Passer un projet à un collègue : liste de contrôle et modèle
Le dossier de fichier n'explique pas encore pourquoi l'équipe a choisi cette solution, ce qu'elle a promis au client et combien de temps elle ne doit pas être manquée.
Réussir le contexte avec les tâchesLe nouveau responsable a besoin de trois niveaux d'information
Réponse courte
Pour transmettre le projet à un autre employé, préparez une brève carte de statut, des documents à jour, des décisions avec des raisons, des actions immédiates et une liste de questions ouvertes. Appelez cette carte, puis vérifiez votre compréhension et votre accès. L'enregistrement d'une conversation aide à préserver les nuances et un document court - trouver rapidement l'essentiel. Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle, un modèle et un exemple de remplissage.
Sommaire
- Ce qui est généralement perdu lors de la transmission
- Que se rassembler avant l'appel
- Comment appeler le projet
- Modèle de document de transfert de projet
- Exemple: transmettre la sortie du catalogue à un collègue
- Comment utiliser l'enregistrement et la transcription
- Cinq questions pour vérifier le transfert
- Questions fréquentes
Ce qui est généralement perdu lors de la transmission
Un collègue a reçu un lien vers le dossier et a dit: «Il y a tout là-bas.» Un jour plus tard, il a demandé quelle mise en page la dernière serait d'accord sur les textes et pourquoi l'intégration précédente ne pouvait pas être utilisée. Formellement, les matériaux sont transférés, mais il est encore difficile de travailler sans l'ancien manager.
Le plus souvent, il y a un manque de connexion: la solution est → la cause, la tâche → la dépendance, la promesse → la source. Ils doivent être mis en avant. L'histoire de la correspondance peut être laissée avec une application, mais elle ne devrait pas être la seule façon de comprendre l'état du projet.
En pratique le règlement Siberiax sur le transfert de projet Une attention particulière est portée à la préservation des matériaux des négociations et à la connaissance du nouveau dirigeant auprès du client. Au sein de votre équipe, l’ensemble des étapes dépend du projet, mais les accords oraux devraient également obtenir une place claire dans les documents.
Si la tâche est uniquement dans le stockage des enregistrements, utilisez le système d' archives transcription. Le transfert du projet nécessite en outre la vérification qu'une personne comprend les travaux en cours.
Que se rassembler avant l'appel
Attribuez l'émetteur et le récepteur. Préciser la date à partir de laquelle le responsable principal change et qui est responsable des questions transitoires. Donc les tâches ne traîneront pas entre deux personnes.
| Bloc | Quoi préparer | Comment comprendre cela assez |
|---|---|---|
| But et limites | Quel résultat est nécessaire; ce qui est dans la phase actuelle. | Un collègue peut expliquer la tâche sans raconter toute l'histoire. |
| État | Ce qui est prêt, qu'y a-t-il sur le contrôle qui est bloqué. | Les statuts coïncident avec les matériaux pertinents. |
| Documents | Références aux versions actuelles, aux sources, aux exigences et aux solutions. | Il est clair quel fichier utiliser, et il s'ouvre. |
| Personnes et rôles | Qui est d'accord, exécute, conseille et résout des questions controversées. | Pour l'étape suivante, le canal de contact ou de travail souhaité est connu. |
| Promesses et calendriers | Ce qui est confirmé par les participants et ce qui dépend. | Chaque promesse importante a une source. |
| Risques et questions | Ce qui est inconnu; qui devrait clarifier et à quel point. | L’incertitude n’est pas déguisée en statut de « dans l’œuvre ». |
Vérifiez les accès séparément des liens. La disponibilité de l'adresse du document ne signifie pas le droit à celui-ci. Donnez accès à temps plein, et dans la carte, corrigez le système et le rôle; les mots de passe et les clés secrètes dans le document commun ne sont pas transférés.
Comment appeler le projet
Commencez par la tâche actuelle, pas la chronologie pendant une demi-année. Que doit faire le nouveau responsable en premier ? Quelles connaissances faut-il pour éviter l’erreur dans cette étape ?
- Afficher le résultat et l'état actuel. Ouvrez les matériaux pertinents.
- Prenez soin des prochaines actions. Clarifiez l'interprète, le terme et la dépendance de chacun.
- Expliquez les décisions controversées. Pourquoi abandonner l'autre option; quelles restrictions s'appliquent.
- Nommez les questions ouvertes. N’essayez pas de trouver les réponses manquantes.
- Laissez votre collègue vous raconter le plan. Laissez-le décrire l'étape suivante et l'endroit où le retard est possible.
- Réparez ce qu'il reste à transmettre. Nommer la personne responsable de chaque écart.
Si vous enregistrez une réunion, acceptez les participants à l’avance et suivez les règles de votre organisation. Pendant la conversation, appelez les documents dans les mots: «maintenant, la mise en page du catalogue, la version 4 est ouverte». La réplique « ici tout a été changé » dans la transcription de texte sans écran n’explique pas grand-chose.
Modèle de document de transfert de projet
Copiez le cadre et ne remplissez que les champs nécessaires. Histoire désordée mise dans l'application de sorte que le premier écran reste utile pour le début du travail.
Projet / phase: [nom].
Condition sur: [date et heure].
Transmet / accepte: [rôles ou noms].
Changement du principal responsable: [date].
Résultat de la phase
[Ce qui devrait être prêt et pour quels motifs il est vérifié.]
Statut actuel
Prêt: [liste].
En cours d'inspection: [liste].
Bloqué: [tâche et cause].
Actions à venir
[Action — responsable — terme — dépendance.]
Solutions et restrictions
[Solution — cause — source de confirmation.]
Matériaux actuels et accès
[Document / système — destination — version — accès vérifié ou demandé.]
Questions ouvertes
[La question est de savoir qui préciser, quand vous avez besoin d'une réponse.]
Période de transition
[Où envoyer des précisions; qui prend des décisions urgentes.]
Vérification d'acceptation
[Ce que le destinataire a déjà vérifié; ce qui vous empêche d'autre de continuer.]
Exemple: transmettre la sortie du catalogue à un collègue
Situation fictive: le manager transmet le projet de catalogue à un autre employé. Les termes et circonstances ne sont donnés qu'à titre d'exemple.
Le but de la scène. Préparez une mise en page de catalogue de 12 pages pour le client.
Prêt. La structure est convenue, les photos sont reçues, les pages 1 à 8 sont collectées dans la mise en page de la version 4.
Le bloqueur. Il n’y a pas de descriptions pour les pages 9-12. Le client a promis de les envoyer le 28 septembre; confirmation – dans une lettre datée du 23 septembre.
Une décision importante. Les prix dans le catalogue ne comprennent pas: le client les met à jour séparément. Ne retournez pas le tableau des prix de la version 2.
L'étape suivante. Le nouveau gestionnaire vérifie le 28 septembre la réception des descriptions. Après réception, le concepteur confirme la date de montage des pages restantes.
Question ouverte. Qui de la part du client vérifie enfin les caractéristiques techniques ? La réponse doit être reçue avant d'envoyer l'intégralité de la mise en page.
Vérification. Le collègue a ouvert la version 4, a trouvé une lettre avec le délai promis et a expliqué pourquoi la période totale dépend toujours des descriptions.
Dans cette entrée, l’État, et la raison de la décision, et l’action sont visibles. Les phrases « le catalogue est presque prêt » et « attendez le client » ne donneraient pas au nouveau gestionnaire une telle compréhension.
Comment utiliser l'enregistrement et la transcription
Après l'appel, vérifiez le document avec l'enregistrement. Ajoutez les conditions manquées, les raisons des décisions et les questions d'un collègue. Économisez les codes temporels à des endroits difficiles afin de ne pas envoyer une personne pour écouter toute la conversation.
Par exemple: «Printer format restriction – enregistrement de transfert, 18:40». Mais la réponse elle-même est encore brièvement décrite dans la carte. Un code temporel est nécessaire pour vérifier la nuance, pas au lieu du contenu principal.
Quand il y a une différence entre l'ancien document et les mots à la réunion, réparez la question. La confiance orale de l'émetteur n'annule pas automatiquement la condition convenue précédemment. Indiquez où et par qui le changement est accepté et mettez à jour la version actuelle après confirmation.
Le client a généralement un message court séparé: qui mène maintenant le projet, quelles questions demander et quelle est la prochaine étape. Les doutes internes, les commentaires officiels et toute l'histoire de l'équipe dans un tel message ne sont pas nécessaires.
Cinq questions pour vérifier le transfert
- Quel est le résultat le plus proche à paraître et qui va le vérifier?
- Que faut-il faire d'abord et sur quoi dépend la date limite ?
- Où sont les fichiers actuels et sont-ils ouverts?
- Quelle décision importante ne peut pas être annulée accidentellement?
- Quelles autres questions sont sans réponse et qui les aidera à les fermer?
Si l'une des questions n'est pas répondue, le transfert peut continuer, mais l'écart devrait être clair. Écrivez à son propriétaire et la date limite de clarification. Ceci est plus utile que le message formel « tout est transmis », après quoi une personne est laissée seule avec l’inconnu.
Questions fréquentes
Le projet peut-il être soumis uniquement par document ?
Parfois oui, si la condition est simple, les documents sont pertinents et le destinataire a confirmé la compréhension. Pour un contexte complexe, une brève analyse des questions après lesquelles le document est mis à jour est utile.
Dois-je raconter toute l'histoire ?
Non. Tout d’abord, transmettre ce qui affecte la poursuite de l’œuvre. Laissez la correspondance complète et les versions précédentes avec une application accessible avec des noms clairs.
Que faire si l'ancien employé n'est pas disponible?
Recueiller des informations confirmées à partir de tâches, de documents et de correspondance. Inscrivez l'inconnu séparément, spécifiez les questions prioritaires de l'équipe et du client. Ne pas lancer de rénovation pour un arrangement confirmé.
L'enregistrement d'appel remplace-t-il la carte du projet?
Non. L'enregistrement enregistre les détails, mais une carte courte est nécessaire pour comprendre rapidement la condition et l'étape suivante. La transcription permet de relier ces deux matériaux.
Matériel pratique à comparer: Siberiax — le transfert du projet au développement. Cet article offre son propre modèle universel et sa situation éducative.
Enregistrer les nuances du transfert du projet
Décrypter l'enregistrement de l'appel de travail dans Transkribator. Le texte avec des codes temporels aidera à compléter la carte du projet avec les raisons des décisions, des conditions et des questions ouvertes qui sont faciles à perdre dans de brèves notes.
Convertir la convocation en texteVérifiez le libellé important et les codes temporels pour l'enregistrement original avant d'utiliser le texte.