for cumprida:

Quando parar e para quem virar:
Exemplo do resultado final:
Suporte de instruções:
Versão e data de verificação:
O que mudou nesta versão:

Comece o passo com a ação: “abrir”, “comparar”, “passar”. Se você precisa mudar o programa três vezes em uma linha ou tomar várias decisões, divida-o. Explique “por que fazer isso” aposte ao lado quando isso ajudar a evitar erros.

Captura de tela usar para um lugar difícil, não para cada clique óbvio. Assine o que encontrar nele. A etapa de texto deve permanecer clara se a imagem não tiver carregado ou se a interface tiver mudado ligeiramente.

Dê o documento a uma pessoa sem pedir

Peça a um colega para passar a instrução sobre a tarefa de treinamento. Não intercepte o trabalho no primeiro hit-and-to-hatch: primeiro escreva o que lhe faltava. Se ele perguntar “onde obter este arquivo?”, adicione os dados originais. Se você fez o contrário, verifique se há um critério de seleção no texto.

Após as correções, repita apenas as áreas problemáticas. Em seguida, proteja uma versão atual e o proprietário para relatar uma alteração de processo. A data de verificação é mais útil do que a promessa de que o documento é “universal”. Ao alterar os dados do programa, função ou entrada, retorne às etapas afetadas.

• É claro a partir de que evento começa o trabalho.
• Cada passo contém uma ação e uma condição necessária.
• Há um exemplo de resultado, não apenas uma descrição do processo.
• Exceções levam a uma próxima ação compreensível.
• O colega pôde passar o processo do documento.
• As instruções têm o proprietário e a versão atual.