Passaggio di un progetto a un collega: checklist e modello
La cartella dei file non spiega ancora perché il team ha scelto questa soluzione, cosa ha promesso al cliente e per quanto tempo non dovrebbe mancare.
Superare il contesto insieme ai compitiIl nuovo responsabile ha bisogno di tre livelli di informazione
Risposta breve
Per passare il progetto a un altro dipendente, preparare una breve mappa di stato, documenti aggiornati, decisioni con motivi, azioni immediate e un elenco di domande aperte. Chiama questa carta, poi controlla la tua comprensione e accesso. Registrare una conversazione aiuta a preservare le sfumature e un breve documento - trovare rapidamente la cosa principale. Di seguito è riportato un elenco di controllo, un modello e un esempio di riempimento.
Indice
- Cosa si perde solitamente durante la trasmissione
- Cosa raccogliere prima della chiamata
- Come chiamare il progetto
- Modello di documento di trasferimento del progetto
- Esempio: trasmettere il rilascio del catalogo ad un collega
- Come usare la registrazione e la trascrizione
- Cinque domande per verificare il trasferimento
- Domande frequenti
Cosa si perde solitamente durante la trasmissione
A un collega è stato inviato un link alla cartella e ha detto: “C’è tutto lì”. Il giorno dopo, ha chiesto quale layout l'ultimo sarebbe stato d'accordo sui testi e perché l'integrazione precedente non poteva essere utilizzata. Formalmente, i materiali vengono trasferiti, ma è ancora difficile lavorare senza l'ex manager.
Molto spesso, c’è una mancanza di connessione: la soluzione è → la causa, il compito → la dipendenza, la promessa → la fonte. Devono essere portati in primo piano. La storia della corrispondenza può essere lasciata con un'applicazione, ma non dovrebbe essere l'unico modo per capire lo stato del progetto.
In pratico il regolamento Siberiax sul trasferimento del progetto Particolare attenzione è rivolta alla conservazione dei materiali delle trattative e della conoscenza del nuovo leader con il cliente. All'interno del tuo team, l'insieme dei passaggi dipende dal progetto, ma gli accordi orali dovrebbero anche ottenere un posto chiaro nei documenti.
Se l'attività è solo nella memorizzazione dei record, utilizzare il sistema di archivio della trascrizione. Il trasferimento del progetto richiede inoltre la verifica che una persona comprenda il lavoro corrente.
Cosa raccogliere prima della chiamata
Assegna il trasmettitore e il ricevitore. Specificare la data da cui sta cambiando il responsabile principale e chi è responsabile delle questioni transitorie. Quindi i compiti non saranno appesi tra due persone.
| Blocco | Cosa preparare | Come capire abbastanza |
|---|---|---|
| Scopo e confini | Quale risultato è necessario; cosa c’è nella fase attuale. | Un collega può spiegare il compito senza raccontare l'intera storia. |
| Stato | Quello che è pronto, cosa c’è sul controllo che è bloccato. | Gli stati coincidono con i materiali pertinenti. |
| Documenti | Riferimenti a versioni, fonti, requisiti e soluzioni attuali. | È chiaro quale file usare, e si apre. |
| Persone e ruoli | Chi è d'accordo, esegue, consiglia e risolve questioni controverse. | Per il passaggio successivo, il contatto o il canale di lavoro desiderato è noto. |
| Promesse e tempistiche | Cosa è confermato dai partecipanti e cosa dipende. | Ogni promessa importante ha una fonte. |
| Rischi e domande | Cosa è sconosciuto; chi dovrebbe chiarire e a che punto. | L’incertezza non è mascherata da status di “nel lavoro”. |
Controlla gli accessi separatamente dai link. La disponibilità dell’indirizzo del documento non significa il diritto ad esso. Dai accesso a tempo pieno e nella mappa fissa il sistema e il ruolo; le password e le chiavi segrete nel documento comune non vengono trasferite.
Come chiamare il progetto
Inizia con il compito attuale, non con la cronologia per sei mesi. Cosa dovrebbe fare prima il nuovo responsabile? Quali conoscenze sono necessarie per evitare errori in questo passaggio?
- Mostra il risultato e lo stato attuale. Aprire materiali pertinenti.
- Prenditi cura delle prossime azioni. Chiarire l'esecutore, il termine e la dipendenza di tutti.
- Spiega le decisioni controverse. Perché abbandonare l'altra opzione; quali restrizioni si applicano.
- Nome domande aperte. Non cercare di trovare le risposte mancanti.
- Lascia che il tuo collega rivaluti il piano. Descrivigli il passo successivo e il luogo in cui è possibile il ritardo.
- Risolvere ciò che resta da trasmettere. Nominare il responsabile di ogni divario.
Se registri una riunione, concorda con i partecipanti in anticipo e segui le regole della tua organizzazione. Durante la conversazione, chiama i documenti con le parole: “ora il layout del catalogo, la versione 4 è aperta”. La replica “qui tutto è cambiato” nella trascrizione di testo senza schermo non spiega molto.
Modello di documento di trasferimento del progetto
Copia il fotogramma e compila solo i campi necessari. Storia obsoleta messa nell'applicazione in modo che la prima schermata rimanga utile per l'inizio del lavoro.
Progetto / fase: [nome].
Condizione su: [data e ora].
Trasmette / accetta: [ruoli o nomi].
Modifica del principale responsabile: [data].
Risultato di fase
[Ciò che dovrebbe essere pronto e su quali basi è controllato.]
Stato attuale
Pronto: [elenco].
Su sopralluogo: [elenco].
Bloccato: [attività e causa].
Prossime azioni
[Azione — responsabile — termine — dipendenza.]
Soluzioni e restrizioni
[Soluzione — causa — fonte di conferma.]
Materiali attuali e accesso
[Documento / sistema — destinazione — versione — accesso verificato o richiesto.]
Domande aperte
[La domanda è, chi chiarire, quando serve una risposta.]
Periodo di transizione
[Dove inviare chiarimenti; chi prende decisioni urgenti.]
Controllo di accettazione
[Ciò che il ricevitore ha già controllato; cos’altro ti impedisce di continuare.]
Esempio: trasmettere il rilascio del catalogo ad un collega
Situazione fittizia: il manager trasmette il progetto del catalogo ad un altro dipendente. I termini e le circostanze sono forniti solo come esempio.
Lo scopo del palcoscenico. Preparare un layout di catalogo di 12 pagine per il cliente.
Pronti. La struttura è concordata, le foto vengono ricevute, le pagine 1-8 sono raccolte nel layout della versione 4.
Il Bloccante. Non ci sono descrizioni per le pagine 9-12. Il cliente ha promesso di inviarli il 28 settembre; conferma – in una lettera del 23 settembre.
Una decisione importante. I prezzi nel catalogo non includono: il cliente li aggiorna separatamente. Non restituire la tabella dei prezzi dalla versione 2.
Il passo successivo. Il nuovo manager il 28 settembre controlla la ricezione delle descrizioni. Dopo aver ricevuto il progettista conferma la data di montaggio delle pagine rimanenti.
Domanda aperta. Chi da parte del cliente verifica finalmente le caratteristiche tecniche? La risposta deve essere ricevuta prima di inviare l'intero layout.
Verifica. Il collega ha aperto la versione 4, ha trovato una lettera con la scadenza promessa e ha spiegato perché il periodo totale dipende ancora dalle descrizioni.
In questa voce, lo Stato e il motivo della decisione e l'azione sono visibili. Le frasi “il catalogo è quasi pronto” e “aspetta il cliente” non darebbero al nuovo manager una tale comprensione.
Come usare la registrazione e la trascrizione
Dopo la chiamata, controllare il documento con la registrazione. Aggiungi condizioni mancate, motivi per le decisioni e le domande di un collega. Salvare i codici temporali in luoghi difficili in modo da non inviare una persona ad ascoltare l'intera conversazione.
Ad esempio: “Restrizione del formato del modello – registrazione del trasferimento, 18:40”. Ma la risposta stessa è ancora brevemente descritta nella mappa. È necessario un codice temporale per verificare la nuance, non invece del contenuto principale.
Quando c’è una differenza tra il vecchio documento e le parole alla riunione, fissare la domanda. La fiducia orale del trasmettitore non annulla automaticamente la condizione precedentemente concordata. Specificare dove e da chi è accettata la modifica e aggiornare la versione corrente dopo la conferma.
Il cliente di solito ha un messaggio breve separato: chi ora conduce il progetto, quali domande richiedere e qual è il passo successivo. Dubbi interni, commenti ufficiali e tutta la storia della squadra in un messaggio del genere non sono necessari.
Cinque domande per verificare il trasferimento
- Qual è il risultato più vicino ad apparire e chi lo controllerà?
- Cosa si deve fare prima e da cosa dipende la scadenza?
- Dove sono i file attuali e vengono aperti?
- Quale decisione importante non può essere annullata accidentalmente?
- Quali altre domande sono senza risposta e chi aiuterà a chiuderle?
Se una delle domande non viene data risposta, il trasferimento può continuare, ma il divario dovrebbe essere chiaro. Annota il suo proprietario e il termine ultimo per chiarimenti. Questo è più utile del messaggio formale “tutto viene trasmesso”, dopo di che una persona viene lasciata sola con l’ignoto.
Domande frequenti
Il progetto può essere presentato solo per documento?
A volte sì, se la condizione è semplice, i documenti sono rilevanti e il destinatario ha confermato la comprensione. Per un contesto complesso, è utile una breve analisi dei problemi dopo i quali il documento viene aggiornato.
Devo raccontare tutta la storia?
- No. In primo luogo, trasmettere ciò che influenza la continuazione del lavoro. Lascia la corrispondenza completa e le versioni precedenti con un'applicazione accessibile con nomi chiari.
Cosa fare se l'ex dipendente non è disponibile?
Raccogliere informazioni confermate da compiti, documenti e corrispondenza. Elenca separatamente l'ignoto, specifica le domande prioritarie del team e del cliente. Non emettere una ristrutturazione per un accordo confermato.
Il record di chiamata sostituisce la mappa del progetto?
- No. Il record salva i dettagli, ma è necessaria una carta corta per comprendere rapidamente la condizione e il passaggio successivo. La trascrizione aiuta a collegare questi due materiali.
Materiale pratico per il confronto: Siberiax — il trasferimento del progetto allo sviluppo. Questo articolo offre il proprio modello universale e la situazione educativa.
Salvare le sfumature del trasferimento del progetto
Decifrare la registrazione della chiamata di lavoro in Transkribator. Il testo con i timecode aiuterà a integrare la mappa del progetto con le ragioni di decisioni, condizioni e domande aperte che sono facili da perdere in brevi note.
Convertire la convocazione in testoControllare la formulazione e i codici temporali importanti per il record originale prima di utilizzare il testo.