Comment rédiger des consignes pour un salarié : modèle et exemple
Le fonctionnaire a expliqué le processus une fois. Faites un document sur lequel un collègue sera vraiment en mesure de le répéter.
Tout d'abord, déterminer le début et la fin
« Dis-moi comment tu travailles » est une demande trop large. Un collègue expérimenté commencera à énumérer les tâches, sera distrait par de rares cas et manquera les actions habituelles. Nommez un résultat spécifique: par exemple, préparez des documents que le client a envoyés pour placer les nouvelles.
Notez l'événement de départ et le signe de l'achèvement. Start: le gestionnaire a reçu du texte et des images. Fin: l'éditeur reçoit un kit qui peut être pris en œuvre sans recherches supplémentaires. Tout ce qui les sépare devrait expliquer comment obtenir ce résultat.
Ici, nous parlons d'instructions pratiques pour l'opération de travail. Il ne devrait pas être considéré automatiquement comme une instruction officielle, un document de sécurité au travail ou un règlement juridique obligatoire: ces documents ont une autre tâche.
Quand ouvrir
Décrire la situation dans laquelle l'employé a besoin de ce document.
Qui se produit
Nommez le rôle et les accès nécessaires, pas seulement le nom de l'exécutant actuel.
Que obtenir
Montrez le résultat et les conditions dans lesquelles il est accepté.
Que demander au fonctionnaire sur l'examen
Demandez un cas normal du début à la fin. Si le processus se déroule à l’écran, une démonstration est utile: l’expression «choisissant l’état souhaité» sans le nom du statut n’aidera pas le débutant. L'enregistrement et la transcription enregistreront l'explication et ajouteront les images de l'écran séparément où vous avez vraiment besoin de voir l'élément.
N'essayez pas immédiatement de modifier le discours magnifiquement. Tout d'abord, posez de courtes questions de clarification. Les conditions cachées apparaissent souvent après « et si... »
| Question à l'expert | Qu'est-ce qui va entrer dans l'instruction |
|---|---|
| Qu'est-ce qui doit être prêt avant le départ? | Liste des documents sources, des autorisations et de l'accès. |
| Qu'est-ce que vous vérifiez en premier ? | La première action et le signe par lequel l'étape suivante est choisie. |
| Comment sais-tu que c'est fait ? | Le résultat de la vérification de l'opération. |
| Dans quelle situation dois-je m’arrêter ? | La condition de pause et la personne qui est transmise la question. |
| Que comprend généralement un débutant de manière incorrecte? | Avertissement à côté de l'étape où l'erreur se produit. |
Enregistrez les codes temporels près des points de trait controversés. Si l’expert a dit « généralement faire cela », spécifiez quelle règle est en vigueur maintenant. Un exemple de l’habitude d’une personne n’est pas encore égal à l’ordre convenu pour toute l’équipe.
Comment transférer du matériel pour les actualités
Ci-dessous la situation fictive de l'équipe éditoriale. Les noms des rôles et des conditions sont nécessaires par exemple; remplacez-les par vos propres règles.
« Je vois d’abord s’il y a un texte final, des images et des signatures. S'il y a quelque chose, je retourne voir le manager. Si tout est, je le collecte dans un dossier et le transmets à l'éditeur. Dans la correspondance, j'écris toujours ce qui se trouve exactement à l'intérieur. "
Vérifiez le kit
Ouvrez les matériaux envoyés. Assurez-vous qu'il y a du texte, des images et des signatures convenus. Si une confirmation distincte de l'utilisation de l'image est requise dans la commande, inscrivez-la dans cette liste.
Demander les disparus
Si quelque chose ne l'est pas, listez des lacunes spécifiques dans un message au gestionnaire. Ne marquez pas le kit prêt. Rouvrir le chèque après avoir reçu la réponse.
Rassemblez les matériaux
Placez les versions actuelles dans le dossier de tâches. Donnez les noms clairs aux fichiers. Vérifiez le lien avec l'accès que l'éditeur aura: la possibilité d'ouvrir le dossier de l'auteur ne prouve pas encore la disponibilité pour un collègue.
Passez le kit fini
Écrivez à l'éditeur le nom de l'actualité, le lien vers le dossier et la liste des fichiers. Précisez les questions ouvertes si elles sont autorisées à être renvoyées à l'étape suivante. Prêt à noter selon la règle adoptée dans votre équipe.
Vérifiez les documents et envoyez tout au responsable.
Vérifiez le texte final, les images et les signatures. S'il y a pénurie, demandez du matériel au gestionnaire; passez le jeu complet à l'éditeur.
Dans l’exemple, il n’y a pas de période inventée « dans une heure »: elle ne peut pas être obtenue à partir de la réplique originale. Le terme doit être appelé le propriétaire du processus. Le site de stockage, le responsable et la règle de traitement des cas urgents sont également précisés.
Modèle d'instruction de travail
Nom de l'opération: Quand utiliser: Qui exécute: Ce qu'il faut préparer et quels accès sont nécessaires: Résultat à obtenir: Étape: [action] Où: [système / document / lieu de travail] Comment vérifier le résultat de l'étape: Si la condition n'est pas remplie: Quand s’arrêter et à qui se tourner : Exemple du résultat fini: Porte-instructions: Version et date de vérification: Ce qui a changé dans cette version:
Commencez l’étape avec l’action : « ouvert », « comparer », « passer ». Si vous devez changer le programme trois fois en une ligne ou prendre plusieurs décisions, divisez-le. Expliquez « pourquoi faire » pariez à côté quand cela aide à éviter les erreurs.
Utilisation de capture d'écran pour un endroit difficile, pas pour chaque clic évident. Signez ce qu'il faut trouver dessus. L'étape de texte doit rester claire si l'image n'a pas été chargée ou si l'interface a légèrement changé.
Donnez le document à une personne sans incitation
Demandez à un collègue de passer l'instruction sur la tâche de formation. N'interceptez pas le travail lors du premier coup et à l'étreint: écrivez d'abord ce qui lui manquait. S’il demande « où obtenir ce fichier ? », ajoutez les données d’origine. Si vous l'avez fait autrement, vérifiez s'il y a un critère de sélection dans le texte.
Après les corrections, répétez seulement les zones à problèmes. Ensuite, assurez une version actuelle et le propriétaire pour signaler un changement de processus. La date de vérification est plus utile que la promesse que le document est « universel ». Lorsque vous modifiez le programme, le rôle ou les données d'entrée, revenez aux étapes touchées.
- Il ressort clairement de quel événement le travail commence.
- Chaque étape contient une action et une condition nécessaire.
- Il y a un exemple de résultat, et pas seulement une description du processus.
- Les exceptions conduisent à une prochaine action compréhensible.
- Le collègue a pu passer le processus du document.
- Les instructions ont le propriétaire et la version actuelle.
Regardons les détails
Ai-je besoin de réécrire l'explication de l'employé versim?
Non. La transcription est la source. Pour l'instruction, restructurez le matériel dans l'ordre de la tâche, retirez les retraites et gardez des conditions importantes. Les changements controversés sont d'accord avec le propriétaire du processus.
Combien d'étapes doivent être dans les instructions?
Autant qu'il faut pour le résultat reproductible. Un long document est mieux divisé en opérations indépendantes si chacun a son propre départ et son propre résultat. Le nombre d'étapes en soi ne montre pas la qualité.
Est-il possible de faire une instruction à l'aide d'un réseau de neurones?
Il est possible de préparer un projet par une explication avérée. Demandez à énumérer séparément les informations manquantes et de ne pas les remplir avec des suppositions. Il reste à vérifier auprès d'un expert et un laissez-passer d'essai.